Assistant à temps partagé

L'assistant à temps partagé offre un soutien flexible pour la gestion administrative et opérationnelle. Qu'il s’agisse de besoins professionnels ou personnels, les assistants à temps partagé sont à votre disposition pour vous permettre de vous concentrer sur ce qui est vraiment stratégique pour votre entreprise.

Le rôle d’un assistant à temps partagé

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Le rôle d’un assistant à temps partagé est de libérer du temps au chef d’entreprise dans les moments d’intense activité. Ce soutien ponctuel permet au dirigeant de ne pas souffrir d’une charge de travail trop importante qui le détournerait de missions à forte valeur.

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Les missions d’un assistant à temps partagé

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Les missions d'un assistant à temps partagé impliquent la prise en charge de tâches administratives telles que la gestion de l'agenda, la coordination des déplacements, la rédaction de courriers, la gestion des e-mails…

Ainsi que des responsabilités opérationnelles comme la gestion de projets, la recherche d'informations, la communication sur les médias sociaux et toutes activités susceptibles d’alléger la charge de travail du dirigeant de l'entreprise. 

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Avantages de l’assistant à temps partagé pour votre entreprise

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‍Lorsque votre entreprise connaît une croissance rapide, les besoins opérationnels peuvent évoluer très rapidement ! Un assistant à temps partagé vous aidera à gérer cette transition en fournissant un soutien flexible et adaptatif.

L'assistance administrative à temps partagé est un modèle intéressant dans la mesure où il permet d'éviter les coûts fixes associés à l'embauche d'un employé à temps plein, tels que les avantages sociaux et les frais d'espace de travail. La tarification est proportionnelle à la charge de travail réelle. 

De plus, il permet de contourner les coûts de recrutement et de formation tout en offrant une expertise immédiate. La flexibilité du modèle permet également une adaptation rapide aux besoins fluctuants. 

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Ne soyez plus dépassés par une charge de travail excessive. Laissez nos assistants à temps partagé vous soulager de cette pression en prenant en charge vos tâches administratives, quelques heures par semaine ou par mois.  

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Comment savoir si votre entreprise a besoin d’un assistant à temps partagé ? 

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Certains événements dans la vie d’une entreprise (donner des exemples) justifient souvent le recours à une aide ponctuelle extérieure.

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Périodes d’activité intenses

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C'est le cas notamment si votre entreprise connaît des périodes d'activité intense à certaines périodes de l'année, comme les périodes de fin d'année ou les saisons de ventes spécifiques. Un assistant à temps partagé apporte un renfort temporaire pour gérer la charge de travail accrue.

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Lancement d’une nouvelle offre

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Lors du lancement d'un nouveau produit ou service, il est également fréquent de rencontrer une augmentation soudaine des tâches administratives, de la gestion de projet, et du marketing. Un assistant à temps partagé coordonne l’ensemble de ses activités et assure le succès du lancement.

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Organisation d’événements marketings ponctuels

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Si votre entreprise prévoit d'organiser des événements importants tels que des conférences, des salons professionnels ou des séminaires, un assistant à temps partagé pourra aussi prendre en charge la planification, la logistique et la coordination nécessaires.

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Projet particulier

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Des projets spéciaux, tels que la mise en œuvre d'un nouveau système informatique, le développement d'une stratégie marketing spécifique, ou la réalisation d'une étude de marché, peuvent nécessiter des compétences spécialisées temporaires.

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Remplacement temporaire

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En cas de congé prolongé d'un employé clé, comme un congé de maternité, un arrêt maladie ou un congé sabbatique, un assistant à temps partagé pourra remplacer temporairement cette personne et assurer la continuité des opérations en son absence. La productivité de votre entreprise est ainsi maintenue.

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Besoin de compétences spécialisées 

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Si votre entreprise a besoin de compétences spécifiques pour un projet particulier, mais ne souhaite pas engager un employé à temps plein, un assistant à temps partagé peut fournir ces compétences de manière ponctuelle.

De plus, l'engagement d'un assistant à temps partagé peut être une alternative rentable par rapport à l'embauche d'un employé à temps plein.

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Les secteurs d’activité où l’on retrouve des assistants à temps partagé

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Les assistants à temps partagé sont présents dans une variété de secteurs d'activité. On les retrouve notamment : 

• Dans des cabinets de conseil et de gestion d'entreprise, où ils interviennent ponctuellement pour gérer les démarches administratives, la coordination de projets et d'autres tâches opérationnelles.

• Les entreprises technologiques, en particulier les start-ups, qui ont besoin d'une assistance, mais qui ne peuvent pas se permettre d'embaucher à plein temps peuvent faire appel à des assistants à temps partagé.

• Les cabinets d'avocats ou encore d’experts-comptables.

• Les agences de marketing.

• Mais aussi les cabinets médicaux où ils seront assignés à la prise d’appels et la planification des rendez-vous.

• Les agents immobiliers et les promoteurs peuvent aussi profiter d’une assistance à temps partagé pour la gestion de dossiers, la coordination des visites, la planification d'événements immobiliers, etc.

• Enfin, les restaurants et grands hôtels peuvent engager des assistants à temps partagé en période estivale pour optimiser la gestion des événements spéciaux (mariages, séminaires, réceptions, banquets, …) ou la communication avec les fournisseurs.

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive. 

La principale force des assistants à temps partagé réside dans leur capacité d’adaptation. Ils peuvent donc être adaptés à divers secteurs d'activité.

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Quelles sont les compétences recherchées chez un assistant à temps partagé ?

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Les compétences recherchées chez un assistant à temps partagé peuvent être déclinées en différentes catégories : 

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1. Compétences administratives 

• Gestion de l'agenda et de la planification de rendez-vous.

• Organisation de réunions et de déplacements.

• Tri et réponse aux courriers électroniques.

• Gestion des appels téléphoniques.

• Gestion des documents confidentiels et mises à jour dossiers clients.

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2. Compétences en communication 

• Gestion de la correspondance.

• Communication claire et efficace, à l'écrit et à l'oral.

• Gestion du profil d'entreprise sur les réseaux sociaux.

• Capacité à créer et à partager du contenu engageant en ligne.

• Rédaction de contenu marketing.

• Participation à des campagnes promotionnelles.

• Gestion des relations avec les clients.

• Résolution de problèmes liés au service à la clientèle.

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3. Compétences en gestion de projet 

• Capacité à planifier, coordonner et suivre l'avancement des projets.

• Gestion efficace des délais et des échéances.

• Organiser des événements et des réunions.

• Préparation de rapports et de présentations.

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4. Compétences informatiques 

• Maîtrise des logiciels de bureautique (Microsoft Office, Google Workspace, etc.).

• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils et logiciels.

• Connaissance des applications de gestion de projet et de collaboration.

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5. Compétences financières de base 

• Tenue des registres financiers de base.

• Préparation des factures et suivi des dépenses.

• Rassemblement des pièces comptables.

• Coordination avec le cabinet d’expert-comptable.

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6. Compétences en ressources humaines 

• Gestion des plannings du personnel.

• Organisation des entretiens d'embauche.

• Maintenance des dossiers du personnel de base.

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7. Compétences commerciales 

• Capacité à développer des relations d'affaires.

• Comprendre les besoins des clients.

• Promouvoir les produits ou services.

• Contribuer à l'élaboration de stratégies commerciales.

• Participer à des initiatives de marketing.

• Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs commerciaux.

• Gestion des relations clients. 

• Compréhension des dynamiques commerciales.