Soutenez votre entreprise grâce à une assistante administrative

Tous les dirigeants de petites entreprises savent à quel point les tâches administratives prennent du temps. La plupart d’entre eux préféreraient se consacrer au développement de leur PME PMI plutôt qu’aux appels téléphoniques, à la paperasse ou à l’envoi des factures. Pour ces raisons, 3H18 vous propose de faire profiter votre entreprise des services d’une assistante administrative, et ce, sans engagement.

La gestion administrative prend du temps, beaucoup de temps. Si ces tâches sont essentielles et permettent à une entreprise de fonctionner de manière efficace, en tant que chef d’entreprise, il y a fort à parier que vous préféreriez vous concentrer sur le développement de votre société plutôt que sur ces tâches annexes. Vous voulez gagner du temps ? La solution est toute trouvée.

Et pourquoi embaucher une assistante en CDI lorsque l’on peut avoir recours à une assistante administrative externe ? Grâce à l’expertise et au professionnalisme de l’assistante administrative, vous allez pouvoir optimiser la gestion de votre PME. Les professions libérales, elles n’ont plus, n’ont pas forcément besoin d’embaucher un temps plein.

Une embauche, que ce soit en CDI ou en CDD, représente également une charge de travail importante, comme la publication d’offres d’emploi, par exemple. Externaliser sa gestion administrative en faisant appel à une assistante administrative qui exerce en freelance présente l’avantage non-négligeable d’alléger la gestion des ressources humaines.

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Et si vous faisiez appel à une secrétaire polyvalente qui maîtrise parfaitement les outils informatiques pour ne plus avoir à vous soucier des formalités administratives ?

Les principales missions de l’assistante administrative

Les tâches principales d’une assistante administrative peuvent être répertoriées dans plusieurs domaines d’expertise : la comptabilité, les ressources humaines, les relations clients, le suivi fournisseurs, etc.

Ainsi, l’assistante administrative est amenée à s’occuper à la fois du courrier courant, de l’accueil physique et téléphonique, de certains plannings, de l’achat des fournitures, des diverses bases de données et des dossiers à classer. Elle rédige aussi les comptes rendus de réunions, et réalise des opérations comptables. En outre, l’assistante administrative peut être chargée du suivi du personnel dans le cadre de la gestion des ressources humaines.

Étant donné que l’assistante administrative collabore, par définition, avec de nombreux services et corps de métiers, elle est susceptible de travailler en partenariat aussi bien avec le comptable qu’avec la secrétaire de direction, par exemple. Elle évolue indifféremment dans des entreprises publiques ou privées.

Cette fonction peut aussi s’inscrire dans le cadre de l’externalisation administrative ou de l’externalisation rh.

Le parcours d’une assistante administrative

Pour devenir assistante administrative, il est préférable de suivre une formation d’une durée de deux ans. Celle-ci permet de se positionner plus avantageusement sur un marché concurrentiel et de postuler dans des secteurs aussi variés que la communication, les services et la logistique, ou le commerce ou devenir assistant freelance.

Le salaire de l’assistante administrative

Une assistante administrative perçoit, en début de carrière, un salaire annuel moyen d’environ 17 000 euros brut. Avec de l’expérience, son salaire pourra atteindre à peu près 28 000 euros brut sur une année. Les perspectives d’évolution sont donc intéressantes en cours de carrière.

À noter, pour finir, que l’assistante administrative peut évoluer vers des postes à responsabilités plus élevées tels qu’assistant de direction, le secrétariat comptable ou bien encore l’administration des ventes, des emplois en conséquence mieux rémunérés.

Les compétences d’une assistante administrative

Comme la plupart des assistants de gestion, l’assistante administrative est avant toute chose très polyvalente. Elle est en mesure d’intervenir en parallèle, ou même simultanément dans de nombreux secteurs. Elle doit en particulier avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique, car la plupart des tâches qui lui incombent se font presque toutes, aujourd’hui, via l’ordinateur et Internet.

L’assistante administrative, bien évidemment, doit également faire preuve de qualités rédactionnelles et d’un bon esprit de synthèse. Elle est ensuite autant à l’aise à l’oral qu’à l’écrit, ce qui signifie qu’elle témoigne d’une grande aisance relationnelle et d’une grande écoute.

Par ailleurs, son sens de la déontologie la porte à savoir rester discrète vis-à-vis de certaines informations qui lui sont confiées. Tout ceci la conduit à être bien organisée, impérativement rigoureuse dans chacun de ces domaines, mais aussi aimable et souriante en toute occasion.

La formation de l’assistante administrative

Le poste d’assistante administrative requiert l’obtention d’un diplôme. Toutefois, bien que le Bac reste un prérequis très apprécié par les employeurs, certains candidats sont parvenus à évoluer dans ce métier en n’ayant obtenu qu’un BEP ou un CAP. Plus généralement, ces deux diplômes sont suivis d’un Bac pro Gestion administrative.

Les études ultérieures amènent ensuite les candidats à briguer soit un BTS (Assistant de gestion PME-PMI, Comptabilité et gestion, ou assistant commercial), soit un DUT Gestion des entreprises et administration.

Les études se font aussi bien en continu qu’en alternance, selon que le ou la candidat(e) souhaite acquérir rapidement de l’expérience. Les stagiaires sont d’ordinaire les bienvenu(e)s. La formation à distance est également envisageable afin d’obtenir une certification professionnelle. Enfin, la fonction publique recrute des assistants administratifs à l’issue d’un concours de catégorie C, post Bac+2.