Secrétariat en ligne : fonctionnement et devis gratuit

Le secrétariat en ligne est une solution moderne et flexible qui séduit de plus en plus d'entreprises. 

Dans cet article, nous vous présentons en détail : 

• ce qu'est le secrétariat en ligne, 

• les nombreuses missions qu'il peut gérer 

• et les avantages qu'il offre. 

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Nous aborderons les tarifs pratiqués pour ce type de service ainsi que les points essentiels à considérer avant de faire appel à ce type de services. 
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Enfin, vous verrez comment 3h18 peut répondre à vos besoins grâce à son réseau de télésecrétaires indépendantes. 

Suivez le guide ! ➡️

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Les points clés à retenir

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Pas le temps de tout lire ? ❌
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Voici 5 points essentiels à retenir : 

1. Le secrétariat en ligne offre une flexibilité totale, adaptée aux besoins ponctuels ou réguliers.
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2. De nombreuses missions peuvent être externalisées, allant de la gestion administrative à la facturation.
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3. C’est une solution économique qui réduit les coûts fixes liés à l’embauche et à l’équipement.
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4. Les télésecrétaires sont des professionnels, capables de s'adapter à différents secteurs d’activité.
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5. 3h18 propose des devis gratuits permettant de définir vos besoins avant de vous engager.

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Qu’est-ce que le secrétariat en ligne ?

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Le secrétariat en ligne, aussi appelé secrétariat à distance, est une solution moderne qui permet aux entreprises de confier diverses tâches administratives à des professionnels à distance. 

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Grâce aux outils numériques, les télésecrétaires peuvent répondre aux besoins des entreprises rapidement, sans contrainte géographique.

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La gestion administrative est optimisée simplement et facilement grâce à des secrétaires administratives qualifiées.

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Le secrétariat en ligne peut aussi se coupler avec une présence ponctuelle dans les bureaux pour les tâches qui le nécessitent : 

• scan des courriers au cabinet comptable, 

• rencontre des interlocuteurs clés, 

• préparation de meetings,

• etc.

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Les missions que peut gérer un secrétariat en ligne

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Un secrétariat en ligne peut prendre en charge de nombreuses missions et tâches.

Gestion administrative

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• Gestion des plannings et des agendas.

• Réception, tri et gestion des emails.

• Classement et archivage des documents numériques.

• Rédaction et mise en page de courriers, rapports et documents professionnels.

• Suivi des dossiers administratifs.

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Facturation et comptabilité

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• Émission et envoi des factures.

• Suivi des paiements et relance des impayés.

• Gestion des notes de frais.

• Traitement des factures fournisseurs.

• Rapprochements bancaires.

• Préparation des documents pour l’expert-comptable.

• Gestion et création des devis + bons de commande.

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Gestion de la relation client

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• Réception et gestion des appels téléphoniques (prise de rendez-vous, filtrage des appels).

• Réponse aux demandes d'information par téléphone ou email.

• Prise en charge des réclamations clients.

• Envoi de newsletters ou d'informations à une base de clients.

• Suivi de la satisfaction client (enquêtes, retours).

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Gestion commerciale

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• Préparation des propositions commerciales.

• Suivi des prospects et des opportunités commerciales.

• Mise à jour et gestion de bases de données clients et prospects (CRM).

• Organisation de campagnes marketing (emailing, appels sortants).

• Aide à la préparation de supports pour les rendez-vous commerciaux ou les présentations.

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Organisation d’événements

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• Planification et coordination d'événements, de réunions, séminaires professionnels.

• Gestion des inscriptions et des invitations pour des événements en ligne ou en présentiel.

• Préparation des supports de communication liés à l’événement.

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Autres missions spécifiques

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• Traduction de documents (si compétences linguistiques).

• Veille concurrentielle ou sectorielle.

• Aide à la gestion des réseaux sociaux (réponses aux messages, planification de publications).

• Gestion d’un site e-commerce : mise à jour des fiches produits, suivi des commandes, gestion des retours.

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Avantages du secrétariat en ligne

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Les principaux avantages du secrétariat en ligne sont : 

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1. Flexibilité 🤸‍♀️ 

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Le secrétariat en ligne s'adapte totalement à vos besoins.

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Que ce soit pour une mission ponctuelle ou un accompagnement sur le long terme, vous pouvez ajuster les services en fonction de vos priorités. Besoin d'une assistance administrative pendant une période chargée ou pour un projet spécifique ? Pas de souci, vous n'êtes pas lié par un contrat rigide. 

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Cette flexibilité est idéale pour les petites entreprises, les freelances ou les professions libérales avec des besoins variables.

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2. Gain de temps ⏳ 

Fini les tâches administratives qui grignotent votre emploi du temps.

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En externalisant la gestion des appels, des emails, ou de la facturation, vous vous concentrez sur ce qui compte vraiment : votre cœur de métier. Le secrétariat en ligne vous libère l'esprit et vous permet de maximiser votre productivité.

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3. Réduction des coûts 💰 

L’embauche d’un salarié implique des coûts fixes importants.

• salaire, 

• cotisations sociales, 

• matériel de bureau, 

• espace de travail... 

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Avec le secrétariat en ligne, vous n’avez qu’à payer pour les services dont vous avez besoin, au moment où vous en avez besoin. 

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Pas d'investissement en matériel : les télésecrétaires travaillent avec leurs propres outils ! 

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4. Professionnalisme 🤵 

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Les télésecrétaires en ligne sont des professionnels qualifiés.

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Les télésecrétaires peuvent être spécialisés dans différents secteurs d'activité (médical, juridique, immobilier, etc.). Cet avantage garantit un service de qualité, rapide et efficace. Vous gagnez un véritable partenaire de confiance, capable de représenter votre entreprise avec sérieux et compétence.

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Tarifs d’un secrétariat en ligne

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Les tarifs dépendent des missions confiées, de leur complexité et de la durée. Ils peuvent être calculés à l'heure, à la mission, ou via des forfaits mensuels.

En général :

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• ⌚ Tarif horaire : entre 35 et 55 € de l’heure.

• 📆 Forfaits mensuels : à partir de 350 €, selon les besoins.

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De nombreuses sociétés de prestations de services administratifs, telles que 3h18, proposent un devis gratuit pour estimer vos besoins.

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Chez 3h18, vous accédez à un réseau de télésecrétaires qualifiées et indépendantes, prêtes à répondre à vos demandes. Nous offrons un service personnalisé et réactif, adapté aux petites entreprises, TPE et professions libérales.

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Fini la galère du no show, de la secrétaire qui vous quitte après 3 mois, 🙄 de l'erreur sur le CV, du manque de savoir être, de compétences sur vos logiciels...

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