PME / TPE, ETI, Grande Entreprise de tout secteur !
Qualités / Compétences :
Rigueur, Ecoute, maîtrise d’outils bureautiques
Evolutions de carrière :
Responsable administratif, office manager, assistante de gestion
Rôle et missions d'une secrétaire
Le rôle d'une secrétaire varie en fonction de l'organisation dans laquelle elle travaille. En règle général, son principal objectif est de fournir un soutien administratif et organisationnel. Parmi ses missions, on peut notamment citer :
• La gestion des communications : répondre aux appels téléphoniques, trier les e-mails, gérer le courrier, et transmettre les messages aux personnes concernées sont des tâches récurrentes de l’entreprise !
• L’accueil des visiteurs : comme les clients ou les partenaires commerciaux. Une secrétaire orientera les visiteurs vers les bons interlocuteurs et les services souhaités.
• L’organisation du bureau : maintenir l'ordre et l'efficacité du bureau en gérant les fournitures de bureau, en veillant à ce que les équipements fonctionnent correctement et en coordonnant les tâches d'entretien si nécessaire.
• La planification et la gestion des rendez-vous : la secrétaire gère les agendas et la prise de rendez-vous tout en s’assurant que chaque participant soit bien informé. Elle peut également effectuer l’organisation des déplacements et des évènements.
• La rédaction et le traitement des documents : préparer des rapports, des courriers, des comptes-rendus, des emails, des factures, des notes de service... Aucun support n’a de secret pour une secrétaire, qui s’occupera également de leur classement et archivage.
Pendant cet échange, vous aurez l'opportunité de faire une évaluation rapide de votre situation et de vos besoins en collaboration avec un conseiller. Cet appel revêt une importance capitale, car il vous permettra de :
✓ Identifier les missions cruciales pour la croissance de votre entreprise.
✓ Scruter vos lacunes organisationnelles et repérer des domaines où des améliorations s'imposent.
✓ Faire plus ample connaissance !
Cet appel constitue le point de départ d'une authentique révolution. Ne tardez plus pour atteindre vos objectifs dès à présent.
Quel est le salaire d’une secrétaire ?
Le salaire d'une secrétaire est régi par des facteurs comme le nombre d’années d’expérience, le lieu d’exercice (le salaire sera par exemple plus élevé en Ile-de-France) ainsi que le niveau de responsabilité, la taille de l'entreprise et le secteur d'activité.
Voici deux fourchettes de salaire estimées pour une secrétaire salariée et une secrétaire indépendante.
Salaire d’une secrétaire salariée (pouvant varier entre le public et le privé) : entre 17 000 et 35 000 euros net annuel
Salaire d’une secrétaire freelance : 50 euros net de l’heure (facturation au temps passé) facturation au projet ou au mois possible / selon profil et forfait souscrit
Quel profil recherchez-vous ? / Quel est votre budget ?
Voici un aperçu de 3 tarifs proposés par 3h18 pour 3 profils différents qui vous permettront de vous faire une idée générale plus précise du budget associé à votre projet d’externalisation !
Ces tarifs sont des exemples.
Gardez bien en tête le fait qu’un entretien diagnostic est indispensable pour définir avec précision vos différents besoins et décider quel sera le meilleur profil d’intervenant vous concernant (et donc les coûts associés).
Quel diplôme et études choisir pour devenir secrétaire ?
Quand on entend le mot secrétaire, on pense tout de suite à un “bac pro” en secrétariat !
Mais d’autres formations et études peuvent s’avérer adaptées pour acquérir les compétences nécessaires et améliorer ses chances de trouver un emploi ou justifier d’une expertise auprès de futurs clients.
BTS assistant de manager/assistant de gestion
DUT gestion administrative et commerciale
Licence professionnelle en secrétariat et gestion administrative
Formation professionnelle ou cours spécialisés en secrétariat
Le choix est vaste !
BON à SAVOIR
Certaines entreprises privilégient l'expérience et les compétences acquises sur le terrain plutôt que des diplômes spécifiques. Par conséquent, il est judicieux de bien connaître les exigences du marché du travail dans votre région et de vous renseigner sur les opportunités de formation disponibles.
Notez que le niveau de qualification des jeunes secrétaires a connu une nette progression ces dernières années.
80% d'entre eux possèdent le baccalauréat,
35% détiennent un niveau bac +2,
6% ont atteint un niveau bac +3.
Cette augmentation de qualification s'accompagne d'une évolution de leur rôle professionnel. En effet, de plus en plus de secrétaires assistent maintenant au moins deux directeurs, voire davantage ! 💡
Les qualités et compétences d’une secrétaire efficace !
Utilisation de logiciels spécifiques à l'entreprise
Organisation des réunions et prise de notes
Service clientèle et assistance administrative
Où exercer en tant que secrétaire ?
Une secrétaire est en mesure d’exercer à peu près partout ! Son aide est requise dans une grande variété d'organisations et d'entreprises, de la petite entreprise privée aux grosses sociétés. On peut notamment la retrouver au sein :
des administrations gouvernementales, des services municipaux, des organismes à but non lucratif ou même de l’OMS, qui emploient des secrétaires pour gérer leurs tâches administratives.
vous les rencontrerez aussi fréquemment au sein des cabinets d'avocats, des cabinets comptables, des cabinets médicaux ou des cabinets de recrutement, pour gérer la “paperasse administrative”, l’accueil et la prise des rendez-vous.
enfin, les écoles, les collèges, les universités et autres institutions éducatives peuvent aussi embaucher des secrétaires indépendantes pour soutenir le personnel administratif permanent.
Dans tous les secteurs ! Agriculture, Médical, Industrie, Commerce, Bâtiment, Energie, Finance, Immobilier...
Sur site ou à distance ?
Le travail d'une secrétaire peut être réalisé à la fois in situ et à distance (en télétravail).
Ces deux options dépendent en partie des préférences de l’entreprise chez qui la secrétaire intervient et des conditions de travail souhaitées par celle-ci.
🏩 Avantages du travail sur site :
Création de lien social
Communication en direct avec les collègues, la direction hiérarchiques et les clients
Accès aux équipements et aux ressources du bureau (imprimantes, scanners, dossiers papiers,...) simplifiés
🏡 Avantages du travail à distance :
Flexibilité dans l'aménagement des horaires de travail
Meilleure conciliation entre vie professionnelle et personnelle
Absence de déplacement domicile-travail (réduction des coûts liés au transport)
Pour l’entreprise : gain de place (utile pour les petites structures)
Notez que certaines tâches administratives peuvent être facilement effectuées à distance grâce aux nouveaux outils de communication et de collaboration en ligne envoi et gestion d’e-mails, appels vidéo, partage de dossiers...). Cependant, certaines fonctions spécifiques peuvent nécessiter une présence sur site, notamment si des interactions en personne sont essentielles ou si des tâches nécessitent un accès direct à des équipements spécifiques.
3 logiciels qu’une secrétaire doit maîtriser :
Logiciel de traitement de texte : Les logiciels comme Microsoft Word, Google Docs ou LibreOffice Writer sont essentiels pour créer, éditer et formater des documents textuels tels que des courriers, des rapports et des notes internes. Une secrétaire doit les maîtriser.
Logiciel de gestion de calendrier : Des outils comme Microsoft Outlook, Google Calendar ou même des logiciels de gestion de tâches comme Trello, Notion ou ClickUp sont très utiles aux secrétaires pour planifier des rendez-vous, des réunions et suivre l'agenda professionnel.
Logiciel de messagerie électronique : Les logiciels de messagerie comme Microsoft Outlook, Thunderbird ou Gmail sont indispensables pour la gestion des e-mails, la communication avec les collègues et les clients, ainsi qu’une meilleure coordination des projets.
Quelles sont les évolutions de carrière possibles pour une secrétaire ?
Certaines secrétaires commenceront leur carrière en effectuant de l'intérim les premières années, le temps d’acquérir de l’expérience avant de se stabiliser et de tester différents secteurs pour trouver celui qui leur convient le mieux.
Par la suite, les secrétaires ont la possibilité de progresser en allant plus loin dans leur carrière, ce qui peut impliquer de changer d’intitulé de poste.
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