La certification Qualiopi est aujourd’hui un passage obligé pour les organismes de formation souhaitant accéder aux financements publics et privés. Pourtant, la démarche reste complexe et suscite de nombreux freins :
manque de temps, 🏃♂️
complexité administrative, 📄
résistance au changement… 🔗
Dans cet article, nous vous expliquons comment notre approche d’accompagnement à Qualiopi permet de lever ces obstacles et d’atteindre la certification avec succès.
Comprendre l’enjeu de Qualiopi et d’un accompagnement rigoureux
Qualiopi est bien plus qu’une obligation réglementaire. La certification constitue un véritable levier de crédibilité et d’amélioration continue pour les organismes de formation. En obtenant cette certification, les structures bénéficient :
D’un accès facilité aux financements et subventions,
D’une reconnaissance de la qualité de leurs processus pédagogiques et administratifs,
D’un positionnement avantageux face à la concurrence,
Et surtout, d’un atout business pour les clients en recherche de prestataires certifiés !
Avant de vous lancer, prenez connaissance du référentiel national qualité (RNQ) pour identifier quels critères et indicateurs vous concernent.
Ci-dessous la liste des 7 critères du référentiel. ⬇
Identifier les défis rencontrés grâce un accompagnement Qualiopi expert
De nombreux organismes se heurtent à des obstacles dès le début de la démarche Qualiopi. Parmi les principaux défis, on retrouve :
Le manque de temps : Les responsables doivent jongler entre les tâches quotidiennes et la mise en place d’une démarche qualité en adéquation avec le référentiel qualité.
La complexité des démarches : L’interprétation des indicateurs et la documentation associée peuvent sembler décourageantes.
La résistance au changement : Modifier des process établis n’est jamais simple, surtout lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux outils digitaux.
Le manque d’expertise : Sans accompagnement spécialisé, la navigation dans l’univers de Qualiopi peut devenir un véritable casse-tête.
L’intégration dans leur écosystème : Les organismes de formationpartent en général d’une organisation existante, de process plus ou moins clairs dans la gestion de leurs formations etc. L’un des enjeux est d’intégrer Qualiopi de manière systématique aux pratiques de l’entreprise sur l’intégralité de la chaîne de valeur : Vente, gestion administrative, pédagogie, compétences, facturation, etc.
4 étapes clefs d’un accompagnement Qualiopi avec 3h18
Notre démarche s’articule autour d’un suivi rigoureux à chaque étape du processus.
1/ Réunion de cadrage : l’étape indispensable pour un accompagnement Qualiopi réussi !
Nous commençons par un diagnostic complet des pratiques et documents existants pour identifier précisément les axes de travail. Ce diagnostic permet de définir un plan d’action sur-mesure, adapté aux contraintes et objectifs spécifiques de chaque organisme.
2/ Trois ateliers de travail personnalisés
🔍 Passage en revue de l’intégralité des indicateurs : Nous préparons les éléments de preuve sur les indicateurs concernés.
📄 Mise en conformité : Aide à documenter les process et à intégrer les exigences de Qualiopi dans le quotidien de l’organisme.
📈 Montée en compétences : Nous vous préparons à l’audit afin que vous soyez en capacité de répondre aux questions de l’auditeur. Les ateliers vous permettent d’acquérir le vocabulaire, les bons réflexes pour l’audit mais aussi pour l’intégration de Qualiopi à vos pratiques.
3/ Analyse et correction des documents tout au long du parcours d’accompagnement à Qualiopi
Nous utilisons une base documentaire éprouvée à personnaliser pour prendre en compte l’ADN de votre OF. Ces documents sont facilitants et permettent de gagner du temps et de vous appuyer sur des éléments validés et professionnels.
4/ Atelier de clôture : la dernière étape de votre accompagnement Qualiopi
Nous répondons à vos questions en préparation de l’audit – la date approche !
Tout à fait optionnel, il est possible de vous mettre en situation de l’audit avec un audit blanc, comme le bac blanc, cela vous permet de tester avec une vraie mise en situation.
Suivi après certification : mise à jour documents et support en cas de besoin
Accompagnement Qualiopi : quid de l’après ?
L’obtention de la certification n’est que le début. L’histoire se poursuit surtout au quotidien avec l’amélioration en continu et la traçabilité de ces évolutions :
- Intégrer la veille pédagogique, métier, règlementaire à vos pratiques
- Orchestrer les échanges entre les équipes pédagogiques internes et externes afin d’augmenter le niveau des formations, ajouter des innovations améliorant le parcours apprenant et permettant d’individualiser vos formations pour répondre aux besoins de vos clients en général et surtout des individus
- Mettre en place de comités Qualité lors desquels vous impliquez les équipes en transverse pour travailler de concert sur le parcours de l’apprenant et la prise en compte de remontées des stagiaires et formateurs.
Le classique PDCA, très connu, est la base de l’approche Qualiopi.
Comment se passe l’audit Qualiopi ?
L'audit peut être réalisé en présentiel ou en distanciel, selon l'accord avec l'organisme certificateur. Son objectif est de s'assurer que l'organisme de formation respecte bien les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ).
Le rôle de l'auditeur est d’examiner en détail les processus mis en place et les preuves documentaires associées.
L'audit suit généralement les étapes suivantes. Un plan d’audit vous est envoyé en amont, récapitulant ces étapes :
Ouverture de l'audit
L'auditeur commence par une réunion d'introduction avec le responsable de l'organisme et, si nécessaire, d'autres membres de l'équipe. Le responsable de l’organisme de formation doit informer en amont de la liste des personnes présentes lors de l’audit.
Présentation de l'auditeur et rappel des objectifs de la certification Qualiopi.
Définition du périmètre audité, c'est-à-dire les catégories d'actions concernées (formations, bilans de compétences, apprentissage, VAE)
Explication de la méthodologie de l’audit, notamment la manière dont les preuves seront examinées et comment les éventuelles non-conformités seront traitées
Echantillonnage
L'auditeur choisit, parmi la liste des formations réalisées depuis le dernier audit, un échantillon sur lequel sera basé l’audit. Les preuves concrètes et l’exposé des processus sont étudiés sur la base de cet échantillon.
Il peut également demander des démonstrations sur les outils utilisés (LMS, suivi de parcours, questionnaires d'évaluation…).
Examen des critères Qualiopi
L'auditeur va analyser les 7 critères et les indicateurs du référentiel en fonction du périmètre de l’audit sur la base des dossiers de formations sélectionnés lors de l’échantillonnage. Il y a 22 indicateurs communs et 10 indicateurs spécifiques.
L’auditeur s’appuie sur :
des documents et procédures internes (livret d'accueil, fiches pédagogiques, supports d'évaluation, etc.)
des preuves concrètes de mise en œuvre (convocations, attestations de formation, évaluations à chaud/froid, retours des bénéficiaires, etc.)
l'organisation et les outils utilisés pour assurer la qualité des formations
Clôture de l'audit
À la fin de l'audit, l'auditeur organise une réunion de restitution avec le dirigeant pour présenter ses conclusions.
✌ Deux scénarios possibles
✅Conformité totale : l'organisme est conforme à l’ensemble des indicateurs Qualiopi passés en revue lors de l’audit et obtient sa certification ou son maintien.
❌Non-conformités détectées : l'auditeur identifie des écarts à corriger. L'organisme dispose d'un délai de correction pour apporter des preuves de mise en conformité
✌ Deux types de non-conformités
🛑 Mineures : elles ne remettent pas en cause la qualité de la formation mais nécessitent une correction (ex. un document manquant ou un processus mal formalisé)
⛔ Majeures : elles impactent directement la qualité ou le respect du référentiel (ex. absence de dispositif de suivi des bénéficiaires)
Le processus de levée d’une non-conformité
Envoi du rapport d’audit par l’auditeur : les écarts constatés sont reportés dans le compte-rendu d’audit. Le délai de traitement des non-conformités commence à compter de la réception de la notification de l’écart.
Transmission d’un plan d’action : l’organisme rédige un plan d’actions, détaille les actions correctives, leur délai de mise en place et joint les documents faisant apparaître les corrections. Il transmet l’ensemble des documents à l’auditeur pour examen du plan d’action.
Validation du plan d’actions : l’auditeur analyse la pertinence des actions correctives proposées et valide, ou non, ce plan d’actions. Plusieurs échanges peuvent avoir lieu avant validation du plan et la levée de la non-conformité.
5 erreurs qu’un accompagnement soigné vous évite de commettre lors de l’audit
#1 - Le manque de préparation documentaire
L'auditeur s'appuie sur des preuves concrètes pour évaluer la conformité au Référentiel National Qualité (RNQ). Ne pas anticiper la collecte et l'organisation des documents (processus, preuves d'évaluation, traçabilité des actions, etc.) peut entraîner des non-conformités.
Il est essentiel de constituer des dossiers bien structurés, avec des preuves actualisées et accessibles facilement.
#2 - Une mauvaise compréhension des indicateurs
Chaque indicateur du RNQ comporte des mentions importantes et des exemples de preuve à ne pas négliger. L’application des exigences sans réellement en comprendre le sens se relève impossible sans une bonne compréhension de chaque indicateur sur lequel vous serez audités. Cela peut entraîner des écarts entre les exigences du RNQ et la réalité des pratiques internes.
Il est indispensable de formaliser des processus clairs et d’expliquer à votre équipe l'interprétation des indicateurs et leur adaptation aux spécificités de votre organisme.
#3 - L’absence d'amélioration continue
Qualiopi repose sur une logique d’amélioration permanente. Ne pas analyser les retours des apprenants, ne pas mettre en place de plan d'action correctif ou ignorer les dysfonctionnements constatés peut entraîner des non-conformités.
La mise en place d’un suivi régulier des retours et un plan d'amélioration documenté est la garantie de respecter les exigences du RNQ.
#4 - Un entretien mal préparé avec l'auditeur
Répondre de manière approximative aux questions de l'auditeur ou ne pas savoir où trouver les documents demandés peut nuire à l'image de l'organisme. L’auditeur Qualiopi attend des réponses structurées, des processus connus et appliqués et des preuves concrètes.
Pour être bien préparé, une revue régulière des dossiers et des processus est cruciale. Le meilleur exercice reste de simuler l'audit en amont avec l'équipe pour bien maîtriser les réponses et l'accès aux documents.
#5 - La non-implication de l'équipe
Une équipe non impliquée et des processus méconnus sont des sources d’incohérence dans l’application des exigences du RNQ. L'auditeur peut interroger plusieurs membres de l'organisme, et des réponses hésitantes ou contradictoires peuvent entraîner des non-conformités.
Une sensibilisation et une formation de toute l'équipe aux exigences Qualiopi permettent à chacun de comprendre son rôle dans le processus qualité et une application correcte des exigences du RNQ.
Témoignage d’une réussite...
Pour illustrer l’efficacité de notre approche, voici un retour d’expérience d’un de nos clients :
« 3H18 nous a accompagnés dans la formalisation de nos processus qualité en tenant compte de l’ADN de notre organisme. Clara de 3H18 nous a permis de vivre la journée d’audit sereinement.
Pourquoi choisir 3h18 pour votre accompagnement Qualiopi ?
En choisissant notre accompagnement, vous bénéficiez :
D’une méthodologie éprouvée qui combine diagnostic, accompagnement personnalisé et suivi post-certification – nous travaillons en partenariat et vous accompagnons sur les différents audits (initial, surveillance, renouvellement) ainsi qu’en suivi qualité en continu (mensuel / trimestriel) qui facilite l’intégration et la mise en application de plans d’actions concrets.
D’un engagement à vos côtés pour lever chaque obstacle, qu’il s’agisse de manque de temps, complexité administrative ou résistance au changement.
D’une expertise technique et pédagogique permettant d’optimiser vos process tout en intégrant les meilleures pratiques digitales.
Conclusion
La certification Qualiopi représente un enjeu majeur pour les organismes de formation. Malgré les défis inhérents à cette démarche, un accompagnement expert et personnalisé peut transformer cette contrainte en opportunité de développement et de modernisation.
N’hésitez pas à nous contacter pour découvrir comment nous pouvons vous aider à réussir votre transition vers Qualiopi et à renforcer la qualité de vos formations.
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