7 conseils pour améliorer la gestion des déplacements professionnels

1. Demander à un assistant administratif de planifier vos déplacements professionnels en avance

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Prévoyez vos déplacements à l'avance autant que possible. Cela vous permettra de bénéficier de tarifs avantageux pour les billets d'avion, les réservations d'hôtel et les locations de voiture. En moyenne, on estime qu’en réservant vos vols plusieurs semaines à l'avance, vous pouvez économiser en moyenne 20% à 30% sur les tarifs des billets. 

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De même, en effectuant vos réservations d'hôtel à l'avance, vous avez plus de chances de trouver des chambres disponibles dans les établissements de votre choix et à des tarifs compétitifs. Quant aux locations de voiture, une réservation anticipée vous permet d'avoir un plus large choix de véhicules.

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2. Utiliser des outils pour réduire le coût de vos déplacements professionnels

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Cela vous permettra de trouver les meilleures offres et de mieux gérer vos itinéraires. Installez des applications sur votre mobile et téléchargez les informations sur votre smartphone pour avoir y accès même en cas d’absence de réseau. 

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• 3 applications pour réduire les temps et coûts de transports

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Les plus populaires, Google Maps et Waze, vous aideront bien sûr à éviter les embouteillages et à choisir les itinéraires les plus rapides (ou plus récemment, les plus économiques…). 

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Mais sachez qu’il existe d’autres solutions moins connues, comme Citymapper, qui vous permettront de planifier vos déplacements en utilisant les transports en commun, les vélos, ou même en combinant différents modes de transport pour optimiser votre itinéraire et économiser du temps. Après tout, il n’est obligatoire de vous rendre à un séminaire en voiture ! 

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Si vous souhaitez réduire drastiquement votre impact environnemental, des plateformes comme BlaBlaCar vous offrent la possibilité de partager des trajets avec d'autres voyageurs.

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De la même que pour les transports en commun, il n’est pas ridicule de covoiturer pour vous rendre à un congrès ! Et une fois sur place, plus besoin de chercher une place de stationnement ou de faire appel à un voiturier…

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• 3 applications améliorant votre productivité durant vos déplacements professionnels

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Si vous avez besoin de trouver des lieux de travail temporaires ou des espaces de coworking pendant vos déplacements, des applications comme Workfrom ou Deskpass vous aideront à trouver et à réserver facilement des espaces de travail adaptés à vos besoins.

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Enfin, certaines applications telles que TripIt vous permettent aussi de centraliser toutes vos informations de voyage : 

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• réservations de vols, 
• réservations d'hôtels,
• location de voitures...

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Cela facilite la consultation de votre itinéraire global et vous évite de chercher plusieurs informations dispersées (et donc de perdre du temps). 

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3. Etablir une politique de voyage pour améliorer la gestion de vos déplacements et le travail de votre assistante

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L’assistante administrative chargée de gérer vos déplacements professionnels ou ceux de vos collaborateurs doit disposer de consignes précises. Assurez-vous pour cela de lui communiquer la politique de voyage de l’entreprise dès son arrivée dans vos locaux.

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• Indiquez vos préférences en matière de déplacements et le périmètre budgétaire à respecter

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Cela aidera à standardiser les pratiques de réservation et évitera les dépenses excessives.

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• Expliquez clairement à votre assistante vos préférences en matière de déplacements (vols, trains, covoiturages, voitures de locations, VTC, etc). Si le ou les véhicules loués doivent être de certaines catégories, précisez-le !

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• Indiquez vos canaux de réservation préférés (booking, expedia, airbnb, lastminute, trivago…).

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• Définissez les limites budgétaires pour les différentes catégories de dépenses (coût maximum d’une nuitée, d’un repas, etc.) et mentionnez également les éventuelles restrictions. Par exemple, des classes de vol spécifiques autorisées ou des politiques d'hébergement préférentielles (Wi-Fi gratuit, présence d’un balcon, restauration sur place, ouverture et accueil 24h/24, parking sécurisé, etc.).

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• Briefer votre assistante pour que la sécurité et l’utilisation d’outils de gestion soient respectées par les équipes en déplacement

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Si vous utilisez des outils de gestion des notes de frais comme IPaidThat, expliquez les processus de soumission de ces pièces comptables. Indiquez dans votre politique de voyage les délais, les pièces justificatives requises et les modalités de remboursement. 

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Notez que l’utilisation d’un outil de gestion des notes frais vous permet de garder une trace précise de vos dépenses et simplifie les processus de remboursement. Il est donc fortement recommandé d’en intégrer un à votre chaîne de process.

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→ Découvrez notre Top 10 des outils de précomptabilité à qui faire confiance !  

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Fournissez à votre assistante les procédures d'urgence à suivre en cas de problème. Si vous voyagez à l’étranger, la liste des numéros d’urgence (souvent différents d’un pays à un autre) devra être connue des salariés en déplacement. 

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Assurez-vous de la sensibiliser à la sécurité des données et des appareils lors des déplacements. Cette étape lui permettra de transmettre elle-même les bonnes pratiques à vos équipes et de minimiser le risque de casse de matériel ou de perte / vol d’informations confidentielles. 

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Enfin, n’oubliez pas de communiquer les coordonnées des personnes à contacter en cas d’indisponibilité prolongée de votre part.

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4. Regrouper vos tâches et optimiser votre gestion du temps durant vos déplacements professionnels 

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Lorsque vous planifiez vos déplacements, essayez de regrouper plusieurs réunions ou visites dans une même région pour réduire les déplacements et maximiser votre temps.

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Avant de partir, assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires telles que les adresses, les contacts, les horaires, etc. Utilisez un outil comme Notion pour centraliser ces informations. Cela vous évitera de perdre du temps.

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5. Profiter d’offres promotionnelles et de programme de fidélité 

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Inscrivez-vous (ou demandez à votre assistante de vous inscrire) aux programmes de fidélité des compagnies aériennes, des hôtels et des sociétés de location de voitures. A force, vous pourrez ainsi accumuler des points ou des miles qui pourront être utilisés ultérieurement pour des avantages tels que des surclassements, des nuits gratuites d'hôtel, etc. Il n’existe pas de petites économies… Même pour une ETI ! 😉

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6. Rester connecté·e pour maintenir la communication même en déplacement 

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Informez votre équipe ou vos collègues de vos déplacements et partagez votre itinéraire si nécessaire. Utilisez des outils de communication en ligne tels que les e-mails, les applications de messagerie ou les outils de collaboration pour rester en contact et informer de votre statut. 

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Ainsi, votre retour sera connu de vos équipes qui pourront se tenir prêts et vous présenter l’avancée des projets en votre absence. La synchronisation entre les équipes, la connaissance des missions et dates, ainsi que la fluidité des échanges garantissent une meilleure productivité. 

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Que faire une fois de retour ?

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Et voici notre 7ème conseil…

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Après chaque déplacement, prenez le temps d'évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Utilisez ces informations pour ajuster votre approche lors de vos prochains déplacements.

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• Quels aspects ont été efficaces ? 
• Quelles réservations ou décisions ont été judicieuses ? 
• Quels problèmes ou difficultés avez-vous rencontrés ?

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Passez en revue dans votre tête votre itinéraire, les vols, les horaires, les hôtels, etc. Ce qui a posé souci est-il épisodique ou cela nécessite-t-il de revoir votre politique de voyage en détail ? 

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Si vous avez reçu des commentaires ou suggestions de la part de collègues, clients ou fournisseurs rencontrés pendant votre voyage, prenez-les en considération. Ces retours constituent des insights précieux et une base solide pour améliorer vos futurs déplacements professionnels. Communiquez ces informations à votre assistante administrative qui fera en sorte d’améliorer les différents process en lien avec vos voyages d’entreprise.

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Comment améliorer la gestion des déplacements professionnels EN BREF

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Voici en bref les 7 points clés à retenir pour améliorer la gestion des déplacements professionnels de vos collaborateurs ou les vôtres : 

1. Prévoyez vos déplacements autant que possible pour bénéficier de tarifs avantageux et assurer une meilleure organisation. 
2. Utilisez des outils de gestion des itinéraires pour choisir les trajets les plus rapides ou les plus économiques. Explorez des alternatives moins connues comme TripIt pour centraliser les informations de voyage ou Workfrom pour trouver des espaces de travail temporaires.
3. Communiquez en détail les directives relatives aux réservations, au budget, aux transports, à l'hébergement et aux frais annexes pour que votre assistante puisse assurer une gestion cohérente et sécurisée des déplacements professionnels prévus.
4. Regroupez les tâches et optimisez votre temps de production.
5. Faites confiance à votre assistante pour vous dénicher des bons plans et les meilleurs prix ! 
6. Ne vous coupez pas de vos équipes et gardez vos notifications actives dans la mesure du possible pour suivre à distance l’activité de votre entreprise.
7. Faites-vous le remake de votre déplacement pour identifier de possibles axes d’amélioration.

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Vous avez remarqué ? 🕵️‍♂️

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