Secrétaire comptable

Rôle d’une secrétaire comptable

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La secrétaire comptable joue un rôle central dans le département administratif d'une entreprise. Son principal objectif est de veiller à la bonne gestion des aspects comptables et administratifs. Elle intervient en tant que pivot entre les services administratif et financier, et contribue à la fluidité des opérations au sein de l'entreprise.

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Missions d’une secrétaire comptable

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Voici les différentes missions d'une secrétaire comptable :

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Enfin, en plus de ses responsabilités comptables, la secrétaire comptable peut être amenée à assurer l'accueil téléphonique, à gérer le courrier et la boîte mails.

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* À noter que la société 3H18 ou les intervenants de son réseau ne peuvent se substituer aux experts-comptables et prendre sous leur responsabilité des missions de tenue ou vérification comptable (Ordonnance N°45-2138 du 19 septembre 1945 modifiée).

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Pourquoi faire appel à une secrétaire comptable ?

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Faire appel à une secrétaire comptable présente de nombreux avantages pour une entreprise. 

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1. Apporter une expertise dans la gestion des opérations comptables.
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2. Garantir la conformité aux normes comptables en vigueur.
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3. Mieux se concentrer sur ses activités principales. 
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4. Améliorer l'efficacité globale de l'entreprise en rationalisant les processus internes.
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5. Assurer un suivi précis des paiements et factures
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6. Optimiser les flux de trésorerie.

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Et si vous faisiez appel à une secrétaire comptable du réseau d’externalisation 3h18 ?

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Au sein de notre réseau d'externalisation, nous proposons une équipe soudée de secrétaires comptables, à temps plein ou à temps partiel, partout en France !

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Nos experts peuvent se déplacer dans vos locaux et travailler sur vos propres logiciels de gestion.

L'équipe de prestataires freelances 3h18, composée de secrétaires spécialisées dans le rassemblement de pièces comptables et la gestion de ce domaine clé, intégrera votre entreprise pour lui apporter une contribution précieuse. 

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Qui recrute des secrétaires comptables ?

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Les secrétaires comptables sont recherchées par une variété de recruteurs, notamment :

• Entreprises de taille moyenne à grande : Souvent pour gérer les opérations comptables internes.

• Cabinets de comptabilité : Pour soutenir leurs clients dans la gestion des finances.

• Organisations publiques : Pour les besoins de gestion et de reporting financier.

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Un rôle de coordination avec l’expert-comptable

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La secrétaire comptable assure la liaison avec le cabinet d’expertise comptable à votre place.

C’est grâce à elle que vont pouvoir être transmises à temps toutes les pièces comptables générées dans le cadre de l’activité de l’entreprise (exemple : notes de frais).

La secrétaire comptable coordonne aussi la communication avec d’autres partenaires comme : 

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• La banque,

• Les organismes de subventions,

• Les fournisseurs,

• Le cabinet de paie,

• Les avocats.

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Vous êtes expert-comptable ? Lisez notre article sur le full service !

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Quel est le salaire d’une secrétaire comptable ?

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Le salaire moyen d'une secrétaire comptable débutante peut se situer autour de 1 800 € à 2 500 € nets par mois, en fonction des conditions du marché du travail et de la région.

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Pour une secrétaire comptable expérimentée, le salaire moyen peut augmenter et se situer entre 2 500 € et 3 500 € nets par mois.

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Le saviez-vous ?

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Recourir à une secrétaire comptable revient moins cher que recruter une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰

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Les diplômes requis pour devenir secrétaire comptable

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Les diplômes requis pour devenir secrétaire comptable sont divers. Cependant, le Bac Pro Secrétariat constitue une base solide ! En plus du Bac Pro Secrétariat, d'autres diplômes pertinents pour ce domaine incluent :

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• BTS Comptabilité et Gestion 

• BTS Assistant de Gestion PME-PMI 

• DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) option Gestion Comptable et Financière

• BTS Assistant de Manager

• Diplôme de Comptabilité et de Gestion (DCG) 

• Licence Professionnelle Métiers de la Gestion et de la Comptabilité

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8 qualités qui font d’une secrétaire comptable un partenaire irremplaçable !

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La secrétaire comptable recèle bien des qualités ! Parmi lesquelles :

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• Compétences comptables 

• Rigueur et précision 

• Polyvalence 

• Organisation 

• Discrétion 

• Sens des responsabilités 

• Maîtrise des outils informatiques 

• Bonnes compétences relationnelles

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Conditions de travail d'une secrétaire comptable

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La plupart des secrétaires comptables travaillent dans des bureaux, généralement dans un environnement calme et structuré.

Les heures de travail sont souvent de 35 à 40 heures par semaine, avec des horaires réguliers, bien que des heures supplémentaires puissent être nécessaires lors des clôtures de fin de mois ou d'année.

Le travail implique une grande partie de temps passé devant un ordinateur, avec des tâches nécessitant une concentration soutenue.

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‍3 logiciels qu’une secrétaire comptable maîtrise 

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Voici 3 logiciels qu'une secrétaire comptable maîtrise :

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1. Cegid

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Cegid est une suite logicielle complète pour la gestion d'entreprise, couvrant la comptabilité, la paie, la gestion commerciale, et d'autres domaines.

Avantage : Intégration robuste avec des solutions de gestion des ressources humaines, approche globale de la gestion administrative de l'entreprise.

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2. iTool

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iTool est un logiciel de comptabilité complet qui couvre la gestion des ventes, des achats, de la trésorerie, et offre des fonctionnalités de reporting.

Avantage : Puissantes capacités d'analyse de données permettant une vision approfondie des performances financières de l'entreprise.

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3. Pennylane

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Pennylane est un logiciel de comptabilité en ligne, intuitif et convivial, adapté aux petites entreprises. Il propose des fonctionnalités de facturation, suivi des dépenses et gestion des finances.

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Avantage : Intégration facile avec des solutions de paiement en ligne, pour une gestion transparente des transactions financières.

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Évolution du métier du secrétaire comptable

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La demande pour les secrétaires comptables a évolué avec la numérisation de documents et l'automatisation. Selon les dernières études, les offres d'emploi pour ces postes ont augmenté de 15% au cours des cinq dernières années.

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Les exigences ont également évolué, nécessitant une maîtrise des logiciels comptables avancés et des compétences en gestion de données.

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Évolutions possibles

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Ces différents métiers sont la suite logique au poste de secrétaire comptable :

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• Comptable,

• Contrôleur de gestion,

• Responsable administratif et financier.

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Pour progresser, des certifications supplémentaires en comptabilité ou en gestion seront nécessaires.

Il est possible de se spécialiser dans des domaines comme la fiscalité, la gestion des paies, ou le conseil financier.

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Vous hésitez entre ces 3 profils pour vous aider dans votre gestion comptable ? 

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• RAF

• Secrétaire comptable

• Assistante administrative

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Il n’est pas toujours facile de savoir quel profil sera le plus à même de vous faire gagner du temps.

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🔎 La RAF (Responsable Administratif et Financier) :

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Le RAF, ou Responsable Administratif et Financier, est responsable de la gestion globale des activités administratives et financières d'une entreprise. Elle supervise les équipes comptables et administratives, élabore les budgets, et contribue à la prise de décisions stratégiques.

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🔎 La secrétaire comptable :

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Comme nous l’avons vu, la secrétaire comptable assure la gestion quotidienne des opérations comptables. Elle est responsable de :

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- la saisie des données financières,

- le suivi des règlements,

- l'établissement des déclarations fiscales,

- les tâches administratives quotidiennes.

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🔎 L’assistante administrative :

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L'assistante administrative fournit un soutien administratif essentiel, allant de :

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- la gestion du courrier et de l'accueil téléphonique

- à la coordination des agendas

- en passant par la préparation de documents.

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Elle contribue à maintenir une organisation efficace au sein de l'entreprise.

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Quelle différence entre ces trois métiers ? 🤔

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1. La RAF a une vision stratégique globale et supervise l'ensemble des activités administratives et financières, 

2. La secrétaire comptable se concentre principalement sur les opérations comptables au quotidien, 

3. Tandis que l'assistante administrative offre un soutien administratif polyvalent pour garantir le bon fonctionnement des activités quotidiennes.

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📰 Sur le même sujet : Comment choisir le bon profil d’assistance administrative ?

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Au-delà des profils disponibles, intéressez-vous dans un premier temps aux missions que vous avez besoin de déléguer. 

Pour avancer de manière concrète, prenez 30 minutes avec un consultant expert de 3H18 et définissons ensemble le profil qui vous conviendrait !

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L’importance de la confidentialité quand on est une secrétaire comptable

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Une secrétaire comptable a accès à des informations sensibles au sein des plateformes de gestion. La divulgation non autorisée de données pourrait avoir des conséquences graves, tant en termes de relations avec les partenaires financiers que pour la sécurité financière de l'entreprise. 

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Cela pourrait impacter en outre l'image de l'entreprise.

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La secrétaire comptable fait en sorte d’éviter absolument toute divulgation non autorisée. Parmi les informations confidentielles, on retrouve :

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• Les informations relatives aux comptes de l'entreprise : flux de trésorerie, bénéfices, pertes sèches...

• Les informations salariales : salaires, avantages sociaux et coordonnées personnelles des employés. 

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Le respect de la confidentialité aide à maintenir la confiance entre les parties prenantes (employés, clients, fournisseurs, investisseurs, …).