Comment mieux manager pour mieux soigner ?

Ce qui fait défaut aux professionnels de santé aujourd’hui

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Le principal problème rencontré par les professionnels de santé en France aujourd’hui s’avère être l’absence de temps suffisant pour mener à bien toutes leurs missions. 

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Si le moral des médecins généralistes et plus généralement, de ces professionnels installés en libéral, est au plus bas, c’est parce qu’ils font face à une montagne de démarches administratives, qui s’additionnent à leurs missions habituelles. 

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• Plus de temps pour traiter les tâches administratives

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Combinez cela avec la pénurie de médecins remplaçants et vous obtenez un cocktail explosif en termes de conditions de travail. Comment est-il possible alors d’envisager de manager dignement les équipes en place au sein de son cabinet ? 

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Difficile de prendre du temps pour apporter des solutions concrètes, comme la réorganisation des tâches, lorsque l’on passe plus de 3 heures par semaine à effectuer des déclarations en ligne, ou des saisies de données au sein de logiciels qu’il faut aussi penser à actualiser et paramétrer en fonction des besoins.

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• Des actions d’optimisations accessibles 

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C’est une évidence ; un bon management passe avant tout par une réduction de la charge de travail. Être un meilleur manager, tout en demeurant un bon médecin pour ses patients est de plus en plus difficile en raison de l’augmentation des tâches administratives à traiter quotidiennement. 

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Et pour bien des praticiens, l’actualité enflammée ne fait que pointer la partie émergée de l’iceberg en s’attaquant certes au sujet des déserts médicaux, mais sans forcément s’intéresser aux pistes d’améliorations qu’il est possible de mettre en place à très petite échelle ! 

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Les actions qu’un médecin généraliste ou un spécialiste peut entreprendre sont principalement liées à l’externalisation des missions chronophages. 

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Les conséquences de la surcharge administrative sur les professionnels de santé 

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Le traitement des démarches administratives est une tâche si chronophage qu’elle empiète sur la recherche de praticiens remplaçants en période de maladie ou de congés, (déjà ubuesque du fait de la montée en puissance des déserts médicaux). 

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Ainsi que l’encadrement et le management des équipes paramédicales en place, la plupart du temps des secrétaires médicales.

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Le bon fonctionnement du cabinet peut donc très rapidement se retrouver altéré ! À terme, les conséquences de cette surcharge administrative peuvent aussi impacter : 

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• La réputation du praticien et du cabinet dans sa globalité,
• La prise en charge des patients,
• L’état de santé physique et psychique du médecin et de ses collaborateurs directs.

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La véritable question à se poser est : peut-on inverser la tendance ?

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Comme dit plus haut, il est tout à fait possible de réduire la charge mentale subie en externalisant la gestion de son administratif à l’aide d’un assistant freelance. La solution, loin d’être réservée aux grandes organisations ou aux petites entreprises, offre plusieurs avantages. 

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En quoi externaliser son secrétariat permet de mieux manager et mieux soigner ?

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1. Être plus disponible pour ses équipes

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Recruter un freelance pour faire face aux accroissements temporaires d’activité vous permet d’être plus disponible pour vos salariés, même lorsque votre planning se resserre et le nombre de consultations journalières augmente. Vous pouvez ainsi en profiter pour communiquer, comprendre leurs difficultés et découvrir de nouvelles attentes.

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Le fait de maintenir des conditions de travail décentes sans souffrir de journées à rallonge permet aussi de réduire votre stress, un élément variable qui influe directement sur la motivation de vos salariés. 

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Un manager, qu’il exerce au sein de start-up, de cliniques privées ou de PME, a en effet une influence indirecte sur ses collaborateurs. Si vous êtes stressé par une charge de travail trop importante, vous impacterez inévitablement toutes personnes de votre entourage, incluant vos collègues ! 

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Ces derniers absorberont malgré eux vos sautes d’humeur et devront parfois rattraper vos erreurs... L’ambiance du cabinet et la qualité des réponses fournies aux patients peuvent se dégrader et affecter votre réputation. Le stress est bien connu pour être le cancer de notre société, et le secteur médical est loin d’être épargné. 

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Les risques de contamination sont plus élevés qu’il n’y paraît ! Et bien qu’il s’agisse d’une hyperbole, le stress en lui-même n'étant pas contagieux au sens strict du terme, pas besoin d’être médecin pour savoir qu’il peut être transmis d'une personne à une autre par des mécanismes sociaux et émotionnels. 

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Si une personne est entourée de personnes stressées ou si elle est exposée à des situations stressantes, cela augmente son propre niveau de stress. Point. 

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2. Libérer du temps pour les patients

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Les conséquences découlant d’erreurs sont parfois graves et irréversibles, d’autant plus pour un médecin qui ne peut compter sur sa secrétaire pour rattraper une erreur de diagnostic… 

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En faisant appel à une secrétaire indépendante pour traiter votre gestion administrative dans ses moindres détails, vous évitez de rogner sur les temps de consultations. L’externalisation n’a qu’un objectif : se défaire des tâches chronophages ou que l’on ne peut traiter soi-même, que ce soit par manque de temps ou de compétences, pour rester concentré sur son cœur de métier. 

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Mieux manager, mieux soigner et… réduire les coûts ! 

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Si la plupart des médecins font aujourd’hui appel à une secrétaire médicale salariée pour traiter la gestion relative à la bonne tenue de leur cabinet, qu’arrive-t-il le jour où celle-ci tombe brusquement malade ? L'avantage majeur de l'emploi d'assistants freelances réside dans la flexibilité qu'ils offrent. 

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Contrairement à des salariés permanents, les assistants freelances peuvent être engagés de manière ponctuelle ou permanente, en fonction des besoins du cabinet. Ils interviennent en moins de 48 heures et peuvent donc remplacer très rapidement une secrétaire en arrêt ou en congé. 

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Soulignons le fait que les assistants freelances ne requièrent aucun coût fixe ! Ce qui représente une solution plus économique pour les cabinets médicaux.

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• S’affranchir des charges fixes comme le versement de la prime d’ancienneté 

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En tant que professionnel de santé à votre compte, vous n’êtes pas sans savoir que la convention personnelle des cabinets médicaux stipule que tout salarié du secteur bénéficie d’une prime d’ancienneté, dès lors qu’il acquiert 3 ans d’ancienneté. 

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Cette prime majore de la manière suivante : 

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• 4% après 3 ans,
• 7% après 6 ans,
• 10% après 9 ans,
• 13% après 12 ans,
• 16% après 15 ans,
• 18% après 18 ans,
• 20% après 20 ans.

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Si le salarié du cabinet médical décide de démissionner et d’intégrer une nouvelle structure pour exercer un emploi similaire ou plus gradé, il aura la possibilité de récupérer la moitié de l’ancienneté acquise. Ainsi, si vous décidez de recruter un salarié en CDI ou CDD avec une expérience significative, vous aurez l’obligation de lui verser cette prime selon les termes légaux en vigueur. 

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• Les autres charges fixes récurrentes à supporter en cas d’internalisation de son secrétariat

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Évidemment, cette prime est loin d’être la seule charge fixe imputant à l’emploi d’une secrétaire médicale ou tout autre salarié en CDI. Il faut aussi prévoir : 

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• Le salaire de base, 
• Les cotisations sociales, 
• Les congés payés,
• Les avantages sociaux (s’il y en a),
• Les frais liés à la formation continue, 
• Les coûts inhérents aux absences et aux remplacements,
• Et les charges liées à l'espace de travail utilisé…

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Pas assez de place pour accueillir votre secrétaire ? 

Et si vous optiez pour une assistante travaillant à distance ? 

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Pour conclure

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• Le secteur des cabinets médicaux libéraux en France est confronté à divers problèmes, dont l'absence de temps suffisant pour mener à bien toutes les missions et la surcharge administrative. Plus que jamais, il est essentiel de trouver des solutions efficaces pour améliorer la qualité des soins et le management des équipes paramédicales. 

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• Pour alléger la charge mentale des professionnels de santé et réduire celle liée aux trop nombreuses tâches administratives, une option intéressante consiste à externaliser la gestion des missions de faible valeur. 

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• Des assistants freelances peuvent prendre en charge les déclarations en ligne aux différents organismes sociaux, la saisie de données comme la TVA, la gestion des agendas, etc. De cette manière, les cabinets médicaux peuvent mieux se concentrer sur leurs patients et prendre davantage de temps pour améliorer leurs techniques de management. Le tout sans surcoût ni charge fixe !

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