La gestion de la précomptabilité doit être effectuée avec minutie quotidiennement pour préserver les comptes d’une entreprise. Elle implique des tâches récurrentes de collecte, de classification et de saisie de données financières, ainsi que la préparation des déclarations fiscales et sociales.
Pour les entrepreneurs, cette tâche s’avère fastidieuse et chronophage, bien que la plupart la considèrent à raison comme indispensable, ne serait-ce que pour le maintien de relations saines avec son expert-comptable souhaitant disposer des documents comptables essentiels.
Dans cet article, nous allons voir ensemble diverses méthodes permettant d’automatiser ces tâches et gagner ainsi un temps précieux.
Quels sont les documents comptables générés par les entreprises ?
Les documents financiers essentiels incluent :
Les factures,
Les reçus et notes de frais,
Les relevés bancaires,
Les bons de commande et de livraisons,
Les éventuels contrats de locations,
Les avis d’imposition,
Éventuellement les comptes rendus d’inventaires
etc.
Ces documents doivent être triés, numérisés, et archivés de manière organisée.
3 tâches de précomptabilité indispensables à réaliser au sein de votre entreprise
N’importe quel expert-comptable ou expert en finance vous le dira, ces trois tâches de précomptabilité que nous allons désormais mentionner sont le b. a.-ba du métier de chef d’entreprise. Ces tâches s’apparentent souvent à de simples formalités administratives, mais négliger leur importance peut entraîner des conséquences désastreuses pour votre entreprise.
Elles sont essentielles pour assurer la stabilité financière et la conformité de votre entreprise. En automatisant ces processus avec des outils de gestion comptable modernes, vous pouvez non seulement gagner du temps et de l'argent, mais aussi réduire les risques imputables aux erreurs d’origine humaine.
1. Réconciliation bancaire
Cette tâche consiste à comparer les relevés bancaires avec les enregistrements comptables de votre entreprise afin de s'assurer que tous les flux financiers sont correctement enregistrés. La réconciliation bancaire permet de détecter rapidement les erreurs, les fraudes éventuelles ou les omissions dans les transactions financières.
Il est possible d’automatiser cette tâche avec l’outil IPaidThat, qui, rappelons-le, est utilisé par de très nombreuses entreprises et profite d’une excellente réputation liée à sa facilité d’utilisation et de mise en œuvre.
2. Suivi des paiements
Un suivi rigoureux des paiements permet de maintenir une bonne santé financière. Cela implique non seulement de s'assurer que vos clients paient à temps mais aussi que vos fournisseurs sont payés dans les délais convenus.
Un suivi des paiements exemplaire vous évitera des problèmes de trésorerie et améliorera la gestion des flux de trésorerie tout en prévenant les éventuels retards de paiement. Là encore, sachez qu’il est possible d’automatiser ce processus avec un système de rappels automatiques pour les paiements dus.
3. Préparation des déclarations fiscales et sociales
Enfin, la conformité fiscale et sociale est un aspect critique de la gestion financière au sein de toute entreprise. La préparation précise et en temps voulu des déclarations est nécessaire pour éviter pénalités et confrontations avec les autorités fiscales.
L’automatisation minimise le temps consacré à ces tâches et permet d’assurer une conformitétotale.
L’analyse d’indicateurs clefs : indispensable pour un suivi irréprochable
En analysant régulièrement certains indicateurs clés, vous aurez la possibilité d’identifier certaines tendances et d'obtenir des insights susceptibles d’offrir un avantage concurrentiel sur votre marché.
Voici quelques-uns des indicateurs clés que vous devriez suivre de près :
Le chiffre d'affaires : Soit le montant total des ventes réalisées par votre entreprise sur une période donnée.
La marge brute : Il s’agit de la différence entre le chiffre d'affaires et le coût des biens ou services vendus. Une marge brute élevée indique une bonne rentabilité.
Le taux de marge nette : C'est le pourcentage du chiffre d'affaires qui reste une fois que toutes les dépenses, y compris les frais généraux et les impôts, ont été déduites. Il mesure la rentabilité réelle de votre entreprise.
Le ratio de liquidité : Mesure la capacité de votre entreprise à honorer ses obligations à court terme. Un ratio de liquidité élevé indique une bonne santé financière.
Le cycle de conversion de trésorerie : Mesure le temps nécessaire pour transformer les investissements en trésorerie. Un cycle de conversion de trésorerie court est généralement préférable car il indique une gestion efficace des flux de trésorerie.
Le taux de rotation des stocks : Mesure le nombre de fois où votre stock est vendu et remplacé par de nouvelles marchandises au cours d'une période donnée. Un taux de rotation élevé indique une bonne gestion des stocks et une utilisation efficace des ressources.
Le taux de recouvrement des créances : Il mesure la rapidité avec laquelle votre entreprise collecte les paiements des clients.
Conclusion
La gestion pré-comptable, bien qu’elle puisse être fastidieuse en apparence, est un aspect essentiel de la gestion financière d'une entreprise. En automatisant ces tâches, les PME, TPE et micro-entreprises peuvent économiser un temps et des ressources précieuses, tout en assurant une gestion financière conforme aux réglementations en vigueur.
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