Lorsque vous êtes votre propre patron, la gestion administrative de votre entreprise devient une priorité. Qu’elle soit faite par vous-même ou déléguée à une assistante administrative, elle doit être parfaitement organisée pour éviter les problèmes.
Connaissez-vous le point commun entre un artisan, un médecin, un huissier de justice, un fondateur de start-up et un coach sportif ? Ils manquent de temps pour gérer leurs tâches administratives qui, selon l’ISOP, leur coûtent en moyenne 3 heures et 18 minutes par jour. 😨
Concernant les PME et micro-entrepreneurs, en moyenne 142 jours leur font défaut chaque année pour prendre correctement en charge la gestion des tâches administratives chronophages.
Quels sont les risques d’une mauvaise gestion administrative ?
Les risques d’une gestion administrative désorganisée diffèrent d’un secteur à un autre. Ils ne seront pas toujours les mêmes pour un fondateur d’agence que pour une dentiste exerçant en libéral par exemple.
En outre, il existe plusieurs catégories de risques :
1. Des risques pour la santé du personnel
Tout d'abord, il faut discerner les risques psychosociaux qui impactent directement le dirigeant d’entreprise et ses équipes sur le plan moral, avec les complications que cela implique :
Stress,
burn-out,
dépression,
absentéisme,
déconcentration des équipes,
accidents de travail,
fautes professionnelles,
tensions internes,
démissions.
2. Des risques en matière de productivité et de croissance
Les éventuelles conséquences énumérées ci-dessus ont un impact sur la performance d'une entreprise. En plus de désorganiser les services, une mauvaise gestion administrative impacte en effet la productivité et la croissance, créant ainsi un effet boule de neige.
Désorganisation des équipes
L’absence de coordination provoque :
des retards,
des erreurs dans le traitement des tâches,
des remplacements de dernière minute des collaborateurs absents,
une hausse de la charge de travail,
un ralentissement de l’activité.
Problèmes sociaux et financiers
Des retards dans le versement des salaires ou des erreurs dans les fiches de paie peuvent être observés et provoquer des tensions au sein de l’entreprise. Ce climat social dégradé affecte la motivation des employés et conduit à une baisse de productivité.
Sanctions légales et administratives
Une mauvaise gestion des obligations légales, comme les déclarations auprès de la Sécurité sociale ou de l’URSSAF, entraînera des pénalités. En outre, des conditions de travail dégradées peuvent alerter l’inspection du travail et exposer l’entreprise à des sanctions plus graves.
Prévenir ces risques
Pour éviter ces problèmes, il est essentiel de mettre en place une gestion administrative rigoureuse. L’intervention d’un office manager ou d’un responsable dédié à la conformité administrative permet de limiter les risques psychosociaux et de maintenir la croissance de l’entreprise sur des bases solides.
3. Des risques pour l’image de marque de votre entreprise
Une mauvaise gestion administrative peut nuire à votre image de marque, voire votre marque employeur, et avoir des répercussions sur plusieurs fronts. Or, la réputation de votre entreprise est un actif précieux, facilement influencée par le bouche-à-oreille et les avis en ligne !
Les principaux risques d’une gestion administrative désorganisée :
Perte de notoriété
Difficulté de recrutement
Dégradation de la relation fournisseur (ex: en cas d'impayé)
Allongement des délais de livraison
Dégradation de la qualité des produits
Difficulté à conserver les partenariats
Perte de clients fidèles
4. Des risques en matière de confidentialité des données
La perte de fichiers, les erreurs de saisie, … Une mauvaise gestion de votre administration a un impact sur les documents et les données numériques de votre entreprise. En plus de perdre votre temps à chercher des dossiers introuvables, vous risquez de vous acquitter d’une charge de travail supplémentaire :
Mais pire encore : Vous exposez les données personnelles de vos clients au risque de piratage informatique si votre système de sauvegarde n’est pas sécurisé. En cas de fuites de données, sachez que vous encourez jusqu’à 4 millions d’euros d’amende, ou 4% de votre chiffre d’affaires. 🤯
Les entreprises victimes de ces situations ne sont pas des cas isolés. Dans son rapport d’activité de 2021, Cybermalveillance.gouv.fr dévoile un chiffre édifiant : + 95% d’augmentation pour les ransomware (Logiciel contre rançon en anglais). Ce type d’attaque représente la toute première menace informatique pour les entreprises en France.
4. Professions libérales : un risque de fautes graves ☝
Une mauvaise gestion administrative peut avoir des conséquences également dramatiques pour les professions libérales, parmi lesquelles :
des médecins,
des avocats,
des huissiers de justice.
Des métiers où l’on ne peut se permettre d’être déconcentrés par des tâches administratives annexes. L’aide d’une secrétaire juridique indépendante peut aider à y voir plus claire et ne plus commettre d’impairs.
Bon à savoir :
Vous êtes médecin ? 🩺
Alors, vous savez que le risque de commettre une erreur médicale en raison d’une trop grande fatigue et d’un manque de clarté d’esprit est réel. Pour les patients et les familles, c’est un drame impardonnable, sanctionné par les tribunaux.
En cas de faute grave sur un patient, vous risquez de plus d’être radié de l’ordre des médecins si vous en faites partie et de perdre le droit d’exercer de manière définitive.
En tant que cabinet d’expertise-comptable, vous ne pouvez pas non plus vous permettre de vous tromper sur la santé financière de l’un de vos clients. La gestion de la précomptabilité doit être menée par un profil vigilant, rigoureux et pointilleux pour ne pas risquer d’injonction à la cessation de votre activité pour faute professionnelle. Une assistante comptable par exemple.
Comment optimiser sa gestion administrative ?
Il existe 2 solutions simples à mettre en place pour améliorer vos processus de gestion administrative et comptable et contrer l’apparition de ces risques.
Notamment :
la numérisation de documents
l’automatisation des tâches
1. Automatiser vos processus de gestion
L’automatisation de vos processus peut nettement améliorer votre gestion administrative. En plus de vous faire gagner du temps, vous limitez le risque d’erreur. Vous pouvez également automatiser votre pré compatibilité. Pour cela, l’intégration de solutions digitales spécifiques est souvent requise.
2. Numériser vos documents
Afin d’éviter le stockage -risqué- de vos archives papiers au sein de vos locaux, il est fortement conseillé de recourir à une solution d’assistance numérisation pour vos documents et éviter tout risque de détérioration et dommages irréversibles. Enfin, notez que certaines régions sont plus exposées que d'autres aux inondations et incendies et ces événements se font hélas de moins en moins rares.
A l’ère du réchauffement climatique, l’archivage “à l’ancienne” n’est plus une option sécurisante pour vos données. De plus, elle ne permet pas aux entreprises de lutter efficacement contre les vols et ne garantit en aucun cas la confidentialité des données relatives à la stratégie de l’entreprise et à ses clients.
5 bénéfices d’une gestion administrative optimisée
Une gestion administrative bien organisée offre de nombreux avantages, au-delà de la simple réduction des risques. En structurant mieux vos processus et en adoptant des outils adaptés, vous pouvez :
Gagner du temps ⏳
Améliorer la productivité 📈
Renforcer la satisfaction client 🤝
Assurer une meilleure conformité 📄
Améliorer la qualité de vie au travail 🙋♂️
L’externalisation comme moteur de performance 🚀
L’externalisation de la gestion administrative est une solution efficace pour améliorer la performance de votre entreprise. En confiant ces tâches à des experts, vous :
Vous libérez des tâches administratives chronophages.
Réduisez le risque d’erreurs avec la mise en œuvre et la généralisation des bonnes pratiques.
Gagner en flexibilité → Plus besoin de recruter en interne !
Maîtriser les coûts → opter pour des solutions à la demande.
Accéder à des outils performants.
Ce qu’il faut retenir
Ne délaissez pas votre gestion administrative : Une organisation rigoureuse est essentielle pour éviter des problèmes RH, administratifs, comptables.
Adoptez l’automatisation de vos process pour gagner du temps et réduire les erreurs de saisie.
Numérisez vos documents papier et assurez la sécurité de vos données.
Envisagez l’externalisation pour davantage de productivité et de qualité de vie au travail.
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