Secrétaire immobilière

‍Rôle et missions d’une secrétaire d’agence immobilière

Son rôle

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Dans un marché immobilier tendu, chaque opportunité compte ! La secrétaire d'agence immobilière joue un rôle clé en assurant une gestion efficace et fluide des processus administratifs. Elle facilite la communication entre les différentes parties prenantes. Elle contribue aussi au développement commercial de l'organisation chez qui elle intervient : 

• Soit une agence immobilière 
• Soit une société de promotion immobilière, 

et prend en charge la relation avec les clients et prospects.‍

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Le rôle principal d’une secrétaire immobilière est avant tout de contribuer au succès de l'agence au sein de laquelle elle intervient, dans un environnement de plus en plus compétitif. Elle s’occupe bien sûr de l’accueil et renseignement des clients, qui sont bien souvent de futurs acquéreurs ou potentiels vendeurs de biens immobiliers.

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L’ accueil peut être physique, et nécessiter une présence régulière dans les locaux, ou uniquement téléphonique. Dans ce dernier cas, la secrétaire immobilière pourra très bien exercer en home-office. 

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Ses missions

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📍Missions de Gestion Administrative et Financière

• Gérer les factures, situations de travaux et Décomptes Définitifs (DGD).
• Gérer les dossiers sous-traitants.
• Gérer les avenants.
• Clôturer les opérations.
• Assurer la conformité des dossiers administratifs.
• Gérer les formalités administratives liées aux transactions immobilières.
• Gérer les fournitures de bureau.
• Assister l'équipe dans toutes les tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'agence.
• Gestion de l'ouverture de l'agence, gestion du standard, accueil physique des visiteurs, prise de rendez-vous, réception et envoi des courriers/colis.

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📍Missions de Gestion des Biens et des Transactions

• Fournir des informations de base sur les biens immobiliers disponibles à la vente ou à la location.
• Organiser les visites de biens immobiliers.
• Préparer et vérifier les contrats de vente ou de location.
• Maintenir à jour la base de données des clients et des biens immobiliers.
• Assurer le suivi des dossiers en cours et informer les clients de l'avancement de leurs transactions.
• Mettre à jour les annonces sur le site web de l'agence immobilière.

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📍Missions de Coordination et de Communication

• Orienter les clients vers les agents immobiliers appropriés.
• Planifier les rendez-vous entre les clients et les agents immobiliers.
• Gérer le calendrier des agents immobiliers pour optimiser leur emploi du temps.
• Assurer la communication entre les différents acteurs de l'agence immobilière.
• Répondre aux demandes d'information des partenaires externes (notaires, courtiers, promoteurs, avocats, mairies, etc.).
• Gérer la correspondance et les emails.
• Engagement des dépenses et recettes dans le logiciel métier.

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📍Missions de Veille et Promotion

• Suivre les évolutions du marché immobilier local.
• Informer les agents immobiliers des tendances et des opportunités.
• Assurer une présence active sur les réseaux sociaux pour promouvoir les biens immobiliers disponibles.

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📍Missions Spécifiques

• Gérer les autorisations d’urbanisme.

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*Notez que certaines de ces missions sont propres à celles que l’on retrouve en agence tandis que d’autres relèvent davantage des sociétés de promotion immobilière.  

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Pourquoi faire appel à une secrétaire en tant qu’agence immobilière  ?

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Faire appel à une secrétaire spécialisée dans l'immobilier, quand on est soi-même une agence immobilière, présente plusieurs avantages significatifs !

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1. Une secrétaire spécialisée dans l'immobilier possède une connaissance approfondie du secteur, comprend les spécificités du marché, les différents types de biens et leur valeur potentielle, les quartiers, et les tendances locales. Cette expertise est cruciale pour assurer une communication cohérente avec les clients et partenaires.

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2. En tant que professionnelle spécialisée, la secrétaire immobilière est familière avec les normes et régulations spécifiques au secteur. Ces connaissances juridiques garantissent une gestion administrative conforme aux exigences légales.

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3. Une secrétaire spécialisée peut contribuer à rationaliser les processus internes pour une gestion plus efficace des documents immobiliers et une meilleure coordination dans la prise de rendez-vous.

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Vous hésitez entre 4 profils de secrétaires pour déléguer la gestion administrative de votre agence immobilière ? 

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📧 Une secrétaire administrative

🤝 Une assistante commerciale 

💰 Une secrétaire comptable

👨‍⚖️ Une secrétaire juridique 

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Il n’est pas toujours facile de savoir quel profil sera le plus à même de vous faire gagner du temps.

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La Secrétaire administrative 📧 

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Rappelons que la secrétaire assure la gestion des tâches administratives générales telles que l'accueil, la correspondance, la planification des rendez-vous, et la tenue à jour des dossiers clients.

Axée sur la coordination et l'organisation interne de l'agence, elle ne se concentre pas spécifiquement sur les aspects commerciaux, comptables, ou juridiques.

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DECOUVRIR LA FICHE METIER DE LA SECRETAIRE ADMINISTRATIVE

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L’Assistante commerciale 🤝

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Responsable des aspects commerciaux, elle s'occupe avant tout des relances clients, de la publication des annonces, de la prise de rendez-vous, de la gestion des emails, des newsletters et d’améliorer parfois la présence sur les réseaux sociaux.

Son attention est principalement tournée vers la promotion des biens immobiliers et le suivi des prospects.

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DECOUVRIR LA FICHE METIER DE L'ASSISTANTE COMMERCIALE

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La Secrétaire comptable 💰

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Chargée de la gestion comptable de l'agence, elle s'occupe de la facturation, du suivi des paiements, des déclarations fiscales, et de la tenue des registres financiers.

Son champ d'action est spécifiquement lié à la gestion financière et comptable, ce qui contribue à entretenir la santé financière de l'agence.

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DECOUVRIR LA FICHE METIER DE LA SECRETAIRE COMPTABLE

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La Secrétaire juridique 👨‍⚖️

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Spécialisée dans le juridique, cette secrétaire veille à la conformité des contrats. Elle traite les aspects légaux des transactions, et assure une veille sur la législation en lien avec le domaine immobilier.

Son expertise offre une protection juridique à l'agence.

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DECOUVRIR LA FICHE METIER DE LA SECRETAIRE JURIDIQUE

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Au-delà des profils disponibles, intéressez-vous d’abord aux missions que vous avez besoin de déléguer. 

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Scénario de prestation possible : 

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• Durée hebdomadaire : 1,5 jour/semaine répartis sur 3 matinées ou après-midi

• Début de la mission : sous moins d’une semaine 

• Présence physique dans les bureaux obligatoire

• Maîtrise totale du logiciel GR IMMO.

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12 qualités qui font d’une secrétaire immobilière votre meilleur atout ♠

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• Organisation 

• Polyvalence 

• Adaptabilité aux missions

• Connaissance sectorielle

• Expertise immobilière

• Excellente communication

• Discrétion et Confidentialité 

• Orienté client

• Esprit d'équipe 

• Réactivité 

• Gestion du stress

• Réponse agile 

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3 logiciels qu’une secrétaire doit maîtriser pour traiter l’administratif d’une agence immobilière

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1. Pennylane

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📰 Description : Pennylane est un logiciel de gestion comptable conçu pour simplifier les processus financiers des entreprises, y compris les agences immobilières. 

🛠Fonctionnalités clés : Gestion des factures, suivi des dépenses, automatisation comptable, génération de rapports financiers.

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2. Sellsy 

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‍📰 Description : Sellsy est une solution de gestion commerciale tout-en-un qui convient particulièrement aux agences immobilières. 

🛠Fonctionnalités clés : CRM, gestion des ventes, facturation, suivi des projets, gestion des contacts.

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3. Ipaidthat

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📰Description : Ipaidthat est un logiciel de gestion automatisée des notes de frais et des dépenses. Pour une secrétaire d'agence immobilière, il simplifie le processus de collecte des justificatifs.

🛠Fonctionnalités clés : Collecte automatisée des factures, gestion des notes de frais, suivi des dépenses, synchronisation avec d'autres outils comptables.

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Quel est le salaire d’une secrétaire dans l’immobilier ?

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• Environ 1 600 € nets par mois pour une secrétaire débutante, recrutée en CDD ou CDI.

• À 2 300 € nets mensuels pour les statuts experts ou en fin de carrière. 

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Le saviez-vous ?

Recourir à une secrétaire indépendante revient moins cher que recruter une secrétaire à temps plein en CDI ou CDD. 💰

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Les diplômes requis pour devenir secrétaire immobilière

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‍Une secrétaire immobilière peut avoir un parcours professionnel similaire à d'autres secrétaires (comptable, juridique, de direction, …), mais avec une spécialisation dans l'immobilier. ‍

Pour exercer le métier, il est possible d’obtenir, dans l’ordre, les diplômes suivants : ‍

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• Bac Pro Secrétariat 

• BTS professions immobilières‍

• BTS Assistant(e) PME / PMI

Poursuivre en Licence Professionnelle Gestion de Patrimoine Immobilier pour bénéficier d’un niveau bac +3 est aussi une option envisageable.

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En résumé

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L’assistante en immobilier ou la secrétaire d’agence immobilière peut aussi bien exercer au sein de sociétés de promotions immobilières.

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Elle :

• Est garante de la pleine et entière satisfaction des clients.

• Est garante de l’image de l’entreprise.

• Assure le secrétariat, le bon fonctionnement des Services Généraux et le suivi administratif lié à l’activité de l’Agence.

• Assiste le (la) Directeur(trice) d’Agence et les collaborateurs de l’Agence dans le suivi des projets pendant les phases de commercialisation et d’exécution.

• Participe à véhiculer l’image de marque de l’entreprise PRIAMS par le respect des engagements et la qualité des interventions relevant de l’activité de l’agence.

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