Outsourcing comptable : définition et avantages

Qu’est-ce que l’outsourcing comptable ? 

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En termes de processus métiers, l'outsourcing repose essentiellement sur :

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💥La digitalisation et l'indexation de documents afin d'alimenter une base de données informatives pérenne.

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💥L'amélioration de la flexibilité : Adaptation des services en fonction des besoins de l'entreprise, sans contrainte d'embauche à long terme.

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💥L'optimisation des coûts : Réduction des dépenses fixes liées aux ressources internes et accès à des compétences spécialisées à moindre coût.

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💥L'accès à des compétences spécialisées : Bénéficier d'une expertise que l'entreprise ne possède pas en interne, sans avoir à recruter de nouveaux talents.

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💥L'amélioration de l'efficacité : Libérer des ressources internes pour se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée.

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💥La gestion des risques : Répartition des risques opérationnels avec le prestataire, notamment en matière de conformité et de respect des délais.

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💥L'innovation continue : Accès aux technologies et méthodes de travail les plus récentes grâce à l'expertise des prestataires.

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💥Le traitement des tâches chronophages :  comme la comptabilité, la gestion RH ou le support client.

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Certains aménagements, notamment informatiques, sont requis de la part de l'entreprise pour que l'automatisation puisse être mise en place.

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L'outsourcing concourt ainsi à l'efficience de la société d'un point de vue technique. 📈

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Les avantages de l’outsourcing comptable

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Certains dirigeants craignent parfois de perdre le contrôle de leur organisation en externalisant et ne pas avoir la vision globale des missions et projets en cours.

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Ces inquiétudes peuvent être combattues au regard : 

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• Des économies rapidement obtenues

• Des avantages fiscaux‍

• Du gain en matière de flexibilité de fonctionnement que permet l'externalisation de sa pré comptabilité

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Qui peut profiter de l'outsourcing comptable ?

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‍Cette pratique est adoptée par toutes les entreprises et départements en demande. Il peut aussi bien s'agir de la direction des achats ou du service financier que de la DSI. 

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L’outsourcing comptable permet de répondre à l'impossibilité, temporaire ou permanente, d'embaucher une secrétaire comptable.‍

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Le management par outsourcing se fait suivant trois schémas distincts :

1. Outsourcing offshore

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La société qui décide de déléguer certaines tâches administratives contacte une entreprise à l'étranger.

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2. Outsourcing nearshore

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Il y a ensuite la pratique nearshore, c'est-à-dire le fait d'externaliser à l'étranger, mais dans un pays voisin, frontalier, voire simplement dans une autre région du même pays.

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3. Outsourcing onshore

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L’outsourcing onshore ou "in situ" consiste à externaliser certaines tâches comptables tout en gardant les experts directement dans les locaux de l’entreprise cliente. Cela permet un suivi en temps réel et une meilleure intégration aux équipes internes. Les cabinets d'expertise comptable proposent souvent ce service pour optimiser la gestion financière des entreprises.

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Comment mettre en place l'outsourcing de sa comptabilité ?

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Mettre en place l’externalisation de sa comptabilité ou de sa pré-comptabilité nécessite une approche structurée pour garantir une transition fluide et efficace.

Voici les étapes clés :

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1️⃣ Identifiez les tâches à externaliser (saisie comptable, rapprochements bancaires, déclarations fiscales, etc.) et évaluez le niveau d’accompagnement nécessaire.

2️⃣ Comparez les offres en fonction de l’expertise, des outils utilisés (logiciels compatibles avec votre système) et des garanties en matière de confidentialité et conformité.

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3️⃣ Mettre en place un cahier des charges : Précisez les attentes, les délais, les livrables et les modalités de communication avec le prestataire.

4️⃣ Sécuriser les flux d’information : Optez pour une solution digitale permettant un échange de documents sécurisé et automatisé pour éviter les pertes de données.

5️⃣ Planifiez des points de contrôle périodiques avec votre intervenant comptable pour assurer la qualité du travail et ajuster la collaboration en fonction de l’évolution des besoins.

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Besoin de déléguer des tâches administratives, comptables et de gestion ? Demandez-nous un devis ! 

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*A noter que la société 3H18 ou les intervenants de son réseau ne peuvent se substituer aux experts-comptables et prendre sous leur responsabilité des missions de tenue ou vérification comptable (Ordonnance N°45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée).