Assistante de direction

Rôle de l'assistante de direction

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Certain avaient prédit la disparition de l'assistante de direction avec l'apparition des outils digitaux… C'est loin d'être le cas !

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Cette assistante administrative coordonner les activités quotidiennes et contribue à la productivité et à la réussite globale de l'entreprise. Ses missions variées exigent des compétences organisationnelles, une excellente gestion du temps et une capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant avec l'équipe. 

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Son rôle va au-delà de simples tâches administratives, et elle devient souvent le lien central entre :

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- la direction,

- les différents services (RH, commercial, administrative, comptable…)

- et les parties prenantes externes (actionnaires, grands clients, partenaires, banques…).

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Son objectif principal est de faciliter le bon fonctionnement général de l’activité des bureaux pour optimiser l'efficacité globale.

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Missions de l'assistante de direction

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• Planifier et organiser les rendez-vous

• Assister aux réunions et émettre des idées, ainsi que des comptes-rendus

• Organiser les déplacements en tenant compte des priorités et des contraintes de temps

• Assurer une communication efficace

• Filtrer les appels

• Assurer la gestion du courrier d'entreprise

• Coordonner les informations entre la direction et les services.

• Créer, réviser et formater des documents professionnels (rapports, présentations, correspondances.)

• Organiser et coordonner les réunions

• Assurer la gestion et l'organisation des documents confidentiels.

• Faciliter la coordination des projets.

• Effectuer des recherches et compiler des informations = veille stratégique

• Suivre les actions découlant des réunions et des projets

• Veille au respect des délais dans le cadre de projets

• Informer ls parties prenantes d'un projet

• Aider le dirigeant à hiérarchiser les tâches = optimistioo du temps et des ressources.

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Comment devenir assistante de direction ? 

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Pour devenir secrétaire de direction, plusieurs parcours éducatifs et formations sont possibles, allant du niveau bac à des formations plus avancées. 

Voici les principales étapes et options éducatives :

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Formation de niveau Bac

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• Bac Pro Gestion-Administration : Cette formation professionnelle prépare les étudiants aux métiers de la gestion et de l’administration en entreprise. Elle inclut des cours de gestion, de communication, et d'organisation administrative.

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Formations Post-Bac

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1. BTS (Brevet de Technicien Supérieur)
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   • BTS Support à l'Action Managériale (SAM) : Ce diplôme en deux ans après le bac forme des assistants de direction capables de gérer les communications internes et externes, d'organiser des réunions et des déplacements, et de participer à la gestion de projets.
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   • BTS Assistant de Gestion PME-PMI : Cette formation en deux ans couvre la gestion administrative, commerciale, et comptable dans les petites et moyennes entreprises.
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2. DUT (Diplôme Universitaire de Technologie)
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   • DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) : Cette formation de deux ans offre une formation généraliste en gestion, avec des options en gestion des ressources humaines, gestion comptable et financière, et gestion commerciale.

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Formation de niveau Bac +3

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• Licence Professionnelle :
  • Licence Pro Management des Organisations : Après un BTS ou DUT, cette licence en un an permet de se spécialiser davantage dans le management et l'administration des entreprises.

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Formations complémentaires

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• Formations en Langues : La maîtrise d'une ou plusieurs langues étrangères, notamment l'anglais, est souvent un atout important pour une secrétaire de direction.
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• Certificats et Formations Courtes : Des formations spécifiques en gestion de projets, utilisation de logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint), et techniques de communication peuvent compléter le parcours.

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Les compétences requises pour devenir assistante de direction

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Voici les compétences essentielles pour devenir une assistante de direction efficace et appréciée des chefs d'entreprise :

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• Capacité à prioriser et gestion du temps 

• Compétences en Communication 

• Discrétion et Confidentialité

• Maîtrise des outils de traitement de texte, tableur, gestion de courriels.

• Maîtrise de l'anglais souvent requise.

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💡 Conseil : Commencer par des postes d’assistant administratif ou de secrétaire peut permettre de progresser vers des postes de secrétaire de direction.

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Quel est le salaire d'une assistante de direction ?

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Le salaire d'une assistante de direction peut varier en fonction de certains facteurs. Voici un aperçu général des salaires pour ce poste :

• Début de carrière : Environ 1 800 à 2 500 euros bruts par mois.

• Expérience moyenne (5-10 ans) : Environ 2 500 à 3 500 euros bruts par mois.

• Expérience avancée (10 ans et plus) : Environ 3 500 à 4 500 euros bruts par mois, voire plus dans certains cas.

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Recourir à une Assistante de direction indépendante revient moins cher que recruter une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰

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Qualités de l’assistante de direction 

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L'assistante de direction doit posséder certaines qualités pour être à son top niveau !

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• Organisation

• Polyvalence

• Communication

• Réactivité

• Discrétion

• Proactivité

• Adaptabilité

• Autonomie

• Empathie

• Efficacité

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Les diplômes requis pour devenir assistante de direction

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Voici la liste des diplômes requis pour devenir assistante de direction :

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• BTS Assistant de Manager

• BTS Assistant de Gestion PME-PMI

• Licence Professionnelle Management des PME-PMI

• DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) - Option Gestion Administrative et Commerciale (GAC)

• DUT Carrières Juridiques

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Evolutions de carrière possibles

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Quelques outils que maitrise l'assistante de direction

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Voici une liste des outils utilisés par une assistante de direction :

• Logiciels de bureautique :
  • Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Outils de planification :
  • Outlook
  • Google Calendar
• Plateformes de collaboration et gestion des tâches :
  • Trello
  • Slack
  • Microsoft Teams
• Logiciels de gestion de projet :
  • Asana

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Où exercer le métier d’assistante de direction ?

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Le métier d'assistante de direction peut s'exercer dans une grande variété de secteurs et d'environnements professionnels. Voici ceux qui offrent le plus d'opportunités professionnelles :

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En entreprises privées

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1. Grandes Entreprises :
   • Multinationales
   • Sociétés cotées en bourse
   • Entreprises industrielles
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2. Petites et Moyennes Entreprises (PME) :
   • Entreprises locales
   • Startups
   • Entreprises familiales

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Dans le secteur public au sein d’administrations

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• Ministères et agences gouvernementales

• Collectivités territoriales (mairies, conseils régionaux, etc.)

• Établissements publics (hôpitaux, universités, etc.)

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Au sein d’Organisations à But Non Lucratif

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• Associations caritatives

• Fondations

• ONG (organisations non gouvernementales)

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Dans le secteur de la finance

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• Banques

• Assurances

• Sociétés de gestion de fonds

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Mais aussi : 

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• Startups innovantes

• Incubateurs et accélérateurs

• Cabinets médicaux et dentaires

• Laboratoires pharmaceutiques

• Agences de communication

• Instituts de formation

• Cabinets comptables

• …

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Une assistante de direction peut-elle exercer en télétravail ?

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Avec les nouvelles méthodes de travail, certaines assistantes de direction peuvent exercer leur métier à distance, en télétravail, soit :

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--> en tant que salariées d'une entreprise,

--> en tant qu'indépendantes offrant leurs services à plusieurs clients.

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Le choix du télétravail peut parfois être imposé, notamment si l’entreprise fait appel aux services d’une assistante indépendante mais ne dispose pas de bureau suffisamment équipé pour l’accueillir dans de bonnes conditions. 

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Chez 3h18, nous proposons des assistantes de direction formées et qualifiées pour vous accompagner dans le développement de votre entreprise. 🚀

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On pensait que le métier de l’assistante de direction aurait disparu !

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Mais que nenni ! ❌

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En réalité, l'assistante de direction n'est pas seulement restée pertinente, mais elle a évolué pour répondre aux besoins changeants des entreprises.

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L'idée que le métier d'assistante de direction aurait disparu est souvent basée sur une compréhension limitée de son rôle, qui a su muter au fil du temps pour devenir plus stratégique et polyvalent. 

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Aujourd’hui, l'assistante de direction ne se limite plus aux tâches administratives de base. 

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Elle est une collaboratrice stratégique, et joue un vrai rôle dans la coordination des activités de la direction :

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• Les assistantes de direction intègrent désormais des compétences technologiques avancées. 

• Elles maîtrisent des outils de gestion de projet, des logiciels de communication virtuelle et des plateformes collaboratives. 

• Excellant  dans la collecte, l'analyse et la présentation d'informations pertinentes, ces assistantes sont une source fiable pour la prise de décisions.

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Pourquoi faire appel à une assistante de direction ?

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Une assistante de direction peut prendre en charge les tâches administratives et organisationnelles, ce qui permet de se concentrer sur des aspects stratégiques et décisionnels. 

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Elle peut planifier des réunions ou organiser des événements. La gestion d'un agenda chargé peut aussi être complexe et chronophage. Une assistante de direction peut prendre en charge la planification des rendez-vous, des réunions et des voyages d’affaires.

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Toutes les tâches liées à de la création, de la modification et de la gestion de documents professionnels, tels que des rapports, des présentations et des correspondances, peuvent aussi lui être déléguées pour vous épargner la peine de courir après le temps !

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Vous hésitez entre ces 3 profils d’assistants freelance ? 

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• Assistante de direction

• Secrétaire administrative

• Office manager

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Il n’est pas toujours facile de savoir quel profil sera le plus à même de vous faire gagner du temps.

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💡 Choisissez une Assistante de Direction : Si la priorité est d'apporter un soutien direct à la direction exécutive et de gérer des tâches stratégiques.

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💡 Choisissez une Secrétaire Administrative : Si vous avez besoin d'une employée polyvalente pour des tâches administratives courantes et non pour la direction stratégique.

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💡 Choisissez une Office Manager : Si vous cherchez quelqu'un pour gérer l'ensemble de l'environnement de travail, y compris la logistique du bureau, les installations, et les événements internes.

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Au-delà des profils disponibles, intéressez-vous d’abord aux missions que vous avez besoin de déléguer. 

Pour avancer de manière concrète, prenez 30 minutes avec un consultant expert de 3H18 et définissez ensemble le profil idéal !

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Et si vous faisiez appel à une assistante de direction 3h18 ?

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Que ce soit à temps plein ou à temps partiel, nos professionnels se tiennent prêts à intervenir partout en France.

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La force de notre équipe de prestataires freelances 3h18 réside dans la spécialisation de ses membres. Nos secrétaires et assistants sont des experts dans la gestion administrative, les ressources humaines et la comptabilité…

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Les bénéfices de passer par un réseau comme 3H18 plutôt que de contracter directement avec une assistante de direction indépendante ?

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Très simple :

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1. La sécurité de signer avec une entreprise établie qui propose un remplacement en cas d’absence ou maladie
2. La garantie de disposer de profils validés par nos équipes recrutement
3. La flexibilité de moduler la prestation selon vos cycles d’activité et la saisonnalité de votre business. 
4. La perspective rassurante de disposer d’un intervenant stable que vous n’aurez pas à remplacer.

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Un Directeur expatrié peut-il disposer d’une assistante de direction ?

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Un directeur expatrié peut bénéficier des services d'une assistante de direction, même en étant éloigné du siège social.

Dans le cadre d'une collaboration à distance, les tâches de l'assistante de direction peuvent être adaptées pour répondre aux besoins spécifiques du directeur expatrié. 

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L’assistante de direction organisera des réunions virtuelles et les déplacements du directeur en tenant compte des différences de fuseaux horaires.

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Elle pourra utiliser des outils permettant la signature électronique pour faciliter et accélérer l’envoi des documents et la signature de contrats et devis. 

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En cas d'expatriation du directeur dans un pays étranger, l'assistante de Direction peut également aider à faciliter l'intégration en fournissant des informations sur la vie locale et en aidant à la gestion des formalités administratives et douanières…

Des tâches qu’elles assurent avec brio et qui sont très proches du domaine de l’office management ! 

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Bien gérer la confidentialité en tant qu'assistante de direction

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Voici quelques bonnes pratiques pour assurer la discrétion et la confidentialité si vous êtes Assistante de direction !

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1. Avoir connaissance des informations sensibles et confidentielles auxquelles vous avez accès pour mieux évaluer les risques et prendre des mesures appropriées.

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2. Limitez l'accès aux informations confidentielles uniquement aux personnes autorisées ! Utilisez des mots de passe forts et sécurisés pour les documents électroniques, et verrouillez physiquement les documents dans des armoires ou des tiroirs verrouillés.

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3. Question de bon sens, mais il est facile de se croire seule avec un collègue à la machine à café. Les murs ont des oreilles… Évitez de discuter d'informations sensibles dans des endroits publics ou ouverts. Utilisez des salles de réunion fermées lorsque des discussions à huit clos sont nécessaires.

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4. Vous devez aussi veiller à la destruction sécurisée des documents sensibles. Utilisez pour cela un destructeur de documents papiers et supprimez de manière sécurisée les fichiers électroniques inutiles sur votre ordinateur régulièrement. 

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5. Lorsque cela est nécessaire, obtenez des signatures de clauses de confidentialité de la part des salariés ayant accès à des informations sensibles.

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Il n’est pas impossible qu’en dépit de l’application de toutes ces bonnes pratiques, une fuite d’information confidentielle se produise un jour au sein de l’entreprise. 

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Vous devez donc apprendre comment réagir en cas de violation potentielle de la confidentialité de vos clients ou d’un collaborateur. Une politique de confidentialité préalablement établie est censée vous renseigner sur l’attitude à adopter. Si ce support n’existe pas, informer-en la direction pour proposer sa mise en place immédiate.

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