Secrétaire à temps partagé

Le rôle d’une secrétaire à temps partagé

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La mission principale d'une secrétaire à temps partagé consiste à décharger le chef d'entreprise lors de périodes d'activité intense. Ce support ponctuel permet au dirigeant de ne pas être accablé par une surcharge de travail susceptible de l'éloigner des missions à forte valeur ajoutée.

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Les responsabilités d’une secrétaire à temps partagé

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Ses responsabilités incluent la rédaction de courriels, la prise d'appels téléphoniques, la planification de réunions et la tenue à jour de l'agenda. De plus, elle est souvent chargée d'effectuer la numérisation de documents, la rédaction de rapports ou de comptes rendus et la préparation de présentations.

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La secrétaire à temps partagé assure la coordination des activités quotidiennes. 

Cela peut inclure la gestion des fournitures de bureau, la coordination des déplacements professionnels, la prise en charge de la logistique des réunions et la tenue de dossiers administratifs. Elle peut également être impliquée dans la gestion des aspects financiers légers, tels que le suivi des dépenses, la facturation et la tenue des registres.

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Faire appel à une secrétaire à temps partagé : la clé pour se libérer de la charge mentale liée à son entreprise

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En déléguant des tâches administratives et organisationnelles à une professionnelle qualifiée, vous vous concentrez davantage sur les aspects stratégiques de votre activité. 

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Cette approche permet non seulement de libérer du temps, mais aussi de réduire le fardeau mental associé à la gestion quotidienne. 

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La secrétaire à temps partagé apporte son expertise sans nécessiter un engagement à temps plein, offrant une flexibilité appréciable pour les très petites entreprises qui n’ont pas le budget pour recruter une secrétaire présente toute l’année dans leurs bureaux ! 

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En externalisant les responsabilités administratives, les entrepreneurs peuvent :

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• Améliorer leur productivité, 

• Stimuler la croissance de leur entreprise 

• Et réduire le stress lié à la surcharge de travail. 

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La secrétaire à temps partagé ? 

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Une solution pragmatique pour se consacrer pleinement à la réussite de votre entreprise !

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Faire appel à une secrétaire à temps partagé ne veut pas dire “moitié moins d’efficacité” pour votre entreprise ! 

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Faire appel à une secrétaire à temps partagé ne se traduit nullement par une réduction de l'efficacité de votre entreprise, bien au contraire. Comme nous l’avons dit, cette approche offre la possibilité de bénéficier de compétences professionnelles sans avoir à supporter les coûts associés à un emploi à temps plein. 

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La secrétaire à temps partagé apportera une expertise ciblée et sera capable de s'adapter aux fluctuations des besoins de votre entreprise.

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Le temps libéré grâce à l’externalisation peut être réinvesti dans des aspects plus stratégiques de l’activité. 

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Le recours à une assistance ponctuelle permet de plus de rester agile et de s'adapter rapidement aux changements sans avoir à supporter le fardeau financier et organisationnel d'un personnel permanent. 

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Une secrétaire à temps partagé maîtrise les outils informatiques à la perfection 👌

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En outre, la secrétaire à temps partagé est compétente dans l'utilisation des outils bureautiques et des logiciels de gestion de l'information. Heureusement, puisque c’est elle qui assure les réponses aux e-mails clients et fournisseurs ne nécessitant pas une intervention de la part du chef d’entreprise.

Cette maîtrise des outils digitaux lui permet de créer des documents professionnels via la Suite Office par exemple, et de maintenir la confidentialité des informations sensibles en stockant les données sur le cloud de l’entreprise. 

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Quels sont les logiciels que pourra utiliser la secrétaire à temps partagé ? 

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• Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) : essentiel pour la création de vos documents, feuilles de calcul, et présentations professionnels !

• Google Workspace (Google Docs, Google Sheets, Google Meet) : idéal pour concevoir des mails types, recenser vos coordonnées clients et fournisseurs et assurer des visioconférences !

• Microsoft Outlook : Pour la gestion de vos e-mails, de votre calendrier et des contacts de l’entreprise.

• Trello ou Asana : Permet une gestion efficace des tâches et des projets.

• QuickBooks ou Xero : Pour la gestion des finances, la facturation et le suivi des dépenses.

• Dropbox ou Google Drive : Pour le stockage et le partage sécurisé des fichiers en ligne.

• HubSpot ou Salesforce : Des outils CRM pour la gestion des relations clients.

• Adobe Acrobat : Pour la création et la modification de fichiers PDF, souvent utilisé pour la gestion de documents.

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Il en existe évidemment d’autres.

→ Retrouvez ici la liste des meilleurs outils utilisés en précomptabilité par votre secrétaire à temps partagé.

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Réduction des coûts en perspective…

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Contrairement à l'embauche d'une secrétaire à temps plein, cette solution permet de maîtriser les dépenses liées au personnel. En optant pour un service à temps partagé, les charges salariales, les avantages sociaux et les coûts liés à l'espace de travail sont proportionnellement réduits.

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De plus, la flexibilité offerte par la secrétaire à temps partagé permet de ne payer que pour les services dont vous avez réellement besoin. Que ce soit pour quelques heures par semaine ou pour des périodes plus intensives, votre entreprise peut ajuster les heures de travail de la secrétaire en fonction de ses besoins spécifiques. 

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