Assistance pré comptabilité : comment créer un bon tableau de bord ?

Créer un tableau de bord est donc une action rentable pour votre activité. Pourquoi rentable ? Car la mise en place de cet outil de pré comptabilité permet de garder le contrôle sur le développement de votre entreprise, grâce au suivi d’indicateurs précieux. 

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Créer un tableau de bord, ou TDB en version abrégée, doit se faire dès la création d’une entreprise, pour ne rien laisser au hasard (investissement, amortissement, bénéfices, masse salariale, etc.) L’externalisation de sa pré comptabilité peut permettre de gagner un temps important dans la conception de vos tableaux de bord. 

• Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?
• Quels sont les avantages du tableau de bord ? 
• Comment créer un tableau de bord efficace ? 
• Quels éléments doivent y figurer ?

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C’est ce que nous allons découvrir dès à présent. 

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Qu’est-ce qu’un tableau de bord en comptabilité ?

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Un tableau de bord permet un monitoring et reporting régulier de votre activité. Le tableau de bord vous apporte une meilleure visibilité de vos actions et vous confère une vision large de votre évolution. En gros, il vous permet de ne pas naviguer en plein brouillard ! 

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Il se construit sur format numérique et aide à prendre des décisions sur la base d’indicateurs de performance dont la remontée peut s’effectuer en temps réel. Le tableau de bord a pour objectifs :

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1. d’améliorer la productivité de votre entreprise,
2. de réduire les coûts de façon générale,
3. de vous faire gagner du temps,
4. de vous aider à comprendre si la stratégie est adaptée,
5. et de fluidifier les supplies chains.

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3 indicateurs à suivre avec ce formidable outil de pré comptabilité !

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Il existe des dizaines d’indicateurs ; nous avons choisi de vous faire part de ces trois-là pour ne pas vous effrayer !

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1. L’évolution du chiffre d’affaires

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L'objectif du tableau de bord est de permettre le suivi de l’évolution économique d’une entreprise, avec comme cible principale : le chiffre d’affaires. Un tableau de bord détecte les mouvements (entrées + sorties) sur les comptes professionnels. 

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Les données s’actualisent en temps réel et préviennent les parties prenantes via des alertes (SMS ou notifications). Observer et analyser le chiffre d’affaires permet de tirer des conclusions et de prendre des décisions en fonction des résultats fournis par le tableau de bord. Il vous donne des indications sur qui sont vos plus fidèles clients, ceux qui génèrent le plus de bénéfices, ceux qui s’éloignent de vous…

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2. L’EBE (Excédent Brut d’Exploitation)

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Cet indicateur représente les bénéfices générés directement par votre activité et exempt des charges annexes comme les mensualités de crédits, les amortissements, etc. En d’autres termes, il permet de savoir si votre activité est rentable, ou non ! 

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Là encore, l’automatisation des process permet un aperçu toujours à jour de votre situation économique. Pour obtenir votre taux d’endettement sans l’aide d’un tableau de bord, divisez les dettes de votre société par les capitaux en fonds propres et multipliez ensuite par 100 pour permuter le résultat en pourcentage.

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3. Le niveau d’endettement

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Le niveau d'endettement permet de mieux comprendre les ressources financières mobilisées par les entreprises pour se développer (prêts bancaires, fonds propres, investisseurs, crowdfunding, ... )

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Idéalement, celui-ci doit rester en dessous de 2. Au-dessus, on considère que l’entreprise est trop endettée. Si tel est le cas, contactez votre banque et essayez de réduire le coût de vos mensualités ou de les échelonner plus longtemps… Cet indicateur porte plus sur le risque que sur la performance... Mais le négliger serait une erreur. 

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Comment créer un tableau de bord et optimiser la gestion de sa pré comptabilité ?

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Aujourd'hui, il est possible de construire un tableau de bord entièrement à l’image de votre entreprise, quel que soit votre secteur d’activité. Pour cela, il suffit de se tourner vers des logiciels, bien souvent disponibles en ligne, ne nécessitant donc pas forcément d’être téléchargés puis installés. 

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Utilisez des outils de gestion en pré comptabilité

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Les outils de pré comptabilité sont nombreux sur le marché. Pour connaître la liste des principaux outils, rendez-vous sur cet article, nous y décryptons pour vous les différents avantages et inconvénients de ces solutions. 

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Tous les outils n’offrent pas les mêmes fonctionnalités mais beaucoup seront capables de vous apporter une assistance non négligeable. Ils sont utiles pour par exemple vous notifier :

• l’état de votre trésorerie en temps réel, 
• effectuer des relances automatiques, 
• stocker vos notes de frais et toutes vos factures clients, 
• etc.

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Identifier les métriques véritablement utiles 

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Devant la litanie de fonctionnalités proposées par les outils de pré comptabilité, il est important de bien avoir en tête quelles métriques vous souhaitez suivre et analyser. Vous éparpiller ne permettra pas d’abord une vision claire de vos objectifs et vous fera perdre du temps. 

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Si vous n’avez pas encore mis en place de tableau de bord au sein de votre société, vous pouvez commencer par suivre les 3 indicateurs cités plus haut. Par la suite, quand vous serez plus à l’aise dans le suivi et l’analyse des métriques, vous pourrez décider d’en ajouter d’autres, comme : 

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• vos taux de rotations (actifs + comptes débiteurs)
• vos marges bénéficiaires (brutes et d’exploitation)
• votre ratio BFR (besoin en fonds de roulement)
• etc.

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Avoir recours à l’externalisation comptable 

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L’instauration d’un tableau de bord est une tâche administrative supplémentaire très chronophage. Bien que les outils de pré comptabilité soient conçus pour être les plus simples possibles, il n’en reste, nous l’avons vu plus haut, pas moins complexe ! 

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Pour gagner du temps, et surtout ne pas opter pour une solution payante en ligne, vous pouvez faire appel à une assistante freelance, habituée à intervenir au sein de PME ou de TPE pour ce type de mission.

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 La pré comptabilité n’a effectivement pas de secret pour ces métiers spécialisés dans l’assistance aux entreprises. Entre :

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• le rassemblement des pièces comptables, 
• la saisie de la TVA, 
• la rédaction de compte rendus, 
• les commandes fournisseurs,
• la gestion des échanges (avec le cabinet d’expertise comptable, vos fournisseurs et vos clients),

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Un assistant freelance sait s’adapter à toutes les missions administratives obligatoires.

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Cet assistant de gestion pourra concevoir vos tableaux de bord sur mesure, simplement sur des outils tableurs gratuits (comme Google Sheet) ou des solutions plus classiques comme Excel. Il est possible d’avoir recours à un partenaire externalisé quelques heures par mois seulement et de souscrire à des prestations sans engagement. 

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Assistance pré comptabilité : ce qu’il faut retenir sur le tableau de bord 

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• Le tableau de bord permet de mesurer la performance d’une entreprise grâce à la présence d’indicateurs clés (KPI). 

• A l’aide des résultats, il est alors possible de vérifier que les objectifs fixés sont atteints et que les coûts définis ne sont pas dépassés. 

• La création d’un tableau de bord peut se faire sur un logiciel spécialement dédié à cet effet ; comme Spendesk, Sage, ou encore IpaidThat. 

• Dans un souci de simplicité, le tableau de bord peut être réalisé sur un tableur type Excel et pour gagner du temps, rien ne vaut l’externalisation de sa pré comptabilité ! 

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