Même si des hommes et des femmes ont décidé de se lancer dans l’aventure entrepreneuriale, la gestion d’une entreprise n’est pas une chose facile et elle engendre des tâches administratives chronophages.
L’externalisation administrative permet aux entreprises de se défaire de tâches complexes et qui prennent du temps à réaliser.
Parmi ces tâches figurent des procédures administratives indispensables au bon fonctionnement de la société. Comme :
⦁ le traitement des courriers,
⦁ la relance des impayés,
⦁ la gestion des pièces comptables,
⦁ l’élaboration des devis,
⦁ la rédaction de documents,
⦁ etc.
Externaliser sa gestion de documents s’avère une bonne stratégie qui permettra au dirigeant de se recentrer sur ses objectifs.
Faut-il envisager de déléguer entièrement la gestion administrative de son entreprise ?
Externalisation administrative : définition du concept
Être chef d’entreprise, c’est aussi être chef d’orchestre. Il faut pouvoir maîtriser plusieurs domaines et aussi bien les aspects techniques, juridiques que moraux. Tout en sachant en même temps gérer :
⦁ sa comptabilité,
⦁ les ressources humaines de son entreprise,
⦁ l’administration des ventes,
⦁ sa prospection commerciale,
⦁ ses prises de rendez-vous,
⦁ etc.
C’est pour cette raison que certains entrepreneurs font le choix d’externaliser la gestion de leur entreprise pour se recentrer sur leurs vrais objectifs.
En effet, l'externalisation administrative consiste à faire recours à des tiers qui ont pour missions de gérer la gestion des tâches administratives de la société. Cela implique la gestion des factures, des bons de livraison, des commandes, des courriers, ainsi que la gestion de tous les autres documents administratifs…
Externaliser la gestion administrative de quelle entreprise ?
L'externalisation des missions administratives est une excellente astuce pour le développement d’un projet entrepreneurial.
Toutefois, cette pratique ne s’adapte pas toujours à tous les contextes. Les grandes entreprises et les TGE ont des budgets dédiés au recrutement de personnes en charge de la gestion administrative. Faire appel à un tiers pour accomplir ces tâches ne représente donc pas d’intérêt majeur pour ces dernières.
En revanche, le soutien administratif est plutôt accessible pour les PME et TPE. Les représentants de ces entreprises ont besoin de temps pour la mise en valeur de leur société. Ils devront être bien entourés et devront être aussi accompagnés dans l’aboutissement de leur projet.
En quoi l'externalisation administrative est-elle profitable ?
Dans la vie quotidienne et privée, tout le monde s’accorde à penser que le simple fait de confier une tâche à une tierce personne permet de se libérer d’une charge de travail et donc de se dégager du temps pour la gestion d’une autre…
Il en va de même dans la vie professionnelle !
A condition que la qualité de la prestation soit bien présente, d’où l’intérêt de collaborer avec un partenaire qui dispose des compétences adéquates.
Le recours à un prestataire externe est une solution avantageuse pour :
⦁ les professions libérales,
⦁ les artisans,
⦁ les micro entrepreneurs,
⦁ et bien sûr les dirigeants d’entreprise.
L’entrepreneur gagne du temps
En tant que chef de petites et moyennes entreprises, vous avez beaucoup à gagner en confiant les tâches administratives à une personne externe.
A commencer par le temps. C’est d’ailleurs là le principal objectif de l’externalisation.
L’idée de créer sa propre entreprise reste la même pour les entrepreneurs :
⦁ être indépendant,
⦁ vivre de ses expertises,
⦁ s’affranchir des directives imposées aux salariés et gagner en liberté décisionnelle.
Tout cela sera promptement accompli en déléguant tout ou quelques parties de la gestion administrative de votre entreprise.
Le dirigeant va être allégé en termes de coût
Vous en tirez profit aussi pour ce qui est du coût ! L’embauche d’un salarié permanent est en effet plus coûteuse que le recours à un prestataire de service. Cette dernière solution offre davantage de flexibilité que le recrutement de talents en CDI.
L’entreprise sera reconnue pour ses compétences
En supplément, cette approche vous permet de gagner en productivité et en efficacité. Assurément, les personnes en charge de ces tâches sont de vrais professionnels, et ils ont les compétences nécessaires pour les réaliser.
Par conséquent, le règlement des factures, la gestion des courriers et le suivi de commandes sont réalisés d’une manière sûre et intentionnelle.
Externalisation administrative : comment s’y prendre ?
La décision d'entreprendre repose tout particulièrement sur une très forte motivation, que ce soit psychologique, économique, et surtout financière. Il en est de même pour la mise en place d’un projet d’externalisation administrative.
Définir ses besoins en priorité
La réponse à la question : “Faut-il déléguer entièrement la gestion administrative de son entreprise ? " ne dépend que de l’entrepreneur lui-même. Il a le choix entre déléguer toutes les charges ou juste une partie aux spécialistes de la gestion administrative.
Ainsi, avant toute chose, vous devez définir vos besoins, afin de voir quel service mériterait de participer à votre plan d’externalisation administrative.
Outre la définition des besoins de délégation, vous devez aussi faire un point sur la quantité des charges, c'est-à-dire :
⦁ le nombre des factures à traiter par jour,
⦁ la fréquence de vos rendez-vous,
⦁ le volume de demandes entrantes (appels, mails, courriers postaux, SMS, etc.)
Choisir un prestataire pour externaliser sa gestion administrative
Selon votre choix vous pouvez faire appel aux cabinets d’expertise comptable ou aller sur des plateformes de freelancing en ligne pour gérer vos tâches administratives. Voici la liste des domaines maîtrisés par ces prestataires et ce qu’ils peuvent accomplir dans votre entreprise :
⦁ secrétariat: saisies de données, classement de documents, appels téléphoniques, redirection, transmission des e-mails, gestion d’agenda...
⦁ gestion RH: gestion du recrutement, de la paie des salariés, des congés payés, des départs en retraite, des plans de formation, …
⦁ gestion commerciale: gestion relation client, prospection, mise à jour des coordonnées dans le CRM, suivi des objectifs de vente, …
⦁ gestion comptable : suivi de la trésorerie, rassemblement des pièces comptables, lancement de procédures exécutoires en cas d’impayés prolongés, …
Comment bien choisir son prestataire en gestion administrative ?
Les services des prestataires deviennent de plus en plus demandés dans le monde de l’entrepreneuriat. Respectant le principe de l’offre et de la demande, ces professionnels augmentent en nombre.
Votre choix doit tenir compte de quelques critères incontournables :
1. D'abord, surveillez la qualité de service administrée par la personne chargée de vos tâches administratives. Vérifiez sa réputation, demandez des références à ses anciens clients.
2. Prenez le temps de lire les commentaires et les avis des autres clients sur internet et notamment les réseaux sociaux (LinkedIn, Viadeo, Twitter...). Il vaut mieux perdre un peu de temps dans ces recherches et aboutir à des résultats fiables et solides.
3. Choisissez une personne sur qui vous pouvez compter, quelqu’un qui sera motivé pour vous accompagner, vous soutenir, vous conseiller et n’abandonnera pas la collaboration dans six mois.
En bref
L’externalisation administrative aide les entreprises à se défaire des tâches chronophages. Les PME et TPE sont particulièrement vulnérables à la charge mentale…
Faire appel à un partenaire qualifié est une option intéressante pour gagner du temps et la confiance de vos clients et fournisseurs, réduire les coûts et vous concentrer sur le cœur de votre activité.
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