Vous hésitez à adopter une stratégie d’externalisation pour votre entreprise ? Comme nous vous comprenons… Entre la peur de perdre encore du temps et celle d’être déçu, il est normal de peser le pour et le contre. ⚖️
C’est bien souvent en découvrant les expériences et avis d’autres dirigeants que l’on ose franchir le cap et tester de nouvelles solutions.
Si tous nos cas clients sont déjà disponibles à cette adresse, nous avons souhaité vous en extraire les plus pertinents en vous les compilant en un seul endroit (ici!) pour faciliter votre recherche d’informations et vous rassurer sur les bienfaits de l’externalisation de vos fonctions supports (RH, administratif, commercial…).
Une stratégie d’externalisation est parfaitement adaptée aux contraintes spécifiques des TPE
Il faut dire que tous les chefs d'entreprise ne sont pas prêts à confier des tâches de gestion à un intervenant externe. Et pourtant ce type de services répond à de nombreuses contraintes propres aux petites entreprises.
Hubert de Caslou est le PDG de Air 1 Cosmos, le seul magazine hebdomadaire français entièrement consacré à l’aéronautique. Il témoigne de ses motivations et de son retour d'expérience.
“Je trouvele modèle de 3h18 très agile, et les services très adaptés pour un dirigeant d’une TPE comme moi.”
Hubert ajoute avoir particulièrement aimé la souplesse et l'adaptabilitédont a fait preuve 3h18. Pouvoir augmenter et diminuer les heures est un avantage indéniable surtout quand l’activité est saisonnière. Cela garantit de ne payer que du temps productif.
Des qualités importantes, notamment en période critique comme celle actuellement traversée, et qui nécessite d’investir dans l’avenir en s’appuyant sur des talents parfois inaccessibles financièrement…
Avec notre solution d’externalisation, ce frein disparaît puisqu’il est possible d’avoir recours à une assistante freelance ou un expert dans les fonctions support quelques heures par semaine seulement et de ne payer que les heures réellement travaillées.
Quand on connait la difficulté à attirer des talents dans les petites entreprises, la solution d’externalisation est un levier idéal pour« irriguer » de compétences nouvelles une entreprise qui n’aurait JAMAIS intéressé certains profils.
Externaliser la numérisation et l’envoi des pièces comptables seulement 2 jours par semaine
Pas evident de trouver un professionel compétent pour quelques jours par semaine. Pas question de faire l'impasse sur les compétences techniques et pas besoin de recruter un CDI pour autant.
C'est ainsi qu'a débuté la collaboration entre 3H18 et HSK.
“La souplesse qu’apporte 3H18 est pour nous un énorme avantage car on peut augmenter ou diminuer les heures de notre assistant de gestion.”
Un beau jour, le collaborateur chargé de la numérisation des factures chez HSK Partners, société accompagnant ses clients dans le développement de marketing digital, n’a plus été en mesure de le faire… Rapidement, un retard dans le scan des pièces comptables et leur imputation via un logiciel ad ’hoc est apparue.
Dans la semaine qui suivit le 1er appel de HSK à 3h18, une assistante est intervenue, sur site mais également à distance à leur demande, permettant ainsi d’éviter la dégradation des liens avec le cabinet d’expertise comptable, entre autres… Deux jours par semaine de prestation suffisent aujourd’hui pour HSK!
Ce profil est à la fois assistant de gestion et contrôleur de gestion dans certaines de ses missions ; une double compétence à trouver et qu’il ne serait pas possible de recruter en CDI !
Processus de certification Qualiopi : l’externalisation en renfort !
A qui faire appel quand on est un consultant solo ? Quand on n'a pas de services supports dans son entreprise mais que les clients nous prennent tout notre temps...
Philippe Etienne, associé chez PHE Communication, est coach pour dirigeant. Dans le cadre de sa demande de certification Qualiopi, il fait appel à 3h18, notre réseau de prestataires freelances, pour l’accompagner afin degagner du temps et d’être parfaitement en règle avec la réglementation en vigueur.
“J’ai été conseillé de la manière la plus efficace qui soit ! [...] Un grand merci aux équipes de3h18.”
Cet accompagnement lui a permis d’agir en confiance, de comprendre la philosophie de cette certification et de répondre aux questions des certificateurs durant l’audit Qualiopi. Non seulement 3H18 l’a accompagné jusqu’au jour de la certification mais il a été possible de reprendre tous ses documents et de les « aligner » avec les processus Qualiopi. Un gain de temps colossal…
Voici un aperçu des avantages de notre solution VS un candidat en CDD/CDI et VS un intérimaire... Un déploiement de votre nouvel assistant ultra rapide, une flexibilité inégalable, des coûts entièrement modulables et sans charge fixe, avec un paiement des heures productives uniquement, ça vous tente ?
Une stratégie d’externalisation pour ne pas alourdir les coûts fixes
Pas question à quelques mois d'une levee de fond de faire appel à une agence qui nous demandera en plus de recruter une ressource marketing.
On a l'œil rivé sur le niveau de coûts fixes...et nos investisseurs aussi !
Mais pour autant il faut bien délivrer.
Dans le cas de la société Dixit, l’accélération du développement commercialsans alourdir les coûts fixes (à cause de recrutements en CDI) était déjà à l’ordre du jour au moment de la rencontre avec 3h18. En outre, Dixit disposait de besoins sur des missions annexes à son développement commercial, l’obligeant à se tourner vers un profil d'assistant ultra polyvalent et déjà formé.
Qu’a pensé PierreToumin, CEO de la société Dixit, de sa collaboration avec 3h18 ?
→ “Nous sommes très content de 3H18 qui nous comble un poste difficile à staffer.”
L’assistance au développement commercial est souvent un élément clef de la productivité commerciale globale car les commerciaux se concentrent sur le« closing » de leurs affaires. Il est donc important de disposer de professionnels formés pour faire avancer le portefeuille d’affaires, relancer,…
Les outils étant largement digitaux, les assistants administratifs 3H18 permettent d’envoyer des campagnes de mails inbound et outbound et de tenir un calendrier des campagnes, publier du contenu sur les réseaux sociaux, organiser des webinaires et globalement aider les forces de vente à obtenir des rdv qualifiés.
L’externalisation de son administratif permet de mieux structurer ses process
On ne le dit pas assez, a force de rester seul dans son entreprise on ne fait pas progresser son organisation, ses méthodes.
Externaliser c'est se donner une chance de faire progresser l'automatisation des process, de mieux gèrer son entreprise par du "sang neuf" et un regard exterieur.
“3H18 nous permet de disposer chaque mois d’un support RH modulable et d’une expertise que nous aurions du mal à attirer compte tenu de notre stade de développement.”
Merci Paul pour cet avis qui nous fait très plaisir, bien sûr !
En effet, avant notre rencontre, vos processus RH n’étaient pas centralisés, encore moins formalisés et déployés au sein de l’entreprise. Cela occasionnait bon nombre de tâches à traiter souvent en retard, dans le stress, avec les risques que cela comporte, par le cabinet de paie ou vous-même, par exemple. Heureusement aujourd’hui, notre DRH à temps partagé intervient 4 jours par semaine au sein de votre entreprise, et un recrutement en CDI a pu être évité, tout autant que la dégradation du climat social de H2 pharma !
Exit les campagnes de recrutement longues et fastidieuses dans le cadre d’une stratégie d'externalisation
On n'a pas de temps à perdre dans de longs process de recrutement. Et l'erreur de recrutement est fréquente et pourrait nous être fatale.
Avea Partners se décrit comme facilitateur de projets et révélateur de potentiels. L’entreprise accompagne des profils dans la construction de leur socle de confiance afin de viser la réussite professionnelle.
A l’occasion d’un besoin de remplacement urgent, AVEA Partners sollicite 3h18, qui se charge immédiatement de rattraper un retard très important dans sa chaîne de facturation. La prestation englobe la mise en place de nouveaux processet outils de gestion pour fluidifier l’organisation et la pérenniser.
Quand une petite entreprise en forte croissance a besoin de mettre en place rapidement de nouveaux outils digitaux et de nouveaux processus, c’est en les externalisant qu’elle réussit à aller vite avec une gestion du changement réduite à son minimum.
Marie-Christine Dupont, dirigeante d’AVEA, confirme : “3h18nous a permis de bénéficier rapidement de la mise en place de personnes compétentes qui ont su s’adapter à nos enjeux opérationnels et proposer des pistes d’amélioration pertinentes”.
Le recouvrement de son budget formation grâce à l’externalisation de ses fonctions support
Carole VALENZA est DRH chez Gi Group, leader mondial du recrutement, de l’intérim et des services RH. Ses 500 agences et ses 4500collaborateurs permanents n’ont pas empêché Gi Group de souffrir d’un retard conséquent sur la récupération de financements OPCO, et ce à la suite de départs de salariés et d’une forte croissance.
A l’évocation de notre réseau, Carole ne peut s’empêcher de témoigner positivement en faveur de l’assistante freelance intervenue au sein de Gi Group :
“Elodie a su résoudre de manière méthodique les différents problèmes sur nos dossiers de formations ce qui nous a permis de récupérer le budget formation. [...] Plus que cela, elle a su s’intégrer parfaitement au sein de l’entreprise, tout en gardant une réserve et un regard externe bien utile."
Elle nous fait part également de sa satisfaction à l’égard du tout nouvel outil de gestion intégré et paramétré par nos soins.
La digitalisation de son OF via la stratégie d’externalisation
Souvent, il manque un petit coup de pouce pour passer d'une entreprise bien organisée à une PME ayant réussi l'automatisation et la digitalisation de ses principaux processus.
Il n'en fallait pas moins.
Des conseils et surtout une assistance administrative formation quelques heures par semaine pour "faire le job" !
Erudia souhaitait installer l’outil de gestion Digiforma, destiné à améliorer la gestion des organismes de formation et à digitaliser leurs process. Une taskforce déployée par 3h18 et composée d’un binôme expert en processus de certification Qualiopi et une assistante de gestion spécialisée dans les organismes de formation a permis à Erudia d’obtenir celle-ci en toute conformité et avec les félicitations de l’auditeur !
Désormais, la traçabilité de chaque dossier est sécurisée. Et comme le dit si bien Michel Zylbermann, Directeur Général Erudia: “Le binôme 3H18 était très réactif et complémentaire et surtout d’une disponibilité incroyable.”
Plus de flexibilité, davantage de liberté avec un assistant freelance à vos côtés
Même les associations peuvent tirer parti de l'externalisation administrative.
Ne pas être dépendant de recrutements aléatoires...
Disposer immédiatement d'un professionnel rapidement opérationnel...
Sans prendre le risque d'un CDI
AVEC est une association culturelle ayant connu la fin de plusieurs mandats importants… Opérer le remplacement de ces postes ne se fait pas tout seul, au risque de perdre un temps précieux.
Assistant freelance au sein du réseau 3h18, Stéphane Loisel a procédé à un audit de la trésorerie et du circuit d’information de l’association, avant de mettre en place un plan d’actions concernant le recouvrement. Résultat ? Un expert-comptable satisfait car il disposait de pièces comptables en temps et en heure dans son système collaboratif et une présidente qui peut enfin s’atteler au cœur de son métier !
“Stéphane Loisel a posé des bases solides et un cadre sain ce qui a redonné confiance aux collaborateurs. 3h18 a été très réactif pour nous accompagner dans nos besoins administratifs.”
Qui dit externalisation administrative, dit déploiement d’assistants experts et compétents
Déléguer à un prestataire sa gestion c'est faire entrer un professionnel expert dans son organisation.
Mieux qu'un consultant, un intervenant opérationnel.
Qui a dit qu'une assistante freelance ne pouvait pas avoir une vision périphérique sur l’entreprise qu’elle accompagne ? Pas Benjamin Debris en tout cas !
Fondateur de Néopar, une société d’investissements financiers, il reconnaît que l’intervention de Géraldine et de ses compétences a permis de répondre à une situation complexe : “Elle a su en quelques semaines s’approprier les spécificités de notre métier et la complexité de l’organigramme des filiales NÉOPAR”.
En résumé
➔ Déployer une stratégie d’externalisation permet de profiter de talents opérationnels sur la période de son choix et pour une durée entièrement modulable.
➔ Les coûts sont réduits, la gestion de son organisation optimisée, un diagnostic offert, révélateur de votre situation, est réalisé dès les premiers échanges, ce qui permet de gagner du temps dans l’attribution de la mission.
➔ La prestation est dispensée sur place ou à distance et des assistants freelances sont disponibles sur toute la France !
➔ Les intervenants experts en profitent pour mettre en place des « bonnes pratiques » afin d’améliorer l’efficacité de l’entreprise.
“Comme vous peut-être, ils ont hésité. Aujourd'hui, les voilà conquis !”
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Découvrez Aurélie, freelance depuis un peu moins de deux ans. Elle est spécialisée en gestion administrative, comptabilité et finances, RH et Juridique ! Aurélie a rejoint le réseau 3h18 en septembre 2022.
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