Externalisation de la facturation : définition, avantages et mise en place

L'externalisation de la facturation est une solution populaire pour les entreprises qui souhaitent simplifier leur gestion financière. 

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En confiant cette tâche à un prestataire externe, les entreprises peuvent se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d'une gestion efficace et conforme. 

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Attention ! Externaliser ne signifie pas forcément délocaliser vers une plateforme offshore ! ❌

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L’externalisation peut aussi prendre la forme d’un partenariat stratégique avec un expert qui intervient directement dans vos locaux. Cet expert, bien que non salarié, s’intègre pleinement à vos équipes, travaille en synergie avec vos collaborateurs et participe à la vie de l’entreprise. Cette approche permet de bénéficier de : 

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• un savoir-faire pointu sans contraintes liées à l’embauche,

• un service de proximité,

• une réactivité optimale !

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Qu'est-ce que l'externalisation de la facturation ?

L'externalisation de la facturation consiste à confier la gestion de l'émission et du suivi des factures à un prestataire externe spécialisé. Cette pratique permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en optimisant leur gestion financière.

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5 avantages à externaliser votre facturation

Opter pour une externalisation de la facturation présente de nombreux bénéfices :

• ⌛  Gain de temps : moins de tâches administratives à gérer en interne.

• 💥 Réduction des erreurs : un prestataire spécialisé garantit des factures conformes aux réglementations.

• 💰 Amélioration de la trésorerie : un suivi rigoureux permet une meilleure gestion des retards de paiement.

• 🤸‍♀️ Flexibilité et adaptabilité : les services peuvent s'ajuster aux besoins de l'entreprise.

• ✅ Coûts maîtrisés : pas besoin d'embaucher du personnel supplémentaire ni d'investir dans des outils logiciels complexes.

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Qui s’occupe de la facturation en cas d’externalisation ? 

Lorsqu’une entreprise externalise sa facturation, c’est généralement une secrétaire comptable qui prend en charge cette mission chez le prestataire. Elle assure l’émission des factures, le suivi des paiements et les relances clients si nécessaire. Son expertise garantit une gestion rigoureuse et conforme aux exigences légales et comptables.

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Les missions d'une secrétaire comptable

Une secrétaire comptable joue un rôle essentiel dans la gestion administrative et financière d'une entreprise. Outre la facturation, elle est capable de prendre en charge :

• La saisie et le suivi des écritures comptables

• Le rapprochement bancaire

• La gestion des déclarations fiscales et sociales

• Le suivi des paiements fournisseurs

• Les relances pour impayés

• L'archivage et l'organisation des documents financiers

• La communication avec les clients et les fournisseurs

• Le support administratif général

L'externalisation de ces missions peut considérablement alléger la charge de travail interne et améliorer la productivité globale de l'entreprise.

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Les étapes à suivre pour externaliser votre facturation !

1. Analyser ses besoins : identifier les volumes de facturation, les exigences légales et les spécificités du secteur.
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2. Choisir un prestataire : comparer les offres, vérifier les certifications et s'assurer de la conformité aux normes en vigueur.
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3. Définir un cadre contractuel : fixer les délais, les responsabilités et les indicateurs de performance.
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4. Intégrer l'outil de facturation : s'assurer que les systèmes du prestataire sont compatibles avec ceux de l'entreprise.
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5. Former les équipes : informer les collaborateurs sur les nouvelles procédures pour assurer une transition fluide.
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6. Suivre et ajuster : mettre en place des points de contrôle pour évaluer l'efficacité du service et l'améliorer si nécessaire.
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L'externalisation de la facturation est une solution stratégique pour les entreprises souhaitant optimiser leur gestion administrative tout en se concentrant sur leur croissance. 

Bien encadrée, elle permet de gagner en efficacité et en sérénité. 📈

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Externalisation de votre facturation avec 3h18

L'offre d’assistance administrative que nous proposons vous permet de déléguer en toute sérénité. Notre équipe est expérimentée et utilise des outils performants.

3h18 assure une gestion efficace et conforme de toutes vos factures, du suivi des paiements à la relance des impayés. Cette solution est idéale si vous cherchez à optimiser votre gestion financière sans alourdir vos processus internes !

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Combien coûte l'externalisation de votre facturation ?

Le coût de l'externalisation de la facturation varie en fonction de plusieurs facteurs :

• Le volume de factures à traiter

• Les services inclus dans l’offre de prestation

• La complexité des factures

• Le choix du prestataire

Le coût d’une externalisation de sa facturation varie de quelques centaines à plusieurs milliers d'euros par mois selon les besoins. 

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L'impact de l'externalisation sur la relation client

Externaliser la facturation n’améliore pas uniquement la gestion interne, mais renforce aussi l'expérience client. Un suivi rigoureux des paiements, des relances bien orchestrées et des factures toujours conformes sont des atouts pour maintenir une bonne relation. 

Une facturation rapide et précise renforcera la confiance et réduira les risques de litiges.

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Que dit la loi en matière de facturation ? 

En France, la facturation électronique est une obligation pour de nombreuses entreprises, notamment celles soumises à la TVA. Depuis le 1er juillet 2024, toutes les entreprises doivent désormais utiliser la facturation électronique dans leurs transactions B2B (business to business).

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Ce dispositif fait partie de la loi « anti-fraude » et vise à garantir la traçabilité et la transparence des échanges commerciaux. 

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Les entreprises doivent transmettre leurs factures via des plateformes de dématérialisation (telles que Chorus Pro pour les relations avec l'État) et s'assurer que leurs factures respectent des normes strictes en matière de format (factures structurées, par exemple en format XML). 

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📰 Lire le contenu en lien :

Facturation électronique obligatoire : êtes-vous dans les clous ?

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En bref

• L'externalisation de la facturation améliore l'efficacité administrative et financière de votre entreprise.

• En optant pour un prestataire comme 3h18, vous réduisez les risques d'erreurs, améliorez votre trésorerie et optimisez vos ressources internes.

• Si vous cherchez à simplifier vos processus sans sacrifier la qualité, faites appel à une secrétaire comptable de notre réseau d’experts indépendants !