L'Assistante de direction apporte un soutien administratif et opérationnel essentiel à la direction d’une entreprise.
Certain avaient prédit sa disparition avec l'apparition des outils digitaux… C'est loin d'etre le cas !
L'assistante de direction coordonner les activités quotidiennes et contribue à la productivité et à la réussite globale de l'entreprise. Ses missions variées exigent des compétences organisationnelles, une excellente gestion du temps et une capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec l'équipe.
Son rôle va au-delà de simples tâches administratives, et elle devient souvent le lien central entre la direction, les différents services (RH, commercial, administrative, comptable…) et les parties prenantes externes (actionnaires, grands clients, partenaires, banques…). Son objectif principal est de faciliter le bon fonctionnement général de l’activité des bureaux pour optimiser l'efficacité globale.
Mais que nenni !
En réalité, l'assistante de direction n'est pas seulement restée pertinente, mais elle a évolué pour répondre aux besoins changeants des entreprises. L'idée que le métier d'assistante de direction aurait disparu est souvent basée sur une compréhension limitée de son rôle, qui a su muter au fil du temps pour devenir plus stratégique et polyvalent.
Aujourd’hui, l'assistante de direction ne se limite plus aux tâches administratives de base.
Elle est une collaboratrice stratégique, et joue un vrai rôle dans la coordination des activités de la direction :
Les chefs d’entreprise n’ont guère de temps à perdre avec des tâches de saisie comptable ou des prises de rendez-vous avec des fournisseurs.
Une Assistante de direction peut prendre en charge ces tâches administratives et organisationnelles, ce qui permet au chef d'entreprise de se concentrer sur des aspects stratégiques et décisionnels.
Elle peut planifier des réunions ou organiser des événements. La gestion d'un agenda chargé peut aussi être complexe et chronophage. Une Assistante de direction peut prendre en charge la planification des rendez-vous, des réunions et des voyages d’affaires.
Toutes les tâches liées à de la création, de la modification et de la gestion de documents professionnels, tels que des rapports, des présentations et des correspondances, peuvent aussi lui être déléguées pour vous épargner la peine de courir après le temps !
Il n’est pas toujours facile de savoir quel profil sera le plus à même de vous faire gagner du temps.
💡 Choisissez une Assistante de Direction : Si la priorité est d'apporter un soutien direct à la direction exécutive et de gérer des tâches stratégiques.
💡 Choisissez une Assistante Administrative : Si vous avez besoin d'une assistance polyvalente pour des tâches administratives courantes et non pour la direction stratégique.
💡 Choisissez une Office Manager : Si vous cherchez quelqu'un pour gérer l'ensemble de l'environnement de travail, y compris la logistique du bureau, les installations, et éventuellement les événements internes.
Au-delà des profils disponibles, intéressez-vous d’abord aux missions que vous avez besoin de déléguer.
Pour avancer de manière concrète, prenez 30 minutes avec un consultant expert de 3H18 et définissez ensemble le profil idéal !
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La force de notre équipe de prestataires freelances 3h18 réside dans la spécialisation de ses membres. Nos secrétaires et assistants sont des experts dans la gestion administrative, les ressources humaines et la comptabilité…
Les benefices de passer par un réseau comme 3H18 plutot que de contracter directement avec une Assistante de direction indépendante ?
Très simple.
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Un directeur expatrié peut bénéficier des services d'une assistante de direction, même en étant éloigné du siège social. Dans le cadre d'une collaboration à distance, les tâches de l'assistante de direction peuvent être adaptées pour répondre aux besoins spécifiques du directeur expatrié.
L’Assistante de direction organisera des réunions virtuelles et les déplacements du directeur en tenant compte des différences de fuseaux horaires.
Elle pourra utiliser des outils permettant la signature électronique pour faciliter et accélérer l’envoi des documents et la signature de contrats et devis.
En cas d'expatriation du directeur dans un pays étranger, l'assistante de Direction peut également aider à faciliter l'intégration en fournissant des informations sur la vie locale et en aidant à la gestion des formalités administratives et douanières…
Des tâches qu’elles assurent avec brio et qui sont très proches du domaine de l’office management !
Voici quelques bonnes pratiques pour assurer la discrétion et la confidentialité si vous êtes Assistante de direction !
Il n’est pas impossible qu’en dépit de l’application de toutes ces bonnes pratiques, une fuite d’information confidentielle se produise un jour au sein de l’entreprise.
Vous devez donc apprendre comment réagir en cas de violation potentielle de la confidentialité de vos clients ou d’un collaborateur. Une politique de confidentialité préalablement établie est censée vous renseigner sur l’attitude à adopter. Si ce support n’existe pas, informer-en la direction pour proposer sa mise en place immédiate.
En général, en France :
Le saviez-vous ?
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