Quelle que soit la raison, les entreprises seront toujours confrontées au défi d'optimiser l'espace de travail pour favoriser la productivité et le bien-être des employés. Dans cet article, nous vous présenterons 7 conseils d'office manager indépendant pour maximiser l'utilisation de vos locaux d'entreprise !
Que ce soit par la numérisation des documents ou l'utilisation d'outils de visualisation en 3D, ces conseils vous aideront à créer un environnement de travail efficace et adapté à vos besoins spécifiques.
Les situations qui peuvent vous amener à vouloir optimiser l’espace de vos locaux
Les situations qui peuvent vous amener à vouloir optimiser l'espace de vos locaux sont nombreuses et diverses. Voici quelques exemples courants :
Si votre entreprise connaît une croissance rapide et que vous embauchez de nouveaux collaborateurs, il sera nécessaire d'adapter l'espace de travail pour accueillir ces nouveaux effectifs de manière confortable et productive. Sachez qu’il est préférable d’attribuer à vos salariés 10m² chacun.
L’entreprise qui déménage vers de nouveaux locaux représente l'occasion idéale de repenser l'aménagement de l'espace et de l'optimiser pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise et de ses employés.
Des travaux de rénovation ou d'agrandissement peuvent également amener à revoir la disposition de l'espace et améliorer son utilisation.
Si vous constatezdes problèmes d'organisation, des goulots d'étranglement ou des inefficacités dans votre disposition actuelle, c’est qu’il est grand temps d'optimiser l'espace pour remédier à ces problèmes et améliorer la productivité générale !
Vos employés ont exprimé des demandes spécifiques en matière d'aménagement de l'espace, notamment pour favoriser une meilleure collaboration, leurs besoins personnels (RQTH), la concentration ou encore la confidentialité. Prendre en compte ces demandes contribuera à une satisfaction accrue de vos employés et donc à leur fidélisation. Pensez-y !
Numériser vos documents administratifs pour optimiser l’espace de vos locaux
La numérisation de documents est un excellent moyen de gagner de la place ! Au lieu d'avoir des armoires remplies de dossiers et de papiers, vous pouvez stocker vos documents de manière électronique.
Cela permet non seulement de libérer de l'espace physique, mais aussi de faciliter l'accès aux informations, de les partager plus facilement et de les sauvegarder en toute sécurité. En utilisant des solutions de gestion électronique de documents (GED) ou des services de stockage en ligne, vous pouvez réduire considérablement l'encombrement des bureaux.
Répartir la surface selon les besoins des équipes
Il est également essentiel de prendre en compte les préférences des équipes lors de la conception de l'espace de travail.
En demandant à vos employés quels sont leurs besoins et leurs préférences en termes de surface et d'aménagement, vous éviterez les déceptions. Bien entendu, il n’est pas toujours possible de satisfaire chaque demande. Veillez à ce que la faisabilité du projet soit présente avant de vous engager et faites appel à un office manager freelance pour vous aider à recueillir des insights.
Certains collaborateurs préféreront peut-être des bureaux fermés pour une meilleure confidentialité et concentration, tandis que les plus sociables seront plus à l'aise en travaillant côte à côte en open space.
Utiliser des outils de visualisation 3D
En ce qui concerne l'aménagement des locaux, il existe aujourd'hui des outils et des applications qui permettent de visualiser la disposition des lieux en 3D. Ces outils peuvent être utilisés pour créer des modèles virtuels de vos locaux, en y ajoutant des meubles et en testant différentes configurations.
Grâce à ces outils, vous vous faites une idée précise de l'espace disponible et des possibilités d’optimisation existantes. Ces simulations en 3D facilitent votre prise de décision.
Investir dans du mobilier de bureau modulaire
Par ailleurs, avez-vous pensé à utiliser des meubles spécialement conçus pour optimiser l'espace dans les locaux professionnels ? Comme par exemple :
Des bureaux modulaires qui peuvent être configurés selon les besoins,
des armoires de rangement intégrées au mur et multifonctionnelles,
des étagères suspendues pour libérer l'espace au sol,
et bien d'autres solutions ingénieuses.
Travailler dans un espace de travail optimisé et bien rangé sécurise aussi les déplacements de vos salariés, parfois pressés ou inattentifs ! Terminés les chutes et les chocs !
Favoriser le matériel informatique sans fil
Quoi de plus déplaisant que des câbles posés à même le sol ou trônant sur nos bureaux en guise de décoration ?
Optez pour des solutions technologiques sans fil. Vous réduirez ainsi l'encombrement des pièces de votre entreprise. Imprimantes, systèmes de sonorisation et de visioconférence… Ne laissez plus aucune place aux zones désordonnées !
Rentabiliser l’espace des zones communes
Les zones communes, comme les halls d'entrée, les couloirs et les espaces de détente, peuvent servir à la fois de lieux de rassemblement, de collaboration et de travail individuel.
Par exemple, vous pouvez installer des sièges confortables près de prises électriques accessibles pour permettre aux employés de travailler sur leurs ordinateurs portables tout en profitant d'un espace informel.
Un couloir peut de plus accueillir une machine à café sans problème si sa largeur le permet !
Demandez à votre office manager indépendant de sonder vos équipes pour connaître leurs souhaits en matière d’équipements collectifs.
L’office manager indépendant du réseau 3h18 optimise l’espace de vos locaux d’entreprise !
Vous vous en doutez, l’un des meilleurs conseils que nous pouvons vous donner est de faire appel à un office manager indépendant. Chez 3h18, nos offices managers et autres profils d’assistants freelances ont l’habitude d’accompagner les entreprises dans leur transformation.
Tous sont formés pour étudier et analyser vos locaux existants afin de proposer des solutions sur mesure pour optimiser votre espace de travail.
Grâce à leur vaste expertise et à leur expérience dans la gestion des espaces professionnels, les offices managers indépendants sont des spécialistes aguerris dans l'optimisation de l'espace.
Ayant collaboré avec diverses entreprises de différents secteurs, ils sont familiers avec les meilleures pratiques en matière d'aménagement. Leur connaissance approfondie du domaine leur permet d'identifier rapidement les éventuels problèmes et de proposer des solutions adaptées à chaque situation.
Comment l’office manager optimise-t-il l’espace de vos locaux d’entreprise ?
Tout d’abord, un office manager indépendant effectuera une analyse approfondie de vos locaux, en prenant en compte vos besoins spécifiques, votre culture d'entreprise et les objectifs que vous souhaitez atteindre.
Cette analyse personnalisée permettra de trouver les meilleures solutions pour optimiser l'espace en fonction de vos contraintes et de vos objectifs.
Puis, l'office manager indépendant vous accompagnera tout au long du processus de conception et de planification de l'aménagement de vos locaux. Il travaillera avec vous pour comprendre vos besoins, vos préférences et votre budget, et créera des plans d'aménagement sur mesure. Il pourra également intégrer des outils de visualisation en 3D dans le cadre de sa mission pour vous donner une idée précise de l'apparence finale des locaux.
Pourquoi déléguer l’optimisation de ses locaux à un office manager indépendant ?
Rester concentré sur votre cœur de métier
Déléguer l’optimisation de vos locaux à un office manager externalisé vous permet de vous concentrer sur votre activité principale tout en ayant l'assurance que votre projet d'aménagement est entre de bonnes mains.
Faire appel à un expert
L'office manager indépendant travaillera en étroite collaboration avec vous pour optimiser les coûts liés à l'aménagement de vos locaux. Il connaît les meilleures pratiques pour maximiser l'utilisation de l'espace tout en respectant votre budget.
Son expertise leur permet d'identifier des solutions économiques sans compromettre la qualité du résultat final. Par exemple, avec des outils de planification des tâches comme Notion ou Trello, il organisera sans frais supplémentaire le déroulement des opérations.
Réduire les coûts
Enfin, le coût d’un office manager indépendant sera moins élevé que celui d’un assistant permanent ! D’autant plus si la mission requiert une intervention ponctuelle de quelques jours ou quelques semaines.
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Réussir sa conduite du changement
L'office manager indépendant ne se contente pas d'optimiser l'espace physique, il peut également vous accompagner dans la gestion du changement lié à l'aménagement de vos locaux.
Grâce à des stratégies de communication et des programmes d'adaptation sur mesure, il facilite la transition des équipes vers leur nouvel espace de travail. Cela permet à vos employés de s'adapter plus facilement à leur environnement et de tirer pleinement parti des avantages.
En résumé
En résumé, pour optimiser l'espace des locaux de sa société, il est conseillé de :
numériser ses documents papier,
prendre en compte les préférences des équipes lors de l'aménagement,
utiliser des outils de visualisation en 3D pour mieux planifier l'espace,
choisir des meubles spécialement conçus pour gagner de la place,
investir dans du matériel informatique sans fil,
optimiser les zones communes,
faire appel à un office manager pour piloter le projet et coordonner les différentes étapes de la transformation, depuis la planification des tâches jusqu’à l’accompagnement des équipes de travail.
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