Chaque entreprise, quelle qu'en soit la taille, est dans l'obligation de tenir à jour sa comptabilité dans le respect des règles en vigueur.
Pour ce faire, deux solutions se présentent. ✌
--> Soit la comptabilité est faite au sein même de l'entreprise, auquel cas des employés sont assignés à cette tâche.
--> Soit elle est gérée, de manière totale ou partielle, par une personne extérieure à l'entreprise, ou par une autre entreprise dont c'est le cœur de métier (cabinet d'expertise comptable).
On parle alors d’externalisation de sa comptabilité (ou de sa gestion comptable). L'externalisation comptable séduit de plus en plus d'entreprises car elle présente de multiples avantages !
Définition de l’externalisation comptable
L’externalisation comptable consiste à confier tout ou partie de sa gestion comptable à un prestataire externe, généralement un cabinet d'expertise comptable ou un comptable indépendant.
Pourquoi externaliser sa comptabilité ?
Un dirigeant décide d'externaliser sa comptabilité d'entreprise lorsque certains services deviennent trop complexes à gérer en interne.
Cette approche permet aux entreprises de mieux se concentrer sur leur cœur de métier tout en garantissant une gestion financière conforme aux obligations légales.
Quand décider d’externaliser sa gestion comptable ?
L’externalisation comptable devient une option stratégique dans plusieurs situations :
1. Manque de ressources internes 🏢
Si votre entreprise ne dispose pas d’un service comptable structuré ou que la gestion en interne devient trop chronophage, externaliser permet d’éviter les erreurs et de gagner en efficacité.
2. Croissance de l’entreprise 📈
Lorsqu’une entreprise grandit, ses obligations comptables deviennent plus complexes (gestion de la TVA, paie, consolidation des comptes, etc.). Un expert externe permet d’accompagner cette évolution en toute conformité.
3. Optimisation des coûts 💰
Embaucher un comptable en interne représente un coût fixe important (salaire, charges, formation). Externaliser permet de maîtriser son budget en payant uniquement pour les services nécessaires.
4. Sécurisation et conformité réglementaire 📑
La comptabilité est soumise à des normes strictes et en constante évolution. Faire appel à un prestataire externe garantit une gestion conforme aux obligations légales et limite les risques d’erreurs ou de pénalités fiscales.
Quelles sont les missions délégables en cas d’externalisation comptable ?
📍 Les principales missions comptables externalisées sont les suivantes :
gestion fiscale,
immobilisations,
établissement des comptes annuels,
travaux d'inventaire.
💻 La saisie comptable peut aussi être externalisée, ce qui implique de confier un certain nombre de tâches :
📊 Afin d’accroître la productivité, ces diverses missions seront confiées à un expert-comptable travaillant souvent au sein d'un cabinet d'expertise.
Les différentes formules d’externalisation comptable
Externalisation partielle
L’externalisation partielle consiste à confier uniquement certaines tâches comptables à un prestataire externe tout en gardant une partie de la gestion en interne.
Par exemple, l’entreprise peut déléguer la saisie comptable et la gestion de la paie tout en conservant le contrôle de la facturation et du suivi des paiements. Cette solution est idéale pour les entreprises souhaitant alléger leur charge de travail tout en gardant la maîtrise de certains aspects financiers.
Beaucoup d’entreprises gardent la saisie comptable et délèguent juste la révision des comptes.
Externalisation complète
Dans ce modèle, l’ensemble de la comptabilité est confié à un expert-comptable externe :
tenue des comptes,
déclarations fiscales,
gestion de la trésorerie,
production des bilans,
etc.
L’entreprise bénéficie d’un accompagnement global. Cette option est adaptée aux TPE, PME et startups qui ne disposent pas d’un service comptable interne structuré.
Avantages de l’externalisation comptable
L'externalisation de votre pré comptabilité auprès d'un assistant indépendant comporte de nombreux avantages.
1. Réduire le temps passé sur les tâches comptables chronophages
Elle permet tout d'abord de consacrer moins de temps à sa gestion administrative. Votre temps de travail est donc davantage dédié aux missions stratégiques et à forte valeur.
Vous devenez plus rentable. 💰
2. Diminuer les coûts liés à la gestion des tâches comptables
Externaliser sa comptabilité permet de faire des économies non négligeables.
Le recrutement de personnel génère en effet des coûts supérieurs, quelle que soit la taille de l'entreprise, en cotisations sociales par exemple. Libéré de celles-ci, l'employeur est gagnant !
3. Assurer la sécurité des comptes
Faire appel à un secrétariat externalisé pour sa gestion comptable permet de faire appel à des professionnels qualifiés. La sécurité des comptes est automatiquement assurée. 🔒
2 inconvénients de l'externalisation comptable
Le chef d'entreprise aura des frais de prestation avec un coût horaire adapté au profil métier souhaité et à la complexité des missions externalisées.
Les éléments de comptabilité externalisée sont mis à disposition d'un organisme extérieur aux intérêts directs de l'entreprise, ce qui entraîne un risque sur un plan stratégique et l’absence de visibilité en temps réel.
Comment mettre en place l’externalisation de votre comptabilité ?
Vous souhaitez externaliser votre gestion comptable ? Deux grandes étapes sont à respecter :
Afin de procéder à l'externalisation comptable de votre entreprise, vous devrez valider le profil du prestataire avec lequel vous souhaitez collaborer.
Une fois votre choix effectué, vous pourrez signer le contrat qui sanctionne l'accord établi entre la société donneuse d'ordres et la société chargée de s'y conformer.
Ce contrat est appelé « lettre de mission ». Il permet de formaliser :
la teneur des échanges entre les deux entreprises,
le détail des missions comptables externalisées ainsi que les honoraires fixés.
Éléments obligatoires du contrat de mission 🔍
Ce document, pour être valable, doit mentionner un certain nombre d'éléments relatifs aux deux sociétés, et notamment à la société cliente. Il faut que soient indiqués :
sa raison sociale et son statut juridique,
son secteur d'activité,
ses effectifs,
sans oublier un inventaire des documents comptables mis à disposition de la société prestataire.
Différences entre externalisation comptable et sous-traitance
Le contrat atteste également de la différence entre :
Externalisation comptable
Sous-traitance
La première concerne la délégation de tâches liées directement au fonctionnement de l'entreprise donneuse d'ordres, tandis que la sous-traitance a trait à la délégation de tâches relatives aux activités de production.
Comment choisir votre expert-comptable ?
L’externalisation implique de confier tout ou partie de votre comptabilité à un prestataire externe, ce qui nécessite un expert-comptable expérimenté qui vous aide à structurer votre externalisation en définissant des processus adaptés :
- fréquence des reportings,
- automatisation des tâches comptables,
- gestion des déclarations fiscales...
L'expert-comptable vous conseillera sur les outils numériques à adopter pour fluidifier vos échanges et améliorer la visibilité sur vos finances. Un mauvais choix pourrait entraînera des erreurs coûteuses et une perte de contrôle.
1. Le rôle de l'expert-comptable
L'expert-comptable est un professionnel de l'expertise d'entreprise.
Il intervient :
lors de la phase de création d'une entreprise,
lorsque celle-ci est en cours de développement,
ou même lors d'une transmission.
C'est un acteur majeur dans la vie de l'entreprise et un atout de poids dans l'externalisation comptable.
L'expert-comptable est indispensable lorsqu'une société est créée ou reprise ! Il agit à plusieurs niveaux, que ce soit au plan comptable, fiscal ou juridique.
Il détermine la structure juridique adéquate de l'entreprise en fonction de la nature de celle-ci.
Ses autres missions :
gérer le régime fiscal,
rédiger les statuts,
aider à la construction d'un business plan.
La gestion comptable de la société
L'expert-comptable procède à la saisie comptable et détient le monopole des comptes annuels.
Il rédige aussi les contrats de travail, produit les bulletins de salaire et déclare l'ensemble des charges sociales.
C'est lui qui se charge de la rédaction des procès-verbaux des Assemblées Générales.
Un rôle de conseiller particulier
Pour finir, l'expert-comptable possède un rôle de conseil auprès du dirigeant de l'entreprise relativement à la comptabilité, à la fiscalité, à la gestion d'ensemble ou sur tout dossier juridique.
Son but est de concourir à l'optimisation économique de la société. Cette aide apportée se fait dans le cadre d'un code de déontologie qui lui est propre.
2. Choisir votre expert-comptable en 5 étapes !
Commencez par définir vos besoins !
Avez-vous besoin d’une simple gestion comptable ou d’un accompagnement plus poussé sur la gestion financière, le pilotage d’activité ou la recherche de financements ?
Vérifiez les qualifications de l’expert-comptable : il doit être inscrit à l’Ordre des experts-comptables, ce qui garantit son professionnalisme et son respect des normes en vigueur.
La proximité géographique peut être un critère important si vous souhaitez des rendez-vous réguliers, mais de nombreux cabinets proposent aujourd’hui des services 100 % en ligne.
Comparez les honoraires : les tarifs varient en fonction des prestations et de la taille de votre entreprise.
Privilégiez un expert-comptable avec qui vous avez un bon relationnel. Une collaboration efficace repose sur une communication fluide et une confiance mutuelle.
Pour conclure
L'outsourcing reste une solution judicieuse pour les entreprises souhaitant gagner en efficacité sans sacrifier la qualité de leur comptabilité !
L'externalisation de sa comptabilité offre des avantages, notamment en termes de gain de temps, de flexibilité et d'optimisation des coûts. Toutefois, il est essentiel de bien choisir son prestataire pour garantir la sécurité et la transparence des opérations.
Avec un expert-comptable compétent, l'entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier tout en assurant une gestion comptable efficace et conforme.
*A noter que la société 3H18 ou les intervenants de son réseau ne peuvent se substituer aux experts-comptables et prendre sous leur responsabilité des missions de tenue ou vérification comptable (Ordonnance N°45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée).
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