La secrétaire comptable permet à l’entreprise de mieux gérer ses flux de trésorerie. Le métier requiert un ensemble de compétences alliant expertise en comptabilité et gestion administrative.
Bac Pro Secrétariat, BTS Comptabilité et Gestion ou Assistant de Gestion PME-PMI
Lieu d’exercice / Secteur d’activité :
Secteur public ou privé, TPE, PME, ETI
Qualités / Compétences requises :
Organisation, esprit d’analyse, rigueur, maîtrise des chiffres
Evolutions de carrière :
RAF, Assistante de direction, Consultante en trésorerie
Rôle et missions d’une secrétaire comptable
Son rôle
La secrétaire comptable joue un rôle central dans le département administratif d'une entreprise. Son principal objectif est de veiller à la bonne gestion des aspects comptables et administratifs. Elle intervient en tant que pivot entre les services administratif et financier, et contribue à la fluidité des opérations au sein de l'entreprise.
Ses missions
La secrétaire comptable est chargée d'assurer la saisie des opérations comptables courantes telles que les factures, les notes de frais, et les relevés bancaires. Elle veille à la conformité de ces opérations avec les normes comptables en vigueur.
Elle s'occupe aussi du suivi des règlements clients et fournisseurs, et s'assure que les paiements sont effectués dans les délais convenus.
La secrétaire comptable est en charge de l'établissement des déclarations fiscales périodiques. Elle participe en outre à l'élaboration et à la mise à jour des tableaux de bord financiers, ce qui permet d’obtenir une vision claire de la santé financière de votre entreprise.
Enfin, en plus de ses responsabilités comptables, la secrétaire comptable peut être amenée à assurer l'accueil téléphonique, à gérer le courrier et la boîte mails.
* À noter que la société 3H18 ou les intervenants de son réseau ne peuvent se substituer aux experts-comptables et prendre sous leur responsabilité des missions de tenue ou vérification comptable (Ordonnance N°45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée).
Pourquoi faire appel à une secrétaire comptable ?
Faire appel à une secrétaire comptable présente de nombreux avantages pour une entreprise.
La secrétaire comptable apporte une expertise dans la gestion des opérations comptables. Son savoir-faire permet de garantir la conformité aux normes comptables en vigueur.
En déléguant les tâches administratives et comptables à une secrétaire dédiée, vous pouvez vous concentrer sur vos activités principales.
La secrétaire comptable contribue à améliorer l'efficacité globale de votre entreprise en rationalisant les processus internes.
La secrétaire comptable assure un suivi précis de vos paiements et factures, elle joue un rôle dans l’optimisation de vos flux de trésorerie.
Vous hésitez entre ces 3 profils pour vous aider dans votre gestion comptable ?
RAF
Secrétaire comptable
Assistante administrative
Il n’est pas toujours facile de savoir quel profil sera le plus à même de vous faire gagner du temps.
🔎 La RAF (Responsable Administratif et Financier) :
Le RAF est responsable de la gestion globale des activités administratives et financières d'une entreprise. Elle supervise les équipes comptables et administratives, élabore les budgets, et contribue à la prise de décisions stratégiques.
🔎 La secrétaire comptable :
Comme nous l’avons vu, la secrétaire comptable assure la gestion quotidienne des opérations comptables. Elle est responsable de la saisie des données financières, du suivi des règlements, de l'établissement des déclarations fiscales, et peut également assumer des tâches administratives.
🔎 L’assistante administrative :
L'assistante administrative fournit un soutien administratif essentiel, allant de la gestion du courrier et de l'accueil téléphonique à la coordination des agendas et à la préparation de documents. Elle contribue à maintenir une organisation efficace au sein de l'entreprise.
Quelle différence entre ces trois métiers ? 🤔
1. La RAF a une vision stratégique globale et supervise l'ensemble des activités administratives et financières,
2. La secrétaire comptable se concentre principalement sur les opérations comptables au quotidien,
3. Tandis que l'assistante administrative offre un soutien administratif polyvalent pour garantir le bon fonctionnement des activités quotidiennes.
Au-delà des profils disponibles, intéressez-vous dans un premier temps aux missions que vous avez besoin de déléguer.
Pour avancer de manière concrète, prenez 30 minutes avec un consultant expert de 3H18 et définissons ensemble le profil qui vous conviendrait !
Et si vous faisiez appel à une secrétaire comptable du réseau d’externalisation 3h18 ?
Besoin d'une secrétaire comptable pour améliorer la gestion de vos pièces comptables ?
Pourquoi continuer à chercher ? 😊
Au sein de notre réseau d'externalisation, nous proposons une équipe soudée de secrétaires comptables, à temps plein ou à temps partiel, partout en France !
Nos experts se déplacent dans vos locaux et travaillent sur vos propres logiciels de gestion si vous le désirez.
L'équipe de prestataires freelances 3h18, composée de secrétaires spécialisées dans le rassemblement de pièces comptables et la gestion de ce domaine clé, intégrera votre entreprise pour lui apporter une contribution précieuse.
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8 qualités qui font d’une secrétaire comptable un partenaire irremplaçable
Compétences comptables
Rigueur et précision
Polyvalence
Organisation
Discrétion
Sens des responsabilités
Maîtrise des outils informatiques
Bonnes compétences relationnelles
Le rôle de coordination avec l’expert-comptable de la secrétaire comptable
La secrétaire comptable assure la liaison avec le cabinet d’expertise comptable à votre place.
C’est grâce à elle que vont pouvoir être transmises à temps toutes les pièces comptables générées dans le cadre de l’activité de l’entreprise (exemple : notes de frais).
La secrétaire comptable coordonne aussi la communication avec d’autres partenaires comme :
La banque,
Les organismes de subventions,
Les fournisseurs,
Le cabinet de paie,
Les avocats,
…
3 logiciels qu’une secrétaire comptable maîtrise
1. Cegid
Cegid est une suite logicielle complète pour la gestion d'entreprise, couvrant la comptabilité, la paie, la gestion commerciale, et d'autres domaines.
Avantage : Intégration robuste avec des solutions de gestion des ressources humaines, approche globale de la gestion administrative de l'entreprise.
2. iTool
iTool est un logiciel de comptabilité complet qui couvre la gestion des ventes, des achats, de la trésorerie, et offre des fonctionnalités de reporting.
Avantage : Puissantes capacités d'analyse de données permettant une vision approfondie des performances financières de l'entreprise.
3. Pennylane
Pennylane est un logiciel de comptabilité en ligne, intuitif et convivial, adapté aux petites entreprises. Il propose des fonctionnalités de facturation, suivi des dépenses et gestion des finances.
Avantage : Intégration facile avec des solutions de paiement en ligne, pour une gestion transparente des transactions financières.
L’importance de la confidentialité quand on est une secrétaire comptable
Une secrétaire comptable a accès à des informations sensibles au sein des plateformes de gestion. La divulgation non autorisée de données pourrait avoir des conséquences graves, tant en termes de relations avec les partenaires financiers que pour la sécurité financière de l'entreprise.
Cela pourrait impacter en outre l'image de l'entreprise.
La secrétaire comptable fait en sorte d’éviter absolument toute divulgation non autorisée.
Les informations relatives aux comptes de l'entreprise, y compris les flux de trésorerie, les bénéfices, et les pertes, sont des données financières stratégiques.
Les informations salariales sont, quant à elles, considérées comme hautement confidentielles. Or, une secrétaire comptable a accès à des détails sensibles tels que les salaires, les avantages sociaux et les informations personnelles des employés.
Le respect de la confidentialité aide à maintenir la confiance entre les parties prenantes (employés, clients, fournisseurs, investisseurs, …).
Quel est le salaire d’une secrétaire comptable ?
Le salaire moyen d'une secrétaire comptable débutante peut se situer autour de 1 800 € à 2 500 € nets par mois, en fonction des conditions du marché du travail et de la région.
Pour une secrétaire comptable expérimentée, le salaire moyen peut augmenter et se situer entre 2 500 € et 3 500 € nets par mois.
Le saviez-vous ?
Recourir à une secrétaire comptable revient moins cher que recruter une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰
Les diplômes requis pour devenir secrétaire comptable
Les diplômes requis pour devenir secrétaire comptable sont divers. Cependant, le Bac Pro Secrétariat constitue une base solide ! En plus du Bac Pro Secrétariat, d'autres diplômes pertinents pour ce domaine incluent :
BTS Comptabilité et Gestion
BTS Assistant de Gestion PME-PMI
DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) option Gestion Comptable et Financière
BTS Assistant de Manager
Diplôme de Comptabilité et de Gestion (DCG)
Licence Professionnelle Métiers de la Gestion et de la Comptabilité
Pourquoi choisir de sous-traiter plutôt que de recruter ?
Pour aller vite et gagner en flexibilité. Pour disposer de professionnels très qualifiés. Stables et motivés !
Vous manquez de ressources
Difficile de recruter le bon profil
Besoin de compétences plus techniques
Un départ soudain dans vos équipes
Votre budget est contraint
Vous n’avez pas besoin d’un plein temps
Vous ne souhaitez pas prendre de risque sur un CDI
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