Assistante ADV

Le rôle de l'assistante ADV

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La gestion commerciale fait partie des pans les plus importants de la gestion d’une entreprise. L’Assistante ADV, ou assistante en administration des ventes, maîtrise les opérations liées aussi bien aux ventes qu’aux achats. 🤸

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Cette assistante administrative est un des postes les plus importants de l’équipe commerciale d’une entreprise. Sa mission principale consiste à assurer l’ensemble des tâches administratives propres à la gestion des dossiers clients. 

Le poste d'assistante ADV est stratégique car il est au carrefour entre la relation clients et les systèmes de gestion.

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Les missions de l'assistante ADV

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On distingue plusieurs catégories de missions gérées par l'assistante ADV :

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Gestion commerciale

• Contrôle et enregistrement des contrats de vente

• Relations avec la clientèle étrangère

• Gestion CRM

• Réponse à des appels d’offre

• Prospection et développement du portefeuille client

• Création de tableaux de bord

Administration des ventes

• Suivi des stocks

• Gestion des approvisionnements

• Relations avec les fournisseurs

• Enregistrements des commandes de fourniture

• Traitement des commandes clients

• Préparation des expéditions

• Suivi des livraisons

Veille administrative

• Formalités douanières

• Edition des documents commerciaux

• Gestion des courriers

• Gestion de l’agenda

• Tenue du standard téléphonique

• Recherche des meilleurs fournisseurs

Actions de recouvrement‍

• Facturation

• Prise en charge des litiges clients

• Relances des impayés

• Encaissements

• Négociations

• Service après-vente 

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Pour résumer, elle est capable de :

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• sourcer des fournisseurs,

• répondre à des appels d'offres,

• soigner votre relation client,

• assurer le suivi des livraisons,

• enregistrer et suivre des commandes clients,

• préparer des devis,

• éditer des factures,

• assurer la gestion des stocks,

• gérer le recouvrement et le suivi des règlements clients. 💰

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Dans le cas d’une Toute Petite Entreprise, d’un centre de formation, d’une plateforme e-commerce ou d’un artisan, c’est souvent le patron lui-même qui prend en charge ces tâches… Une situation qui ne lui permet pas de se concentrer pleinement sur son cœur de métier. 

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Les qualités et compétences de l'assistante ADV

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‍Pour se démarquer, l'assistante ADV doit faire preuve de compétences et qualités solides.

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• comprendre les besoins des clients et à adapter les services

• être bonne gestionnaire

• disposer d’un intérêt pour le traitement des tâches administratives

• parler aussi bien anglais qu'une assistante bilingue (= conquête de marchés étrangers / entretien des relations avec des partenaires étrangers)
  

• établir et maintenir des relations positives avec les clients et les collègues
  

• maîtriser des logiciels de bureautique

• traiter des commandes et des processus d'achat

• connaître les procédures pour accéder aux marchés publics

• intégrer de nouvelles compétences dans l’organisation d’une entreprise

• être de nature responsable

• améliorer les processus de vente et accélérer le cycle de vente

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Les logiciels que l'assistante ADV maîtrise

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Voici une liste des logiciels qu'une assistante ADV  maîtrise généralement :

Logiciels de gestion des ventes

• Salesforce
• Sage 100 Gestion Commerciale
• SAP ERP
• Microsoft Dynamics 365

Outils de bureautique

• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Google Workspace (Docs, Sheets, Slides)

Outils de gestion des commandes

• Odoo
• E-Transaction
• TradeGecko

Outils CRM

• HubSpot CRM
• Zoho CRM

Outils de gestion de la facturation

• QuickBooks
• Ciel Facturation

Outils de communication

• Microsoft Teams
• Slack

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Ces logiciels aident à gérer les ventes, les commandes, la facturation, et à maintenir une bonne relation avec les clients.

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Quelle est la formation d'une assistante ADV ?

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Pour exercer le métier d’assistante en administration des ventes (ADV), plusieurs formations existent :

• BTS (Brevet de Technicien Supérieur) :
  • BTS Management Commercial Opérationnel (MCO) : Prépare aux fonctions de gestion commerciale et de relation client.
  • BTS Gestion de la PME (Gestion de la Petite et Moyenne Entreprise) : Axé sur l'organisation administrative et la gestion des tâches diverses au sein des PME.
• DUT (Diplôme Universitaire de Technologie) :
  • DUT Techniques de Commercialisation : Offre une formation solide en techniques de vente, marketing et gestion des relations commerciales.
  • DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) : Spécialisation en gestion administrative et financière, utile pour la gestion des ventes.
• Formation en école de commerce :
  • Licence Professionnelle en Commerce : Formation approfondie en gestion commerciale et administration des ventes.
  • Master en Commerce ou Gestion : Pour ceux qui souhaitent obtenir un niveau élevé de compétence en gestion, ventes et administration, avec une spécialisation éventuelle en administration des ventes.

Ces formations permettent d’acquérir les compétences nécessaires pour gérer les processus de vente, optimiser la gestion des commandes, et assurer une relation client efficace. Les diplômés peuvent ainsi se préparer à intégrer des postes d’assistante ADV avec une compréhension approfondie des pratiques commerciales et administratives.

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Evolutions de carrière possibles

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Voici les évolutions de carrière possibles pour une assistante ADV :

• Responsable Animation des Ventes : Supervision des équipes ADV et gestion stratégique des ventes.

• Gestionnaire des Relations Clients : Gestion des relations clients majeurs et résolution des problématiques complexes.

• Responsable Service Client : Coordination des services après-vente et gestion des réclamations clients.

• Chargé(e) de Projet Commercial : Conception et mise en œuvre de projets commerciaux et de stratégies de vente.

• Office Manager : Gestion des opérations générales de l'entreprise, y compris les aspects administratifs et organisationnels.

• Responsable Commercial : Développement et mise en œuvre des stratégies commerciales et gestion des ventes.

• Directeur Commercial ou Directrice commerciale : Direction des équipes commerciales, définition des objectifs de vente et développement de la stratégie commerciale globale.

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Ces évolutions permettent à une assistante ADV de progresser vers des postes de gestion, à responsabilité accrue.

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Salaire d’une assistante ADV 

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‍Le salaire d’une assistante ADV dépend de plusieurs facteurs tels que l'expérience, le lieu de travail et le type d'entreprise.

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--> Pour un assistant ADV indépendant : le salaire horaire moyen est de 50 euros de l'heure.

La direction d’une entreprise a possibilité de payer à l’heure ou au forfait une assistante ADV missionnée par une société de prestation de service administratif comme 3h18. Ainsi, pas de mauvaises surprises en fin de mission ! 😉 

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--> Pour un assistant ADV salarié : le salaire brut mensuel moyen se situe entre 2 000 € et 2 500 €. Les assistants ADV débutants commencent en général autour de 2 000 €, tandis que ceux avec plus d'années d'expérience ou travaillant dans des grandes entreprises peuvent atteindre 2 500 € ou plus.‍

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Notre réseau a à cœur d’afficher la plus grande transparence possible en matière de tarifs ! 

‍Pour connaître ces derniers, rendez-vous sur notre page TARIFS en cliquant sur l'onglet Tarif dans le menu de navigation.

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OU découvrez nos autres profils d’assistantes freelances :

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• Assistante administratif
• Office Manager
• Assistante commercial
• Secrétaire de direction
• Assistante en communication
• Secrétaire comptable
• Assistant RH

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Disponibles sans engagement et partout en France ! 

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5 bonnes raisons de faire appel à une assistante ADV !

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Chaque entreprise est unique, et votre société n’échappe pas à la règle.

Les tâches administratives liées à la gestion commerciale et l’administration des ventes ont la particularité d’être chronophages et vous éloignent de vos objectifs principaux. En tant que dirigeant d’entreprise, l’externalisation de votre gestion commerciale vous permettra de mieux vous concentrer sur le cœur de votre métier.

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1. Les assistantes ADV sont des expertes

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Les assistantes en administration des ventes connaissent la plupart des outils de back office et de facturation du marché.

Toutes diplômés a minima d’un BTS, elles disposent généralement d’une expérience réussie. Les années de salariat leur ont permis de développer un bel esprit d’équipe, un grand sens du relationnel et de bonnes compétences rédactionnelles. 

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Une assistante ADV est réactive ! 

Chez 3h18, nous mettons un point d’honneur à ce que l’archivage de vos documents, vos relances clients et le suivi des dossiers soient effectué dans les délais impartis. Moins de retard, c’est davantage de sérénité et plus de productivité. ⏳

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2. Les assistantes ADV s'adaptent vite

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‍‍Leur aisance relationnelle leur permet de rapidement s’intégrer dans votre organisation et d’offrir un service à la hauteur de vos espérances. Votre assistante ADV n’hésite pas à mettre son dynamisme et son expérience au service de la satisfaction client.

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Afin d’offrir un maximum de flexibilité dans la gestion commerciale, les missions de l’assistante ADV peuvent, lorsque cela est nécessaire, sortir du strict cadre de l’administration des ventes. 

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3. Une analyse fine de vos besoins pour une réponse précise et efficace

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‍‍Nos conseillers se chargent d’analyser vos besoins pour soutenir votre service administratif. Sous 48 heures, vous êtes mis en relation avec une assistante ADV qui justifie d’une expérience significative dans votre secteur d’activité.

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3H18 c'est :

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--> Moins de risques qu’en passant par de l’intérim !

--> Moins coûteux et contraignant qu’un CDD ou CDI.

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Les formules d’externalisation de 3H18 sont : 

• à la carte, 

• sans recrutement, 

• s’adaptent à vos besoins réels !

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4. Une facturation au réel des heures effectuées

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Si vous ne connaissez pas le nombre d’heures ou de jours dont vous avez besoin chaque mois, 3H18 s’adapte et réalise une facturation des heures réellement prestées par votre assistante des ventes attitrée.

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De plus, nos professionnelles de la gestion commerciale et de la comptabilité sont formées aux solutions digitales. Pourquoi ne pas leur confier la transformation digitale de votre société ? 💻

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5. Les assistantes ADV peuvent intervenir dans n'importe quelle entreprise

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• au sein de marketplace, 

• dans des grandes entreprises, 

• ou au sein de PME en recherche de qualité

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Dès lors que vous rencontrez un besoin urgent d’externalisation, nos assistantes ADV se tiennent prêts à intervenir pour fluidifier votre organisation et optimiser vos processus de gestion. 

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Quels bénéfices tirer d’une assistante ADV ?

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• Vous aimeriez intégrer dans votre structure de nouvelles compétences ? (gestion de contrats / négociation des conditions commerciales) 

• Vous avez besoin d’une assistante ADV capable de réaliser des tableaux de bord pour vous aider dans votre gestion ? 

• Vous n'avez pas les moyens de recruter une assistante ADV en CDI ?

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L’externalisation administrative 3H18 est destinée aux sociétés de toutes tailles qui recherchent des solutions flexibles et économiques pour les fonctions supports.

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Si vous faites face à un surcroît temporaire d’activité qui désorganise l’administration des ventes, mais que vous voulez à tout prix éviter la création d’un emploi, n’hésitez pas à avoir recours à l’externalisation pour venir soutenir vos équipes.

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Cette prestation vous permet de réguler les processus administratifs qui sont liés aux rapports entre l’entreprise et les clients.

Ces démarches administratives sont, la plupart du temps, liées au cycle de vente ; elles englobent le traitement des commandes des clients, mais aussi la gestion du système de facturation ainsi que la réalisation de tableaux de bord.

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4 avantages d'une assistante ADV externalisée

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Concrètement, l’externalisation permet aux dirigeants de se libérer de nombreuses tâches quotidiennes, mais aussi de faciliter la prise de décision. 🔄

Elle permet aussi de réduire fortement les risques liés aux erreurs de recrutement. 🚪

Enfin, elles évitent à vos équipes une charge de travail supplémentaire en cas d’accroissement de votre activité. 📈

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1. La prise en charge de votre gestion commerciale à moindre coût

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La gestion commerciale constitue un pilier essentiel de la gestion d’entreprise. Et pour cause : l’optimisation de la chaîne commerciale s’appuie sur une parfaite maîtrise des opérations liées aux ventes et aux achats. 

Pour que la gestion commerciale d’une entreprise soit réellement efficace, la personne qui en a la responsabilité ne peut pas se contenter d’analyser des chiffres ni de simplement suivre les achats. Il ne s’agit pas non plus de s’intéresser uniquement à tout ce qui touche à la comptabilité et la facturation.

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Le poste de responsable du développement commercial implique de traiter les commandes clients, leur mise en production, de négocier des prix pour les achats, de suivre les fournisseurs, d’effectuer les relances, de discuter des délais de paiement des factures, d’émettre des devis, de fixer les prix de vente, de suivre l’évolution des marges par familles d’articles, de surveiller le réapprovisionnement des articles…

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Il s’agit donc d’un aspect qui nécessite des compétences très spécifiques, en plus de la maîtrise d’un logiciel dédié. En externalisant sa gestion commerciale, un directeur d’entreprise peut se concentrer sur le cœur même de ses activités, et ainsi piloter sa société de manière plus sereine, et aussi plus efficace. 

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2. L'automatisation de la gestion des commandes

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Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de gestion qui facilitent le travail de prospection, à l'image des relances clients qui peuvent se faire de façon intelligente tout en étant automatisées.

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A l’ère de la digitalisation, le choix d’un logiciel de gestion commerciale et de comptabilité est essentiel pour assurer la facturation, l’édition des bons de commande et de livraisons, le suivi des achats, des réclamations… 

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Sans oublier le transfert automatisé des données en comptabilité et le CRM (Customer Relationship Management).

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Entre les devis à préparer et les prestations à facturer, le traitement des commandes clients et les rendez-vous indispensables à la relation client, il ne vous reste plus beaucoup de temps pour mettre en place un processus de gestion efficace au niveau de la chaîne d’approvisionnement ?

Plus le nombre de commandes urgentes augmente, plus il est important de définir un workflow pertinent.

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• Logiciel Sage, 

• logiciel EBP, 

• logiciel Ciel, 

• logiciel en ligne… ‍

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Pas si simple de trouver le bon logiciel commercial pour gérer les données !

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En faisant appel à un expert du réseau 3H18, vous serez accompagnés dans le choix d’une solution logicielle du marché fiable de gestion commerciale. 

Nous vous aiderons à paramétrer des nomenclatures, éditer des factures, renseigner un logiciel de réclamations, mettre en place des sauvegardes automatisées des données et suivre les évolutions de vos besoins.

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Votre assistante en administration des ventes 3H18 peut paramétrer pour votre entreprise un module de gestion pour le traitement des commandes fournisseurs. C’est une étape importante pour optimiser le réapprovisionnement et vous engager sur la voie de la dématérialisation des pièces comptables et autres documents (commandes d’achat, bon de livraisons…).

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Un fax pour chaque commande et c’est terminé ! Aujourd’hui vous devez penser automatisation et productivité. ‍

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 3. Une gestion efficace pour tous vos achats

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Comme la plupart des dirigeants de petites entreprises, vous manquez certainement de temps pour développer votre activité et vous concentrez votre énergie sur la gestion commerciale pour augmenter votre chiffre d’affaires. La gestion des achats ne constitue donc pas une priorité. ‍

C’est pourtant un important levier de rentabilité qui peut vous permettre de rapidement améliorer la trésorerie de votre entreprise.

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S’il est important de faire rentrer de l’argent, il ne faut pas négliger l’optimisation des dépenses qui passent bien entendu par l’efficacité de la gestion des commandes fournisseurs et de la gestion des stocks. La maîtrise de la chaîne d’approvisionnement requiert la mise en place d’une solution de gestion adaptée à la taille de l’entreprise et à son type d’activité. 

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3H18 vous garantit la plus grande rigueur pour recruter pour vous la meilleure assistante ADV indépendante possible ! Savoir-faire, savoir-être, maîtrise des outils informatiques, tout est analysé et validé pour vous faire gagner du temps. 

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4. Une gestion des stocks enfin optimisée

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Dans une logique d’optimisation de la chaîne logistique, la gestion de commande est intimement liée à la gestion de stock en temps réel. 

Vous n’avez pas encore de logiciel de gestion de stocks ? 

Que vous ayez des entrepôts avec des milliers de références ou un stock qui tient dans une petite pièce au fond des bureaux, il est primordial d’adopter un processus de gestion. 

Encore mieux, un qui fonctionne avec votre gestion comptable ! ☝

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Votre assistante en administration des ventes 3H18 saura vous accompagner dans le choix de solutions de gestion des stocks adaptées à vos besoins. Ce type d’outil vous permettra de réduire les délais de livraison et les coûts logistiques, de gérer un reliquat ou une commande annulée, de réaliser des inventaires réguliers…

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Les autres missions de l’assistante ADV

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L'assistante ADV est en capacité de traiter d'autres missions, détaillées ci-dessous.

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🤝 Soigner les relations clients

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La fidélisation est un enjeu majeur qui conditionne le chiffre d’affaires des TPE/PME. Pour qu’un prospect se transforme un jour en client, il faut mettre en place une gestion commerciale qui soit adaptée au secteur d’activité et partagée par l’ensemble des parties prenantes de l’équipe commerciale.

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Les relations clients font partie des aspects qui nécessitent une attention constante et rigoureuse. Elles ne doivent, en aucun cas, être négligées.

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Le recouvrement des créances est une mission que vous pouvez déléguer à votre assistante en administration des ventes. Plus vous relancez rapidement vos créanciers, plus vite vous rétablissez l’équilibre indispensable à votre trésorerie.

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Nos assistantes ADV du réseau de freelances 3H18 soignent la relation commerciale que vous entretenez avec vos clients et prospects.

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🎯 Définir une stratégie de gestion commerciale

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• Vous souhaitez mieux piloter vos réclamations, mettre l’accent sur l’export pour capter de nouveaux marchés ? 

• Vous pensez que votre priorité est d’améliorer la réactivité face à vos clients et fournisseurs ? 

• Vous envisagez la refonte complète ou partielle du processus de vente ou la mise en place d’une gestion commerciale en ligne ?

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Une fois vos objectifs commerciaux définis à court et moyen terme, il faut établir une stratégie pour déterminer les moyens que vous allez mettre en œuvre et les actions que vous allez entreprendre pour les atteindre.

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Il peut arriver de manquer de ressources expertes et les logiciels ne permettent pas de tout automatiser. Les chefs d’entreprise ressentent alors le besoin d’être bien entourés par des professionnels compétents connaissant les particularités de la gestion commerciale.

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Enfin, il est essentiel de définir des indicateurs de performance et de prévoir des tableaux de bord qui permettront, par la suite, de contrôler les effets positifs d’une bonne gestion commerciale.‍‍