Facture électronique : quelles conséquences pour les assistants administratifs et les experts-comptables ?

L'arrivée en 2024 de la facture électronique va bouleverser le traitement classique par les experts-comptables des pièces remontant de chez leurs clients, mais aussi le travail de proximité réalisé par les assistants administratifs.

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De l'organisation administrative d'une petite et moyenne entreprise dépend la rentabilité des dossiers RH pour les cabinets. 

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Ceci explique la forte tendance de ces derniers à faire appel pour leurs clients les moins organisés à une assistante administrative. 

L’assistant administratif : un levier d'amélioration de la marge du cabinet

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Une assistante administrative présente l’avantage d’être déjà formée aux outils de capture de pièces utilisés par leurs clients. Elle peut en outre travailler dans leurs bureaux ou à distance, du fait de son statut d’indépendante.

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Le panier moyen des honoraires annuels facturés par les experts comptables en France est proche des 3200 € HT. L'intervention d’un office manager ou d'un assistant de gestion en amont de la production comptable vient fortement améliorer la marge de l'expert-comptable.

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Et quand on sait que la pré comptabilité représente plus de 50% de la marge totale d'un dossier, tout ce qui peut accélérer la digitalisation en amont de la saisie comptable est un sujet à scruter avec beaucoup d'attention par les experts comptables comme les professionnels de l'assistance administrative aux petites entreprises.

Des PME pas toutes organisées sur le plan administratif

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Il existe selon nous 5 typologies de clients pouvant être classées selon leur niveau de maturité en organisation et utilisation d'outils digitaux :

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• Niveau 1 : Pas d’organisation, le dirigeant est rarement joignable.
• Niveau 2 : Un minimum de classement mais pas de capture digitale.
• Niveau 4 : Échanges par mail avec le cabinet.
• Niveau 5 : Tenue comptable assurée par l’entreprise, révision au sein du cabinet.
• Niveau 6 : Présence d’un office manager de gestion, ou d’un RAF, ou d’un  contrôleur de gestion dans l’entreprise.

Face à cette diversité de clients, 3 typologies d’experts-comptables se sont développées depuis les années 2010 :

• les experts-comptables en ligne.
• les experts-comptables 2.0.
• les experts-comptables traditionnels.

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🔥 Pour plus d'informations sur les caractéristiques de ces 3 experts comptables, je vous conseille de visionner le replay du webinaire que nous avons animé avec Éric Nidam de la société Mia sur le thème : “Comment choisir votre expert-comptable en 2023 ?”

Factures dématérialisées en 2024 : quelles conséquences pour les assistants administratifs ?

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A quelques mois de l'arrivée du projet de facture dématérialisée en 2024, les PME devraient fortement accélérer la prise en compte de cette transformation, à la fois : 

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• pour fluidifier leur organisation
• améliorer leur flux de gestion
• et simplifier les échanges avec leurs contreparties (client, fournisseur, banque, expert-comptable…).

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Cependant, la situation s'est bien améliorée depuis les années 2000 !

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Des solutions digitales ont structuré les échanges et fait augmenter la productivité les entreprises de façon drastique. Les collaborateurs en cabinet ont ainsi été formés à la capacité d'extraire et d’importer des fichiers de données dans l'outil de production du cabinet. La multiplicité des applications oblige d’ailleurs celles-ci à s’interfacer entre elles pour permettre le partage de données. Un fait aujourd’hui permis par la technologie.

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Les assistants administratifs sont devenus de véritables ambassadeurs des éditeurs tels que : 

• Quick books, 
• Penny Lane, 
• Sineo, 
• IPaidThat,
• … 

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Par ailleurs, ils interviennent souvent à l'initiative de l'expert-comptable pour remettre de l'ordre dans le classement, l'archivage, le scan des pièces comptables en amont de la saisie.

Les conséquences de la facturation électronique pour les experts comptables

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Afin de bénéficier de tarifs très agressifs, les cabinets ont réussi à imposer une organisation et l'obligation d'utiliser des outils de digitalisation à leurs clients. Il en va de la marge par dossier pour le cabinet mais aussi du niveau de satisfaction des collaborateurs, de plus en plus pollué par des demandes chronophages.

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Dans ce contexte, le projet Facture-X devrait en fait grandement faciliter la gestion des flux entre les PME et leur expert-comptable.

8 bouleversements prévisibles dans l’organisation administrative des PME

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La facture électronique va obliger les entreprises à utiliser des espaces de gestion digitaux. Ces espaces en ligne (od, ppf, pdp) vont : 

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1. Faciliter l’émission des factures électroniques des chefs d'entreprise à destination de leurs clients
2. Accélérer les procédures de recouvrement.
3. Améliorer la remontée des pièces comptables vers le cabinet.
4. Améliorer la marge par client pour l'expert-comptable.
5. Accroître la capacité à proposer des missions de mise en forme de tableaux de bord de trésorerie par les experts comptables ou les assistants de gestion délégués chez leurs clients.
6. Améliorer la gestion des notes de frais pour les chefs d'entreprise.
7. Permettre de retrouver dans une GED accessible à plusieurs contreparties les pièces comptables, les courriers et les déclarations.
8. Permettre de disposer d'un état de trésorerie personnalisé pour chaque patron de PME, associant les différentes recettes et dépenses de l'entreprise aux relevés bancaires de celle-ci.

⚠ On peut s'attendre à ce que les PME ne soient pas toutes au rendez-vous en 2024. Quelques-unes ont beaucoup de mal à mettre en place ces outils mais aussi la nouvelle organisation imposée par le projet Facture-X.

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Les assistants administratifs : un rôle d'ambassadeur

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Dans ce contexte, les assistants administratifs et les offices manager polyvalents travaillant dans les locaux des clients ont un rôle éminemment important à jouer ! Il s'agira de : 

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• accompagner cette transformation digitale, 
• de mettre en place de nouveaux outils, 
• et de former les équipes au sein des TPE PME.

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Mais aussi d'intervenir au sein des PME quelques demi-journées par semaine afin de :  

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• s'assurer que l'ensemble des flux de gestion soit correctement digitalisé
• et que le chef d'entreprise dispose bien des tableaux de bord, du pilotage de la trésorerie, d'une synthèse mensuelle de son résultat d'exploitation et des tableaux de bord émis par son expert-comptable.

Une résistance qui s’organise en silence

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Rappelons que le projet Facture-X est imposé par l'État. La résistance des collaborateurs au sein des cabinets comptables des PME ne devrait pas durer longtemps. Toutefois, si les entreprises ne sont pas accompagnées par une assistance administrative et comptable de proximité, le risque est de voir durer pendant encore quelques années une forte hétérogénéité au sein d'entreprises qui auront intégré le projet Facture X à différents niveaux.

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Cela entraînera inévitablement des solutions de situations hybrides. Avec comme conséquences : de nombreux outils cohabitant, des pratiques diverses et non standardisées, le papier se mêlant à l'électronique et générant par exemple des actions de double saisie… Autant de processus chronophages au sein des entreprises et des cabinets comptables qui pourront être observés.

Des tâches administratives toujours confiées aux humains ?

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Il restera toujours des tâches manuelles que seul un humain peut effectuer : 

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• la vérification des pièces comptables et leur pointage,
• le classement et l'archivage électronique des documents,
• la gestion des encaissements et des litiges fournisseurs,
• le pilotage de la trésorerie,
• la mise en forme de tableau de bord spécifique pour le chef d'entreprise,
• la facturation client sur les outils digitaux,
• ou le recouvrement des impayés,
• etc.

Ce qu’il faut retenir de cet article :  

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L’avènement de la facture électronique est une opportunité unique pour les assistants administratifs qui pourront à l’issue du projet proposer de nouveaux services aux chefs d'entreprise.

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Pour les cabinets d’expertise comptable, il s'agira d’organiser les processus d’échanges avec leurs clients sur de nouvelles bases et avec de nouveaux outils.

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La dématérialisation des échanges et des pièces comptables, en particulier de la facture, va faciliter sa comptabilisation et n’est donc que la partie visible de l’iceberg…