Dans une start-up, il est nécessaire de produire aux actionnaires des tableaux de bords extra-comptables tous les mois, ce qui est loin d'être une tâche facile à réaliser… Les commentaires sur les résultats du mois prennent du temps à rédiger et que dire des prévisions, du rolling forcast et des prévisions d'atterrissage ? Comment se fait il qu'à l'heure du digital, des plateforme SaaS et des outils de capture de pièces comptables il soit encore si fastidieux de produire le lendemain d'une fin de mois un tableau de bord exact et calé sur la comptabilité ?
Etablir des tableaux de bord, c'est énergivore
Tout d'abord, les cabinets d'expertise comptable reçoivent les pièces comptables tard dans le mois ce qui provoque un goulot d'étranglement. Leurs process ne permettent pas toujours de produire un compte de résultat aussi vite et tant que 100 % des écritures ne sont pas passées, 100% des factures et justificatifs ne sont pas saisis, on ne produit pas le résultat de la clôture. Il faut également tenir compte d'éventuels décalages de facturation, de livraison et peut être d'autres éléments qui impactent la comptabilité et dont on ne dispose pas simplement à partir des écritures comptables…
Par ailleurs la compilation des données dans une entreprise est souvent chaotique, les systèmes d'informations multiples et non intégrés… Le travail se révèle vite très énergivore : estimations de commerciaux à obtenir par téléphone, fins de contrats mis à jour dans une GED, divers taux à chercher, des prévisions de foisonnement sur la base installée non renseignée dans le CRM… Et que dire des provisions pour risques et des amortissements qu'il faut reconstituer avec le comptable ou le CTO, des frais financiers à décortiquer avec la banque, … ?
Externaliser la récolte des données pour restituer des chiffres fiables à ses investisseurs
Jérémy, CEO d'une start-up dans l'univers des fintech, était exactement dans cette situation il y a quelques mois et il s'est dit que l'externalisation de cette tâche à une personne compétente et expérimentée pourrait lui éviter de nombreuses “prises de tête” et il s'est tourné vers les prestations flexibles d'assistance administrative en temps partagé.
Après un diagnostic de quelques minutes,nous avons proposé à Jérémy de faire intervenir une personne qualifiée, dix heures par mois avec pour mission de lui remettre des tableaux de bord validés au préalable par l'expert comptable, en temps et en heure. Elle était à la tâche dès le lendemain. Très vite elle est devenue une adjointe de confiance, très opérationnelle, en contact régulier avec l'expert comptable et au fait des besoins de l'entreprise. Un mois plus tard elle reprenait la constitution des dossiers de CIR (crédit impôt recherche) nécessitant beaucoup de récolte de pièces et de chiffres.
“En externalisant des tâches fastidieuses et énergivores, Jérémy a considérablement réduit son stress de début de mois, s'est libéré vingt heures de paperasse qu'il consacre désormais à son développement, et conserve toute son énergie pour analyser des chiffres fiables et frais et les restituer dans de bonnes conditions à ses investisseurs ! Dans votre start-up, vous n'êtes pas obligé de tout assumer seul.”
Marc Le Vernoy – Fondateur de 3H18.
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