Le poste d’assistante bilingue est indispensable pour toute entreprise au contact de clients étrangers. L’assistante bilingue peut être, dans certaines structures, le véritable bras droit du dirigeant. Focus sur ce poste clé.
Entreprises et institutions internationales, organisations gouvernementales
Qualités / Compétences requises :
organisation, aisance relationnelle, linguiste
Evolutions de carrière :
Assistante bilingue juridique ou commercial, assistante de direction bilingue
Mieux comprendre le métier d’assistante bilingue
Également nommé assistante bilingue, l’assistante bilingue est avant tout un métier administratif et de communication, qui s’articule autour de deux missions principales :
La gestion des tâches administratives essentielles pour le bon fonctionnement d'une entreprise, comme la planification des réunions, la rédaction de courriers, la prise de notes lors de réunions, la gestion des appels téléphoniques, ou encore la tenue de dossiers.
L’accueil des visiteurs et des clients, que ce soit en personne, par téléphone ou par e-mail. L’assistante bilingue est souvent la première personne que les visiteurs rencontrent, et joue un rôle crucial dans la création d'une première impression positive.
Souvent recherchés dans les entreprises internationales, les organisations gouvernementales et les institutions où la communication multilingue est essentielle, les assistantes bilingues jouent un rôle clé dans la facilitation des échanges entre différentes parties et contribuent au bon fonctionnement des activités quotidiennes.
Les missions attribuées au métier d’assistante bilingue
Bien que les missions confiées à une assistante bilingue diffèrent d’une entreprise à une autre, il/elle se chargera de manière générale de :
La communication bilingue, voire multilingue avec les clients et autres intervenants de l’entreprise. Cela inclut la rédaction de courriels, la prise de notes, la rédaction de documents professionnels et la gestion des communications téléphoniques dans deux langues ou plus.
La gestion de l'agenda, avec la planification des réunions, des rendez-vous et des événements, tout en prenant en compte les fuseaux horaires pour les entreprises internationales.
Les tâches administratives, telles que la rédaction de rapports, la préparation de documents, la gestion de la correspondance et la tenue de dossiers, tout en respectant les normes linguistiques spécifiques.
L’accueil et la réception des interlocuteurs : en personne, par téléphone, ou par e-mail, l’assistante bilingue doit être en capacité de les rediriger vers les personnes appropriées
L’organisation de voyages en planifiant et coordonnant les déplacements professionnels, y compris la réservation de vols, d'hôtels et d'autres arrangements logistiques.
La traduction : en plus de la communication quotidienne, l’assistante bilingue peut être amenée à traduire des documents ou à servir d'interprète lors de réunions.
Différences entre un poste d’assistante administrative et d’assistante bilingue
Les tâches et missions d’une assistante administrative et d’une assistante bilingue sont les mêmes : gestion administrative et communication avec les différents interlocuteurs de l’entreprise sont au cœur de leur métier.
La principale différence entre une assistante dite standard et d’une assistante bilingue réside dans la compétence linguistique. Alors qu’une assistante traditionnelle peut être compétente dans une seule langue, généralement la langue principale du lieu de travail, il sera demandé à l’assistante bilingue de maîtriser au moins deux langues.
Cela peut être la langue maternelle et une langue étrangère, et elle peut avoir des compétences avancées en traduction et en interprétation.
4 bonnes raisons d’externaliser les missions d’une assistante bilingue avec 3h18
L’externalisation d'un poste d’assistante bilingue peut offrir plusieurs avantages à une entreprise. Aussi, en faisant appel à 3h18, spécialiste de l’externalisation de forces vives, vous :
Réduisez vos coûts : Externaliser un poste d’assistante bilingue permet à votre entreprise de réduire les coûts liés à l'embauche, à la formation et à la gestion des employés. En externalisant, une entreprise peut souvent accéder à des services de secrétariat bilingue de qualité tout en maîtrisant ses dépenses.
Profitez de flexibilité : L'externalisation offre une flexibilité importante en vous permettant d'ajuster rapidement vos besoins en fonction de la charge de travail. Si votre entreprise connaît des variations saisonnières ou des projets spécifiques, vous pouvez facilement augmenter ou réduire le niveau de support administratif nécessaire, grâce aux offres ultra-flexibles de 3h18.
Vous concentrez sur votre cœur de métier : Externaliser des fonctions telles que le secrétariat bilingue permet à vos collaborateurs de se concentrer sur les activités principales de l'entreprise. En déchargeant les tâches administratives, les ressources internes peuvent être allouées de manière plus efficace aux aspects clés du métier de l'entreprise.
Accédez à des compétences spécialisées : Nos intervenants experts dans le secrétariat bilingue vous donnent un accès immédiat à des compétences spécifiques sans avoir à investir dans la formation interne. Cela garantit souvent un niveau de compétence élevé dans la gestion administrative et linguistique.
Le salaire d’un(e) assistante bilingue
Comme pour la majorité des postes, le salaire d’un(e) assistante bilingue peut varier en fonction de l’entreprise, de sa taille, de son secteur d’activité, voire de sa géolocalisation. À titre d’exemple, un poste à Paris ou en région parisienne sera, de manière générale, mieux rémunéré qu’un poste en province.
Par ailleurs, l’expérience du candidat sera valorisée. Aussi, plus il aura d’expériences professionnelles dans le domaine, meilleur sera son salaire. Aussi, pour un jeune professionnel, le salaire moyen proposé se situe aux alentours de 1 600 € bruts par mois, contre 2 500 € pour un candidat plus averti.
Les qualités et compétences d’un(e) assistante bilingue
Une assistante bilingue doit avant tout présenter les compétences et qualités de tout professionnel du secrétariat, à savoir :
Une excellente présentation : étant en constante relation avec des clients ou autres interlocuteurs, l'assistante bilingue doit faire preuve d’un grand professionnalisme dans sa présentation physique et verbale.
Une maîtrise des outils informatiques : savoir utiliser des logiciels de traitement de texte, de tableaux, de présentation etc. est essentielle.
Une expression écrite irréprochable : pour assurer une communication efficace et pluriculturelle.
Le/ l'assistante bilingue doit se montrer rigoureux, organisé et polyvalent. Il / elle doit être capable de s’adapter à différents contextes, de travailler avec des collègues et des clients de divers horizons culturels et linguistiques, et de gérer plusieurs tâches simultanément.
La maîtrise d’au moins deux langues, dont l’une pouvant être sa langue maternelle, est bien évidemment indispensable pour exercer le métier d'assistante bilingue.
Les formations et diplômes pour devenir assistante bilingue
Pour devenir assistante bilingue, plusieurs formations et diplômes peuvent être pertinents.
Bien qu’il n’existe pas de formation précise de “assistante bilingue”, une formation en secrétariat sera indispensable, comme le Bac Professionnel Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités. Ce baccalauréat professionnel fournit une base solide pour le travail administratif. Il offre des compétences spécifiques en matière de gestion administrative, de communication écrite et orale, ainsi que des connaissances générales en langues étrangères.
Toutefois, le niveau Baccalauréat peut s’avérer insuffisant. De plus en plus d’entreprises demandent un niveau Bac +2, voire Bac+3. Un niveau BTS (Brevet de Technicien Supérieur) ou BUT (Bachelor Universitaire de Technologie) sont des parcours très prisés.
Ainsi, le BTS Gestion de la PME apporte aux candidats les savoirs et compétences de base pour devenir un(e) secrétaire efficace. Le BTS Support à l’action managériale (ex-Assistant de manager) offre une formation plus approfondie en secrétariat et en gestion administratif. Pour aller plus loin, il existe le BUT GEA, Gestion des entreprises et des administrations, ou le BUT GACO, Gestion Administrative et Commerciale des Organisations, des formations BAC+3, qui permettent de choisir une spécialisation dès la deuxième année.
En plus de ces formations, le/l'assistante bilingue pourra suivre des formations spécialisées en langue. Les certifications de langues telles que le TOEFL, le TOEIC, ou le DELF/DALF peuvent également être un atout.
Il est important de noter que, en plus des diplômes, l'expérience pratique et la maîtrise de plusieurs langues sont des atouts clés pour devenir une assistante bilingue compétente. Les stages, les expériences professionnelles et la participation à des projets de traduction peuvent également contribuer au développement des compétences nécessaires.
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