Beaucoup de dirigeants de petites entreprises et de personnes qui exercent en profession libérale se disent débordés par la gestion administrative.
En raison du coût fixe important que cela représente, la plupart ne veulent, ou ne peuvent, recruter une assistante administrative à temps plein. Il suffit pourtant de se tourner vers les solutions de secrétariat externalisé sans engagement pour bénéficier d’une assistance administrative sur mesure.
Vous perdez trop de temps au quotidien avec la paperasse ?
Vous ressentez le besoin de vous recentrer sur la gestion de la relation client ?
Découvrez les nombreux bénéfices que peut vous apporter une assistante externalisée !
3h18 est un réseau d’experts proposant des prestations de services administratifs en télétravail ou sur site pour simplifier la gestion d’entreprise et le suivi des démarches administratives au sein des TPE et PME.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un secrétariat externalisé ?
Les missions d’une secrétaire externalisée
1. Assurer la gestion des appels entrants
2. Gérer votre agenda et vos rendez-vous
3. Rédiger et mettre en forme vos documents
4. Suivre votre facturation et vos relances
1. Réduction des coûts
2. Flexibilité
3. Expertise sur demande
Quels sont les tarifs d’un secrétariat externalisé ?
Une assistante externalisée disponible en 48 heures
Comment devenir assistante externalisée chez 3h18 ?
Qu’est-ce qu’un secrétariat externalisé ?
Un secrétariat externalisé consiste à confier tout ou partie des tâches administratives d’une entreprise à un prestataire externe, indépendant ou en entreprise spécialisée. Plutôt que d’embaucher une secrétaire en interne, vous bénéficiez d’un service sur-mesure, à distance ou sur site, selon vos besoins.
Ce mode de fonctionnement offre une grande souplesse.
Certaines tâches, qu’elles soient ponctuelles ou récurrentes, peuvent être déléguées à un prestataire externe.
En faisant appel à une assistante indépendante capable d’assurer le rôle de standardiste, vous vous libérez du temps pour assurer une gestion de votre PME plus réactive.
2. Gérer votre agenda et vos rendez-vous
Une secrétaire externalisée peut organiser vos prises de rendez-vous, optimiser votre emploi du temps et éviter les doublons. Vous gagnez en efficacité et en sérénité en vous concentrant sur l’essentiel.
3. Rédiger et mettre en forme vos documents
Besoin de comptes rendus, de présentations professionnelles ou de courriers administratifs ? Une assistante externalisée peut prendre en charge ces tâches avec rigueur et rapidité, tout en respectant votre charte graphique.
4. Suivre votre facturation et vos relances
Ne laissez plus les impayés s’accumuler ! Une secrétaire externalisée peut gérer l’émission de vos factures, assurer le suivi des paiements fournisseurs et relancer les clients en retard, garantissant ainsi une meilleure santé financière pour votre entreprise.
Avantages d’un secrétariat externalisé
Vous avez besoin d’aide pour assurer :
La gestion du personnel ?
La prise de rendez-vous ?
La gestion d’agenda ?
Vous voulez une assistante bilingue pour répondre à vos clients étrangers et qu’elle maîtrise parfaitement les outils informatiques pour préparer des tableaux de bord ?
Le secrétariat externalisé vous permet d’intégrer des compétences à la demande au sein de votre structure pour répondre à des besoins réguliers ou ponctuels.
Il est ainsi possible de remplacer un salarié pendant ses congés payés ou de faire face à un surcroît temporaire d’activité.
1. Réduction des coûts
Externaliser son secrétariat permet d’éviter les charges liées à l’embauche d’un salarié en interne : salaires, cotisations sociales, matériel, formation… Vous ne payez que pour les services utilisés, ce qui optimise votre budget.
2. Flexibilité
Que ce soit pour quelques heures par semaine ou une mission plus longue, le secrétariat externalisé s’adapte à vos besoins. Vous bénéficiez d’un service sur-mesure, sans engagement à long terme, idéal pour gérer les imprévus et les pics d’activité.
3. Expertise sur demande
En externalisant, vous accédez à des professionnels qualifiés immédiatement opérationnels. Besoin d’une assistante maîtrisant un logiciel spécifique ou parlant plusieurs langues ? L’externalisation vous offre cette expertise sans devoir recruter et former en interne.
Quels sont les tarifs d’un secrétariat externalisé ?
Les tarifs d’un secrétariat externalisé varient en fonction de plusieurs critères :
Le type de mission
Le mode de facturation : certaines assistantes facturent à l’heure (entre 55 et 70€/h), d’autres proposent un forfait mensuel selon le volume de travail.
Le niveau d’expertise
En moyenne, il faut compter 200 à 500 € par mois pour un forfait de quelques heures par semaine et 1 500 € ou plus pour une gestion plus complète.
Grâce au télétravail, vous n’aurez même pas à aménager vos bureaux, le secrétariat externalisé est possible à distance !
Secrétariat téléphonique, suivi des factures et relances clients, gestion des courriers et rédaction de comptes-rendus…
Gagnez du temps quotidiennement grâce à une assistante externalisée !
Comment devenir assistante externalisée chez 3h18 ?
Vous avez suivi une formation en secrétariat, gestion RH, pré comptabilité ou gestion commerciale ?
Vous justifiez de nombreuses années d’expérience dans des services administratifs de PME ?
Si le métier de secrétaire vous passionne et que vous voulez gagner en autonomie, contactez un conseiller 3H18 qui évaluera votre motivation et vos compétences lors d’un entretien individuel.
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