Assistante recouvrement

‍Le rôle de l’assistante recouvrement 

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Si les délais de paiement entre entreprises font l’objet d’une réglementation bien claire, ils ne sont pourtant pas toujours respectés. Cela peut avoir un impact très négatif sur la trésorerie d’une entreprise, tout particulièrement dans les TPE et PME. Il en va de même pour les entreprises dont la majorité des clients sont des particuliers.

Quelle que soit l'activité, la bonne gestion du poste client est primordiale.

C’est là qu’intervient l’assistante en recouvrement. Grâce à son appui et son expérience, se délester de ces tâches anxiogènes devient alors un jeu d’enfant !

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Voici tout ce qu'une ADV spécialisée en recouvrement peut faire pour vous !

1 - Construire votre stratégie de relance éventuellement en s'appuyant sur un logiciel dédié et mettre en oeuvre une stratégie de relance client performante en créant des scénarios selon vos besoins.

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Créer vos scénarios de relance

Mettre en action une relance multicanale : SMS, mail, téléphone et courriers

Définir des scenarios de relance aux clients selon vos propres critères

Automatiser les relances préventives et post-échéances

2 - Fluidifier la gestion de vos relances au quotidien et divisez par 4 le temps passé à relancer vos clients grâce aux tâches planifiées

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gerer les tâches du jour via l'agenda des relances

Lancer des relances en masse

Contacter vos clients hors scénario de relance

Anticiper les relances à venir

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3 - Personnaliser vos relances (grâce au logiciel utilisé) et maximiser l'efficacité de votre recouvrement en personnalisant vos relances client.

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Définir le contenu, la langue et la devise de vos relances

Automatiser l'ajout des factures et documents PDF en PJ

Indiquer les intérêts de retard et IFR dans vos relances

Personnaliser l'adresse mail d'envoi des relances

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4 - Se faire payer en ligne grâce à un logiciel de relance client

Faites-vous payer dès la relance en proposant à vos clients de vous régler en ligne sur un portail client sécurisé.

Intégrer un lien de paiement direct depuis les mails et sms de relance

Proposer des moyens de paiement sécurisés par CB ou e-virement

Simplifier la vie de vos clients

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Combien ca coute ?

- Pack TPE : une assistante recouvrement 1/2 journée par semaine 150 € HT / semaine

- Pack PME : une assistante recouvrement 1J par semaine 350 € HT / semaine

- Pack Premium : une assistante recouvrement 6J par mois 2.000 € HT / mois

- Option mise en place logiciel LEANPAY : sur devis

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Mais quelles sont réellement les tâches effectuées par l’assistante recouvrement au sein de l’entreprise ?

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Cette alliée précieuse est chargée du suivi méthodique des acomptes et des encaissements, de l’émission des factures, des relances des factures impayées.

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C’est toute une procédure qu’elle lui faut respecter scrupuleusement afin de réunir un maximum de chance de son côté d’éviter les retards de paiement et les impayés. Cela lui demande du temps et il n’est pas simple d’assurer un recouvrement efficace tout en entretenant de bonnes relations commerciales.

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L'assistante recouvrement est à l'avant-garde et travaille sur des logiciels de comptabilité innovants et très performants.

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Originaire de cursus en droit à la consommation, en technique de recouvrement ou en négociation commerciale, l'assistante recouvrement est hautement qualifiée pour répondre aux besoins de l'entreprise.

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Fine négociatrice, elle fait preuve de diplomatie tout en restant ferme. Autrement dit, une main de fer dans un gant de velours !

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L’enjeu est en effet de taille, mais grâce à ses qualités relationnelles et sa capacité d'écoute, l'assistante recouvrement a l’art et la manière de dialoguer avec les clients pour récupérer des paiements sans détérioration des relations commerciales.

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Capable de s’adapter à chaque interlocuteur pour le maintien d'une bonne entente, elle trouve des solutions sur mesure et adaptées même si les clients sont en fortes difficultés financières.

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L'assistante recouvrement se doit de faire preuve d'une grande maîtrise de ses émotions. Face à certaines situations parfois pénibles, elle doit se détacher de ce qu'il ressent face à la détresse de certains débiteurs en situation financière instable ou périlleuse.

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En résumé, l'assistante recouvrement met tout en œuvre pour préserver l’image de l'entreprise tout en récupérant ce qui lui est dû.

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Comment travaillent les assistantes recouvrement chez 3H18 ?

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Pour prévenir les impayés et éviter de devoir se lancer dans de longues procédures de recouvrement de créances, il va de soi que certaines pratiques sont à adopter. Chez 3H18, nos assistantes Recouvrement sont toutes qualifiées pour agir de façon ultra-personnalisée dans le respect des procédures adéquates et des consignes de l'entreprise. 

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Il n'est pas rare que le début d'une prestation récurrente de recouvrement mensuel commence par un Diagnostic Flash d'une journée, sorte de rapport d'étonnement qui permet de faire rapidement un état des lieux et dresser les premières recommandations.

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Elles se chargeront pour vous de : 

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1. Vérifier l’identité du client

Nos assistantes recouvrement vérifient systématiquement que vous traitez bien avec une entreprise en activité et que toutes les coordonnées figurant sur les documents émis sont valables. Elles renseigneront le CRM et votre fichier client des informations sur la comptabilité fournisseurs de votre client.

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2. Vérifier sa solvabilité 

Elles étudient la santé financière de votre futur client pour évaluer les risques et identifient les éventuels mauvais payeurs.

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3. Présenter vos conditions générales de vente

Nos prestataires informent vos clients de vos conditions générales de vente et font signer ce document dès le début de la relation commerciale. Au besoin, en cas de litige, elles renvoient les contrats et devis signés.

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4. Conserver vos documents

Devis, bons de commande, bon de livraison, facture, suivi de trésorerie… Nos assistantes recouvrement 3H18 assurent l’archivage complet de tous ces documents importants et contrôlent la bonne gestion de vos commandes afin de justifier vos demandes de règlement.

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5. Une communication efficace

Afin que la situation ne s’enlise, elles prennent les devants en communiquant régulièrement avec vos clients et en appliquant une procédure graduée de relance de factures pour un recouvrement amiable efficace. Elles commencent généralement par l’envoi d’un mail de relance, puis si cela ne donne aucun résultat concluant, poursuivent la procédure par une relance téléphonique et enfin passent à l’envoi de courriers en recommandé en adoptant la bonne tonalité. Enfin, elles pourront réaliser une injonction à payer et maîtriseront tout le process de "bout en bout".‍

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Les gains que vous promet 3H18

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En dépit du caractère obligatoire que ne respectent pas vos débiteurs en ne soldant pas leurs dettes, il découle également de ces situations à risque un stress permanent nocif pour votre santé et celle de votre entreprise.

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Mais disposer d'une assistante recouvrement montre à vos clients le sérieux de votre entreprise.

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3H18 vous fait gagner en sérénité grâce à l'engagement de ses prestataires freelances et leurs compétences reconnues sur le marché du travail.

Vous êtes libre de rompre la prestation quand bon vous semble et en fonction des fluctuations d'activité de votre Entreprise !

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Une hausse des impayés ?

Faites appel à une assistante recouvrement pour vous décharger de toute la charge mentale liée à la gestion de procédures en recouvrement longues et éreintantes.

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Une fois votre situation et celle de vos débiteurs régularisés, nos prestataires quittent votre entreprise en vous laissant un sentiment de soulagement et de satisfaction au vu du temps économisé et des créances récoltées !

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Vous êtes libéré des coûts additionnels liés à l'emploi d'un CDD ou d'un intérimaire.

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Vous n'avez pas non plus besoin de dispenser de formations en interne puisque notre main-d’œuvre est opérationnelle dès la première heure au sein de votre entreprise !

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Récapitulatif des missions réalisées : 

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Transformation digitale

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• Implémentation d’outils de relances automatisés

• Configuration des différentes étapes de procédure de recouvrement

• Mise en place d'un logiciel de facturation

• Archivage de documents numérisés

• Sauvegarde sécurisée des données clients

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Entretien des relations commerciales

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• Négociation en clientèle

• Recherche de solutions sur mesure

• Préservation de l'image de marque

• Proposition de compromis

• Rendez-vous clients

• Recherches d'aides financières

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Gestion administrative

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• Rédaction de quittances, reçus de paiement...

• MAJ des données créditeurs dans la base de données

• Préparation des relances

• Rédaction de courriers types

• Suivi des encaissements

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