Votre assistance administratif 3H18 arrive demain dans votre entreprise ! Et vous vous demandez : comment l'accueillir ? Comment le ou la manager, cadrer son travail, …
Avec plus de 150 missions en cours ou passées à notre actif, nous pouvons dire que la confiance et la communication sont les 2 piliers d'une relation de qualité.
Voici nos quelques recommandations pour un partenariat gagnant !
Prenez votre temps, et faites connaissance avec votre assistant.e. Il est important d'instaurer une bonne cohésion dans l'équipe que vous formerez avec il/elle, pour une efficacité optimale. Prenez le temps d'en savoir un peu plus sur son parcours, demandez-lui qui sont ses autres clients, …
Instaurez un climat de confiance basé sur la transparence. Les assistant.e.s aiment se sentir à l'aise et authentiques avec leur manager, pour un meilleur échange. Tout cela dans le respect et la courtoisie bien sûr !
Clarifiez vos grandes missions ainsi que les activités qui en découlent. C'est une discussion que votre office manager peut aborder avec vous lors de l'intégration et qui, du coup, lui permet de se projeter dans son activité.
Présentez-lui les moments forts de votre activité à court, moyen et long terme. Il est très important d'en parler dès son intégration, pour lui permettre de planifier au mieux son activité.
Indiquez-lui, dès son arrivée, vos attentes et vos besoins. Il est fondamental d'être sur la même longueur d'onde, pour vous éviter (et lui éviter) une perte de temps et une collaboration infructueuse. Soyez précis ! N'oubliez pas qu'il/elle peut rédiger un BOOK sur les process et le travail réalisé. Il sera utile en cas de congés ou d'absence imprévue.
Précisez-lui vos horaires de travail et ceux dédiés à vos obligations personnelles (enfants, sport…) pour une meilleure gestion de votre agenda. Vous aurez l'avantage de pouvoir moduler vos heures.
Valorisez votre office manager ! Votre assistant.e, comme tout autre collaborateur, a besoin de monter en compétences. Les formations et les sessions de coaching-lui permettront d'être performant.e, et toujours à jour de ce qui se fait dans sa fonction. 3H18 forme ses assistant.e.s, chaque mois mais vous aurez sans doutes des idées plus en lien avec vos besoins. Vous y gagnerez à tous les niveaux !
Tenez le/la informé.e de vos priorités afin qu'il/elle puisse anticiper les urgences, gérer et optimiser son temps.
Soyez à l'écoute et communiquez régulièrement avec il/elle via des entretiens récurrents. C'est le meilleur moyen de vous tenir l'un et l'autre informé des dossiers/sujets en cours.
Demandez-lui ses contraintes et intégrez ses délais de réalisation dans la fixation de vos propres délais. Jonglant en permanence avec plusieurs missions, cela lui sera favorable pour le respect les deadlines.
Précisez-lui les directives à suivre en votre absence. Ainsi il/elle saura délimiter ses zones de prise d'initiatives et son périmètre d'action.
Offrez-lui une certaine autonomie. Votre assistant.e est en mesure de proposer des idées et des solutions, de prendre des initiatives mais aussi des décisions lorsque cela est nécessaire. Encouragez cela !
Associez votre office manager aux rencontres et aux réunions quand vous le jugez opportun. En tant que partenaire, même freelance, cela l'aidera à assoir sa légitimité auprès de vos différents interlocuteurs internes et externes.
Aidez-le/la à identifier ses points forts et ses axes d'amélioration. N'hésitez pas à lui faire part de vos retours, en restant constructif. Mais n'oubliez pas qu'il/elle est chef d'entreprise aussi. Ainsi, il/elle vous considérera comme un client, et vous serez son point de préoccupation N°1. Son activité en dépend !
Et en cas de besoin, appelez votre responsable des opérations 3H18. Elle est là pour vous accompagner, coacher votre assistant.e et s'assurer que tout se passe comme vous le souhaitez.
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