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Chaque entreprise, quelle qu'en soit la taille, est dans l'obligation de tenir à jour sa comptabilité dans le respect des règles en vigueur.

Pour ce faire, deux solutions se présentent. ✌

Soit la comptabilité est faite au sein même de l'entreprise, auquel cas des employés sont assignés à cette tâche.

Soit elle est gérée, de manière totale ou partielle, par une personne extérieure à l'entreprise, ou par une autre entreprise dont c'est le cœur de métier (cabinet d'expertise comptable).

L'externalisation comptable séduit de plus en plus d'entreprises car elle présente de multiples avantages !

3H18 fait le tour de la question pour vous accompagner dans vos choix comptables.

Nous allons voir tout d'abord les avantages à externaliser votre pré comptabilité et les rares inconvénients qu'elle comporte.

Ensuite, nous détaillerons l'outsourcing comptable, soit la mise en place de la logistique nécessaire à l'externalisation de sa gestion pré comptable.

Enfin, nous nous attarderons sur la manière dont il faut procéder, avec un focus sur le choix primordial de votre expert-comptable ! ☝


Pourquoi externaliser sa comptabilité ?

Un dirigeant décide d'externaliser sa comptabilité d'entreprise lorsque certains services deviennent trop envahissants en interne.

Les principales missions comptables externalisées sont les suivantes :

- la gestion fiscale,

- les immobilisations,

- l'établissement des comptes annuels,

- les travaux d'inventaire.

La saisie comptable peut également être externalisée, ce qui implique la délégation d'un certain nombre de choses à gérer :

- la paie,

- le bilan des achats et des ventes,

- le suivi des factures et la gestion des notes de frais,

- l'administration bancaire,

- le tri et le classement de documents,

- les déclarations de TVA,

- la trésorerie

- et la gestion des frais généraux.

Dans le souci d'accroître la productivité de l'entreprise, ces diverses missions seront confiées à un expert-comptable qui, la plupart du temps, travaille au sein d'un cabinet d'expertise.

Les avantages à externaliser votre précomptabilité avec l'aide d'un assistant

L'externalisation de la comptabilité auprès d'un assistant indépendant comporte de nombreux avantages ! Elle permet tout d'abord de consacrer moins de temps à sa gestion administrative. Votre temps de travail est donc davantage dédié aux missions stratégiques et à forte valeur. Vous devenez plus rentable.

En outre, externaliser sa comptabilité permet de faire des économies non négligeables.

--> La raison ? Le recrutement de personnel génère des coûts supérieurs, quel que soit la taille de l'entreprise, en cotisations sociales par exemple. Libéré de celles-ci, l'employeur est gagnant.

En revanche, il faut aussi compter avec quelques inconvénients. Le chef d'entreprise doit prévoir des frais de prestation avec un coût horaire conséquent. Par ailleurs, les éléments de comptabilité externalisée sont mis à disposition d'un organisme extérieur aux intérêts directs de l'entreprise, ce qui entraîne à la fois un risque sur un plan stratégique et une absence de visibilité en temps réel.

En bref, faire appel à un secrétariat externalisé permet aussi de confier une partie de sa gestion comptable à des professionnels qualifiés. La sécurité des comptes est automatiquement assurée. 🔒

Qu'est-ce que l'outsourcing comptable ?

Le Business Process Outsourcing permet à une société d'externaliser tout ou partie de sa comptabilité et de sa logistique.

Cette entreprise peut ainsi se recentrer sur son activité principale.

En termes de processus métiers, l'outsourcing repose essentiellement sur :

  • La digitalisation et l'indexation de documents afin d'alimenter une base de données informatives pérenne,
  • L'amélioration de la flexibilité : Adaptation des services en fonction des besoins de l'entreprise, sans contrainte d'embauche à long terme.
  • L'optimisation des coûts : Réduction des dépenses fixes liées aux ressources internes et accès à des compétences spécialisées à moindre coût.
  • L'accès à des compétences spécialisées : Bénéficier d'une expertise que l'entreprise ne possède pas en interne, sans avoir à recruter de nouveaux talents.
  • L'amélioration de l'efficacité : Libérer des ressources internes pour se concentrer sur les activités à forte valeur ajoutée.
  • La gestion des risques : Répartition des risques opérationnels avec le prestataire, notamment en matière de conformité et de respect des délais.
  • L'innovation continue : Accès aux technologies et méthodes de travail les plus récentes grâce à l'expertise des prestataires.
  • Le traitement des tâches chronophages :  comme la comptabilité, la gestion RH ou le support client.
  • Certains aménagements, notamment informatiques, sont requis de la part de l'entreprise pour que l'automatisation puisse être mise en place.

    L'outsourcing concourt ainsi à l'efficience de la société d'un point de vue technique. 📈

    Qui peut profiter de l'outsourcing comptable ?

    Cette pratique est adoptée par toutes sortes d'entreprises et de départements en demande. Il peut aussi bien s'agir de la direction des achats ou du service financier que de la DSI. Il peut aussi être question de répondre à l'impossibilité, temporaire ou permanente, d'embaucher une secrétaire comptable.

    Le management par outsourcing se fait suivant trois schémas distincts :

    1. Outsourcing offshore

    La société qui décide de déléguer certaines tâches administratives contacte une entreprise à l'étranger.

    2. Outsourcing nearshore

    Il y a ensuite la pratique nearshore, c'est-à-dire le fait d'externaliser à l'étranger, mais dans un pays voisin, frontalier, voire simplement dans une autre région du même pays.

    3. Outsourcing onshore

    Cette forme d'externalisation consiste à faire appel à un prestataire étranger qui va missionner des employés pour travailler directement sur site ou dans l'environnement proche de la société donneuse d'ordres.

    Certains dirigeants craignent parfois de perdre le contrôle de leur organisation en externalisant et ne pas avoir la vision globale des missions et projets en cours.

    Ces inquiétudes peuvent être combattues au regard des économies rapidement obtenues, des avantages fiscaux ou d'un gain manifeste en flexibilité de fonctionnement que perme l'externalisation de sa pré comptabilité.

    Bien choisir votre prestataire pour ne pas avoir à le regretter demeure fondamentale pour ne pas voir ces craintes ressurgir.

    Comment externaliser sa comptabilité ?

    Afin de procéder à l'externalisation comptable de votre entreprise, vous devrez donc valider le prestataire avec lequel vous souhaitez collaborer.

    Une fois ceci fait, vous pourrez signer le contrat qui sanctionne l'accord établi entre la société donneuse d'ordres et la société chargée de s'y conformer. Ce contrat est aussi appelé « lettre de mission ». Elle permet de formaliser la teneur des échanges entre les deux entreprises, le détail des missions confiées ainsi que les honoraires fixés.

    Ce document, pour être valable, doit mentionner un certain nombre d'éléments relatifs aux deux sociétés, et notamment à la société cliente. Il faut que soient indiqués :

    - sa raison sociale et son statut juridique,

    - son secteur d'activité,

    - ses effectifs,

    - sans oublier un inventaire des documents comptables mis à disposition de la société prestataire.

    Le contrat atteste également de la différence entre externalisation administrative et sous-traitance :

    --> la première concerne la délégation de tâches liées directement au fonctionnement de l'entreprise donneuse d'ordres,

    --> tandis que la sous-traitance a trait à la délégation de tâches relatives aux activités de production.

    Le choix de l'expert-comptable

    L'expert-comptable est un professionnel de l'expertise d'entreprise. Il intervient lors de la phase de création d'une entreprise, lorsque celle-ci est en cours de développement, ou même lors d'une transmission. C'est un acteur majeur dans la vie de l'entreprise et un atout de poids dans l'externalisation comptable.

    L'expert-comptable est avant tout la personne qu'il est indispensable de faire intervenir lorsqu'une société est créée ou reprise. Il agit à plusieurs niveaux, que ce soit au plan comptable, fiscal ou juridique. Il détermine ainsi la structure juridique adéquate de l'entreprise en fonction de la nature de celle-ci. L'expert-comptable gère également le régime fiscal, rédige les statuts et peut aider à la construction d'un business plan.

    En deuxième lieu, l'expert-comptable tient, comme son nom l'indique, la comptabilité externalisée de la société.

    Il procède à la saisie comptable et détient le monopole des comptes annuels. Il rédige aussi les contrats de travail, produit les bulletins de salaire et déclare l'ensemble des charges sociales. C'est lui qui se charge de la rédaction des procès-verbaux des Assemblées Générales.

    Pour finir, l'expert-comptable possède un rôle de conseil auprès du dirigeant de l'entreprise relativement à la comptabilité, à la fiscalité, à la gestion d'ensemble ou sur tout dossier juridique. Son but est de concourir à l'optimisation économique de la société. Cette aide apportée se fait dans le cadre d'un code de déontologie qui lui est propre.

    Pour conclure

    --> L'outsourcing reste une solution judicieuse pour les entreprises souhaitant gagner en efficacité sans sacrifier la qualité de leur comptabilité !

    --> L'externalisation de sa comptabilité offre des  avantages, notamment en termes de gain de temps, de flexibilité et d'optimisation des coûts. Toutefois, il est essentiel de bien choisir son prestataire pour garantir la sécurité et la transparence des opérations.

    --> Avec un expert-comptable compétent, l'entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier tout en assurant une gestion comptable efficace et conforme.

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