Secrétaire technique

Rôle et missions de la secrétaire technique

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Rôle

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Une secretaire technique a un rôle à la fois de gestionnaire administratif et souvent aussi de conseiller technique. Sa connaissance du produit lui permet en effet d’apporter un avis éclairé dans le choix de fonctionnalités, options ou encore accessoires. Cette exception la distingue d’une secrétaire traditionnelle. 

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Pour devenir secrétaire technique, il faut avoir été préalablement formée par l’entreprise aux solutions fabriquées et/ou commercialisées.

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Les missions s'étendent au-delà des responsabilités générales de secrétariat pour inclure des tâches spécifiques qui contribuent à la fluidité des opérations techniques.

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Missions 

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Mais de nombreuses tâches récurrentes peuvent, bien sûr, lui être déléguées :

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• Gestion des appels entrants

• Relances des impayés

• Saisie comptable

• Gestion des emails et courriers

• Gestion et partage de la documentation technique

• Planification et coordination d'événements

• Gestion des fournitures 

• Coordination des déplacements et réunions

• Etc.

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Elle aura aussi à charge l’enregistrement de pannes techniques et l’ouverture de dossiers en collaboration avec le SAV de l’entreprise.

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Pourquoi faire appel à une secrétaire technique pour votre entreprise ?

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Avantages d’une secrétaire technique pour votre entreprise

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Une secrétaire technique apporte plusieurs avantages aux entreprises : 

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📞Désengorger le standard téléphonique en résolvant à distance des pannes simples grâce à la transmission des procédures à effectuer au client

📣 Apporter une réponse rapide et satisfaire le client immédiatement 

🧰 Fournir un soutien aux techniciens en prenant en charge une partie des dossiers et dégager du temps aux équipes pour la résolution des pannes majeures.

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Avantages d’une secrétaire technique indépendante !

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Le fait que votre secrétaire technique exerce en tant qu’indépendant permet de : 

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1. Réduire les coûts liés aux frais de recrutement et à la présence régulière d’un salarié dans vos locaux
2. Bénéficier des conseils d’une experte habituée aux problématiques clients en phase d’après-vente.
3. Avoir le choix entre installer votre secrétaire dans vos locaux ou lui indiquer de travailler à distance (une question de préférences / possibilités d’accueil…).
4. Obtenir davantage de temps pour vous consacrer à votre cœur de métier ! 🎯

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Avantages d’une secrétaire technique indépendante 3h18 !

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Signer avec 3h18 vous apporte la tranquillité d’esprit ! Votre secrétaire indépendante est tombée malade ? 3h18 organise le remplacement de votre secrétaire en cas d’absence ou de maladie.

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Vous disposez en outre de profils DEJA validés par nos équipes recrutement !

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Vous profitez d’une grande flexibilité et pouvez moduler les heures prévues, à la hausse comme à la baisse, selon vos cycles d’activité et la saisonnalité de votre business.

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Le seul problème ? Vous risquez d’apprécier la perspective rassurante de disposer d’un intervenant stable que vous n’aurez pas à remplacer puis reformer dans quelques mois… On devient vite accro à la facilité.

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Et si vous demandiez dès aujourd’hui votre diagnostic gratuit de 30 minutes ? 

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Nous vous proposons un audit d’organisation permettant d’analyser tous vos outils en place, mais aussi vos process, avec à la clé, une estimation du temps perdu chaque jour et sur chaque tâche réalisée. 

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Quel est le salaire d’une secrétaire technique salariée ?

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Le salaire brut mensuel d'une secrétaire technique varie avoisine les 2 000€ à 3 500€. Sur une base annuelle, cela équivaut à un salaire brut annuel compris entre 24 000€ et 42 000€.

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Vous vous interrogez sur la possibilité de devenir vous-même secrétaire technique ? Voici les formations et diplômes requis

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Pour devenir secrétaire technique, plusieurs parcours de formation et diplômes peuvent être envisagés. 

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• Bac Professionnel Secrétariat,

• BTS Support à l'Action Managériale (SAM) 

• BTS Assistant de Gestion PME-PMI

• BTS Assistant de Manager,

• DUT Gestion Administrative et Commerciale (GAC)

• Licence Professionnelle Métiers de l'Assistanat 

• Formation spécialisée en Secrétariat Technique

• Certification en Gestion de Projet

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Qualités et compétences d’une secrétaire technique

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Pour exceller dans le rôle de secrétaire technique, plusieurs qualités et compétences sont essentielles :

Compétences :

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• Gestion des appels, 

• Rédaction de courriers, 

• Organisation de réunions, 

• Maîtrise des outils informatiques et logiciels,

• Compréhension des concepts techniques liés à l'industrie ou à l'entreprise.

Qualités :

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• Sens de l'organisation,

• Capacité à gérer les tâches multiples,

• Communication,

• Capacité à travailler en équipe,

• Adaptabilité,

• Discrétion,

• Polyvalence.

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La secrétaire technique et le service client : deux proches collaborateurs

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La secrétaire technique et le service client sont souvent les premiers points de contact en cas de litiges ou de problèmes avec les produits ou services. Ils sont chargés de recueillir les informations sur les plaintes des clients et de les documenter.

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La secrétaire technique peut, de la même manière que le service client, être en contact direct avec les commerciaux pour comprendre les spécifications techniques des produits ou services vendus et partager des informations sur les retours des clients et les préoccupations récurrentes.

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La secrétaire technique veille à ce que les spécifications des produits soient correctement communiquées aux clients et aux commerciaux.

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Vous êtes secrétaire technique ? 

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Vous êtes une entreprise et vous cherchez un secrétaire technique ?

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