Quel est le rôle d’une secrétaire administrative indépendante?

Déléguer sa gestion administrative à un partenaire de confiance freelance est une excellente idée pour se libérer du temps et mieux se concentrer sur le cœur même de son activité. D’autant plus qu’une mauvaise organisation comporte des risques pour le développement d’une entreprise…

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⦁ Quel est le rôle d’une secrétaire administrative indépendante  ?

⦁ Quelles sont les tâches que vous pouvez lui confier exactement ?

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Si ses missions vous semblent nébuleuses, lisez cet article !

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Premier rôle d’une secrétaire administrative indépendante : la gestion des documents administratifs

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Le suivi des courriers postaux

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Une secrétaire administrative indépendante peut assurer la gestion de tous les courriers entrants et sortants de l'entreprise. C’est elle qui s’emploiera à ouvrir et prendre connaissance des différentes informations à traiter.

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Elle peut :

⦁ affranchir les plis,

⦁ poser le tampon de votre société,

⦁ recevoir le facteur pour réceptionner le courrier reçu et lui confier les lettres à poster,

⦁ etc.

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La gestion de la boîte mail

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Qu’ils soient de nature postale ou électronique, aucun courrier n’échappe à l'œil vigilant d’une secrétaire administrative indépendante  ! Et l’un de ses rôles principaux est de consulter régulièrement votre messagerie électronique afin de traiter au fur et à mesure les nombreux mails que vous recevez en tant que dirigeant d’entreprise ou profession libérale.

En fonction de l’urgence des courriers, cette partenaire d’assistance administrative est capable de prioriser et vous alerter en cas d’absolue nécessité. Le reste du temps, elle est capable d’assurer seule la gestion des courriers et d’y répondre sans que vous n'ayez à vous en occuper. Bien entendu, vous restez informé des échanges (copie de mail, post-it, etc.)

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La rédaction de comptes rendus

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En tant que professionnel, vous savez que :

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⦁ la rédaction de comptes rendus,

⦁ la création de PowerPoint,

⦁ l’édition de devis,

⦁ la saisie de bulletins de salaire,

⦁ ou la rédaction d’offres… sont  des missions chronophages !

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Une secrétaire administrative indépendante est avant tout polyvalente. Elle peut très bien prendre en charge la rédaction de vos documents internes contribuant à fluidifier la communication avec vos clients et entre les équipes.

Pour savoir comment réaliser un bon compte rendu, nous vous invitons à lire cet article sans plus attendre !  

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Le classement et l’archivage

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Rédiger et réceptionner des documents est une chose, savoir qu’en faire en est une autre ! Heureusement, une secrétaire freelance est aussi formée aux différentes techniques d’archivage (durée de conservation, étiquetage, etc.). La sécurité de vos documents est pleinement assurée grâce à cette assistante hors pair !

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Saviez-vous que la digitalisation de votre entreprise est un concept qui ne lui est pas étranger ? Confiez-lui la numérisation de vos documents et profitez-en pour vous recentrer sur ce que vous savez faire le mieux.

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Deuxième rôle d’une secrétaire administrative indépendante : l’entretien de la relation client

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La prise de rendez-vous

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Le premier interlocuteur en lien avec vos clients est bien souvent la personne présente à l’accueil, répondant aux mails ou décrochant le téléphone… Votre secrétaire administrative indépendante participe pleinement à l’entretien de la relation client dès lors qu’elle est affectée aux missions de prise de rendez-vous. Son sourire et sa présentation en disent long sur l’image de votre marque. Il est donc important de ne pas se tromper lors du recrutement de votre secrétaire…

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Souvent forte d’une expérience professionnelle riche, elle peut proposer et saisir des rendez-vous dans des logiciels de réservations prévus à cet effet. L’informatique n’a effectivement  presque aucun secret pour elle !

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La gestion des conflits

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Il arrive que certains clients insatisfaits reviennent dans les locaux de votre entreprise ou décident de laisser un avis négatif pour témoigner de leur expérience qu’ils jugent décevante. Une secrétaire administrative indépendante saura user de ses talents pour démêler une situation conflictuelle en y mettant les formes. Elle pourra également répondre à un commentaire négatif ou agressif sur Internet afin de faire valoir la transparence de votre marque.

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La mise à jour des coordonnées clients

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Chaque fois qu’un client se présente (par téléphone ou à l’accueil), votre secrétaire administrative prend les devants ! La règle d’or pour un CRM à jour : valider l’exactitude des coordonnées détenues dans votre portefeuille client. Une base de données actualisée régulièrement facilite la transmission des informations (envoi de promotions, relances pour impayés, etc.)

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Si vous n’aviez jusqu’ici pas le temps de vérifier vos adresses et numéros de vos meilleurs clients, sachez que le problème peut désormais être résolu avec une solution d’assistance administrative.

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Troisième rôle d’une secrétaire administrative indépendante : la gestion de la pré comptabilité

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Le suivi de la trésorerie

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Vous pouvez compter sur une secrétaire administrative indépendante pour garder un œil sur votre trésorerie. Elle contrôlera le solde de votre entreprise et se renseignera sur la marge de manœuvre disponible avant d’effectuer une commande de fournitures de bureau (par exemple).

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Le rassemblement des pièces comptables

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C’est la course chaque fin de mois ? Votre expert-comptable rouspète après vous et le temps perdu à rassembler vos pièces comptables vous empêche d’être productif ? Sachez qu’une secrétaire administrative indépendante peut se charger de votre pré comptabilité à votre place. Elle pourra par ailleurs créer un tableau de bord précis et détaillé pour améliorer la compréhension et la visibilité de vos flux de trésorerie.

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La saisie de la TVA

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Une secrétaire administrative maîtrise les différents outils de gestion comptable comme Spendesk ou IPaidThat. Elle peut donc très bien effectuer les saisies de TVA à votre place, au même titre que les autres déclarations fiscales :

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⦁ CFE,

⦁ CVAE,

⦁ déclarations de résultats,

⦁ déclarations d’impôts sur les sociétés.

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Les qualités d’une secrétaire administrative indépendante

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Une secrétaire administrative indépendante qui travaille de manière indépendante, donc à son compte, doit être disponible, à l’écoute, avenante et opérationnelle dès son arrivée au sein de l’entreprise. Ses qualités relationnelles lui permettent aussi bien de prendre soin de vos clients que d’un stagiaire… Il est donc possible de lui confier l’onboarding des nouveaux salariés.

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Une secrétaire administrative doit bien sûr être organisée sur tous les fronts !

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Plutôt que de prendre le risque de douter de ses capacités, pourquoi ne pas faire directement appel à une secrétaire freelance habituée à travailler pour des PME ou des cabinets libéraux ?

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→ L’externalisation de votre gestion administrative par un freelance est une solution flexible et très performante. En cas de doute, consultez ces témoignages d’anciens clients !

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-> En bonus, le témoignage de Sabine, assistante administrative 3h18 !

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En définitive

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Le rôle d’une secrétaire administrative indépendante ne s’arrête pas à la gestion des documents. Véritable bras droit d’un chef d’entreprise, elle veille sur vos flux de trésorerie et garantit la qualité de la relation client.

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Pour en savoir plus sur l’externalisation administrative, contactez un de nos conseillers et profitez d’une secrétaire administrative indépendante sans engagement, dans vos locaux ou à distance !