Welcomer

Qu'est-ce qu'un Welcomer ?

Le Welcomer est bien plus qu’un réceptionniste. 

Son rôle, inspiré des pratiques hôtelières, est de personnaliser la relation client à travers des techniques d’accueil modernes. Au sein des cabinets d’expertise comptable, il assure la prise en charge du client dès son arrivée et contribue à fluidifier son expérience.

Dans un cabinet d’expertise comptable, le Welcomer joue un rôle essentiel en rassurant les nouveaux clients dès leur arrivée et en simplifiant leur intégration dans l’écosystème du cabinet.

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Les missions du Welcomer

La mission principale du Welcomer est de prendre en charge l’accueil physique et/ou téléphonique des clients du cabinet d’expertise comptable.

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Détail des missions du Welcomer 🔍
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• Assurer une prise en charge immédiate, tout en créant une première impression positive.

• Identifier les raisons de la visite et diriger les visiteurs vers le bon interlocuteur.

• Réaliser des missions de paramétrage et d'onboarding sur les solutions de précomptabilité ou de capture des pièces comptables chez le client.

• Mener à bien les missions de recouvrement et la mise en place des prélèvements en renseignant les données adéquates dans l'outil de gestion du cabinet.

• Représenter l’image de marque et renforcer la confiance des clients.

• Être disponible pour répondre aux questions, proposer des services supplémentaires, soigner chaque interaction.

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Une journée type dans la peau d’un Welcomer… 👀

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Quelle est la fiche de poste du Welcomer ? 

- Le Welcomer a tendance à se positionner dans la zone d’accueil pour anticiper l’arrivée des visiteurs.

- En amont, il aura pris soin de vérifier le planning des rendez-vous via le CRM et de préparer les questions et discours nécessaires.

- Puis, en véritable animateur des lieux, il réalise un accueil chaleureux dès l’arrivée du client, accompagné d’un geste attentionné (proposition d’une boisson chaude, par exemple, ou visite des locaux pour les clients VIP.)

- Le Welcomer accompagne les clients vers leurs interlocuteurs et assure, en cas d’attente prolongée, d’offrir un espace confortable aux visiteurs pour patienter.

- A l’issue du rendez-vous, c’est aussi lui qui raccompagne les clients vers la sortie. Ce moment privilégié lui permet de demander au client si tout s’est bien passé et de les inviter à déposer un avis en ligne.  Une fois le client parti, il pourra mettre à jour le CRM avec les informations collectées durant la journée.

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L’importance du Welcomer pour le cabinet d’expertise comptable

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Dans les cabinets d’expertise comptable, comme dans de nombreux autres secteurs, la première impression est primordiale. Le Welcomer incarne les valeurs de l’entreprise. Il rassure, met à l’aise et facilite les échanges. C’est lui qui pose les bases d’une expérience positive dès les premiers instants.

La présence d’un Welcomer permet de se démarquer sur un marché compétitif.

Cet expert de la relation client agit comme un guide, expliquant : 
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• le fonctionnement du cabinet, 

• les interlocuteurs clés,

• et les outils disponibles. 

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Il permet au client de se sentir rapidement à l’aise dans sa collaboration avec le cabinet et de faire gagner un temps précieux aux experts-comptables qui peuvent aller à l’essentiel. 

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En outre, le Welcomer est capable de détecter des besoins spécifiques ou de suggérer des prestations complémentaires, ce qui permet d’augmenter la valeur des missions proposées au client.

Enfin, qui n’apprécie pas d’être accueilli avec attention et bienveillance ? 😉 Ce processus d’accueil favorise une fidélisation à long terme. 

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Pourquoi externaliser la fonction de Welcomer ?

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Faire appel à un Welcomer indépendant plutôt que recruter un salarié permanent présente plusieurs avantages : 

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⏳ Gagnez en temps et flexibilité ! 

Vous ajustez les besoins en fonction des périodes d’affluence.
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🤵 Profitez d’une expertise que vous n’avez pas

Faites appel à des experts indépendants déjà formés aux techniques d’accueil et à la gestion client.
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🤝Améliorez l’expérience de vos clients dès leur arrivée au cabinet

Garantissez une satisfaction optimale de vos clients et partenaires sans alourdir la charge de vos équipes internes.

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Salaire du Welcomer

Le salaire d’un Welcomer varie généralement entre 22 000 et 30 000 € brut par an, en fonction de l’expérience, du secteur d’activité et de la localisation. 

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Dans certains secteurs haut de gamme, ce salaire peut être légèrement supérieur. Des avantages comme des primes ou des tickets restaurant peuvent également compléter la rémunération.

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Il sera souvent plus intéressant d’externaliser cette fonction support pour bénéficier d’une gestion flexible des coûts tout en accédant à des profils qualifiés sans les charges liées à un recrutement permanent.

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Diplômes et formations du Welcomer

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Le Welcomer possède généralement un niveau Bac à Bac+2, mais il peut poursuivre des études plus longues s’il souhaite accéder à des postes avec davantage de responsabilités.

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• Bac ou Bac +2 en gestion, communication, ou relation client.

• Formation en accueil et gestion de la relation client (ex : BTS Assistant de Gestion, BTS Communication, DUT Techniques de Commercialisation).

• Compétences en outils numériques (CRM, gestion des agendas, etc.).

• Des formations complémentaires en hôtellerie ou commerce peuvent être un plus.

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Les qualités du Welcomer 

Pour exceller dans ce rôle, un Welcomer doit faire preuve de :
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• Organisation et réactivité pour gérer plusieurs clients simultanément.

• Sens du service client pour renforcer la stratégie de fidélisation.

• Une bonne maîtrise des outils CRM pour être en capacité de personnaliser chaque interaction et d’actualiser les données clients en toute autonomie.

• Capacité d'adaptation pour répondre à des situations variées avec professionnalisme.

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Dans quels secteurs trouve-t-on des Welcomers ?

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En plus des cabinets d’expertise comptable, on trouve des Welcomers partout où l’accueil client s’avère être au coeur des priorités :
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• Hôtellerie de luxe

• Start-ups déjà développées,

• Sociétés de service

• Cabinets d’huissiers ou d’avocats

• Espaces de coworking

• Immobilier haut de gamme

• Centres médicaux ou cliniques privées

• Showrooms et concessions automobiles
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Le Welcomer s’adapte à tous les contextes et à tous les secteurs d’activité ! Il peut aussi bien prendre des réservations qu’initier un stagiaire aux techniques commerciales ou conduire les futurs nouveaux talents à leur entretien d’embauche. 

C’est ce qui fait sa force.

Externaliser la fonction de Welcomer permet de s’appuyer sur des experts indépendants pour un service sur mesure et d’exception.

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Vous êtes expert-comptable ? Ce guide devrait vous plaire ! 

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Les outils maîtrisés par le Welcomer

Dans un cabinet d’experts-comptables, l'un des enjeux majeurs est de déployer rapidement les outils digitaux auprès des clients. Cela passe souvent par une formation initiale, appelée onboarding, qui permet de s'assurer que les utilisateurs maîtrisent les solutions mises à leur disposition.

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Outils logiciels pour la comptabilité et la gestion

Voici la liste de logiciels fréquemment utilisés dans les cabinets comptables :
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1. Pennylane
2. Cegid
3. Regate
4. QuickBooks
5. Sage 50cloud
6. Zoho Books
7. Axonaut
8. Dext

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Outils logiciels pour la gestion de la paie

Les métiers de la paie nécessitent des solutions spécifiques. Parmi les plus populaires, on retrouve :
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1. Silae
2. PayFit
3. Sage Paie
4. ADP
5. Nibelis
6. Eurécia
7. Cegid Paie
8. Socialea

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Pourquoi former les collaborateurs à l’utilisation de ces outils

Un onboarding mal réalisé ou inexistant peut entraîner plusieurs conséquences négatives :
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• Perte de temps pour les collaborateurs : difficulté à utiliser les outils, multiplication des tâches manuelles.

• Démotivation au sein du cabinet : frustration face à des processus inefficaces et un sentiment de surcharge de travail.

• Processus erratiques et désorganisation : des opérations mal coordonnées peuvent affecter la qualité du service rendu.

• Licences logicielles non utilisées : des clients payent pour des solutions qu’ils n’exploitent pas, ce qui nuit à leur satisfaction et à l’image du cabinet.
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Anticiper ces risques en investissant dans un onboarding de qualité, et donc dans l'externalisation d’un Welcomer, est essentiel pour assurer un déploiement fluide et efficace des outils digitaux. 

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Évolutions de carrière du Welcomer

Le métier de Welcomer offre plusieurs opportunités d’évolution. Les compétences développées dans ce rôle, comme la gestion client et l’organisation, permettent également de s’orienter vers des postes en gestion administrative ou en communication. 

Avec un peu d’expérience, il est donc possible de devenir : 
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• responsable de l’accueil, 

• responsable de communication,

• assistant commercial,

• chargé de relation client, 

• assistante de direction,

• ou office manager. 

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