Secrétaire Commerciale

Le rôle et les missions d’une secrétaire commerciale

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Rôle

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Gestion administrative et coordination des activités commerciales sont au cœur du métier du poste de secrétaire commercial.

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Le / la secrétaire commercial(e) contribue à l’organisation du service commercial en optimisant les processus et en fluidifiant la communication entre les équipes. En prenant en charge les tâches bureaucratiques de son service et en assurant sa coordination, le secrétaire commercial soutient son équipe pour qu’elle puisse se concentrer sur ses objectifs principaux.

Le / la secrétaire commercial(e) joue ainsi un rôle essentiel dans la création d'un environnement de travail efficace pour l'équipe commerciale en place. 

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Enfin, son role est souvent de contribuer par des actions de marketing digital et de prospection (stratégie d’outbound, LinkedIn Ads, ...) a la prospection et l'acquisition de nouveaux leads que les commerciaux pourront convertir.

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Missions 

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Les missions d'une secrétaire commerciale peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise, de son secteur et de la taille de l'équipe commerciale. Cependant, voici certaines missions générales que l'on attribue souvent à un(e) secrétaire commercial(e) :

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• Organisation de l’agenda de l’équipe commerciale : prises de rendez-vous, planification de réunions et organisation des événements liés aux activités commerciales. 

• Gestion des communications : appels téléphoniques, courriels et correspondances pour assurer une communication efficace entre l'équipe commerciale, les clients, les partenaires et d'autres départements de l'entreprise.

• Préparation et révision des documents commerciaux tels que des propositions, des contrats, des rapports et des présentations, tout en s’assurant de la qualité et de la cohérence de la documentation.

• Soutien dans le processus de traitement des commandes, de la réception à l'exécution, et coordination avec les services concernés pour assurer une livraison efficace des produits ou services.

• Suivi des ventes, mise à jour des bases de données client, et préparation des rapports sur les ventes et les activités.

• Organisation des déplacements professionnels, des réservations d'hôtels et de la logistique des événements commerciaux. 

• Soutien administratif général, y compris la tenue de dossiers, la gestion de l'archivage, la saisie de données et d'autres tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe commerciale.

• Collecte des informations sur le marché, la concurrence et les tendances sectorielles.

• Optimisation de la présence en ligne : La secrétaire commerciale travaille à améliorer la visibilité en ligne de l'entreprise en mettant en œuvre des stratégies de marketing digital. Cela peut inclure la gestion des réseaux sociaux professionnels tels que LinkedIn, en veillant à ce que le profil de l'entreprise soit à jour, attractif et reflète efficacement son image.

• Campagnes publicitaires ciblées : Elle supervise la création et la mise en œuvre de campagnes publicitaires ciblées, notamment via des plates-formes comme LinkedIn Ads. En collaboration avec l'équipe marketing, elle s'assure que ces campagnes sont bien ciblées pour atteindre les leads potentiels et maximiser l'efficacité des efforts de prospection.

• Suivi des KPI : La secrétaire commerciale analyse les indicateurs clés de performance liés aux campagnes de marketing digital et de prospection. Elle évalue l'efficacité des actions entreprises, en identifiant ce qui fonctionne le mieux et en recommandant des ajustements pour optimiser les résultats.

• Gestion des outils de prospection : Elle est responsable de l'utilisation efficace des outils de prospection, qu'il s'agisse de logiciels de gestion de la relation client (CRM) ou d'outils spécifiques pour la prospection en ligne. Elle s'assure que ces outils sont bien intégrés dans les processus commerciaux pour maximiser leur efficacité.

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Pourquoi faire appel à un(e) secrétaire commercial(e) pour votre entreprise ?

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En faisant appel à une secrétaire commerciale pour votre entreprise, vous contribuez au développement et à l’efficacité de votre équipe commerciale.

Les tâches administratives, comme la préparation de contrats ou les prises de rendez-vous peuvent être chronophages. En déléguant ces responsabilités à une secrétaire dédiée, l'équipe commerciale peut se concentrer davantage sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que la prospection, la négociation et la conclusion de ventes, pour accélérer la vélocité du portefeuille d'affaires et donc le taux de conversion des commerciaux. 

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En effet, l'assistante commerciale appelle, relance, renvoie des documents demandés, etc. transformant ainsi le pipe des affaires froides et tièdes en leads chauds. 🌡

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En tant que responsable du planning de votre équipe, le/la secrétaire commercial(e) organise les réunions et les déplacements. En assurant une coordination efficace au sein de l'équipe commerciale, un secrétaire commercial permet de minimiser les conflits d'horaires et d'optimiser la disponibilité pour les activités essentielles.

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Parce que le secrétaire commercial a la charge de collecter des informations sur le marché et de suivre les indicateurs de performance des équipes commerciales, il contribue à une meilleure compréhension des activités de vente, ce qui peut aider à identifier des opportunités d'amélioration.

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En résumé, le secrétaire contribue à la réussite des objectifs commerciaux de votre entreprise. Elle travaille sur des CRM comme Hubspot, Activ Campaign, Salesforce ou Axonaut et renseigne les informations décisives.

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Profiter d’une secrétaire commerciale via notre réseau d’externalisation 3h18 : 5 avantages non négligeables

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En externalisant les missions d’une secrétaire commerciale, vous profitez d’avantages clés pour le développement de votre entreprise. Découvrez-les sans plus attendre.

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Réduire les coûts 

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3h18 s’adapte à votre budget et à vos besoins en vous proposant différentes formules d’externalisation. Pack à l’heure, à la journée ou au mois, vous ne payez que les interventions effectuées, réduisant ainsi les coûts de personnel.

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Aucun recrutement à temps plein, ni coût fixe

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En externalisant le poste de secrétaire commercial, vous ne supportez pas les charges salariales (frais de recrutement puis salaire) associée à une embauche en contrat à durée déterminée ou indéterminée. 

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Augmentation du volume des ventes et de votre CA

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Les intervenants 3h18 sont des professionnels du secrétariat commercial et apportent savoir-faire et compétences nécessaires pour optimiser le travail de votre équipe commerciale et libérer du temps à la concrétisation des ventes.

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Un expert attitré dans vos locaux ou à distance en fonction de vos préférences

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3h18 met à votre disposition un professionnel spécialisé dans le secrétariat commercial pour assurer toutes les missions d’optimisation des process et de gestion administrative. En 48 heures, un expert vient chez vous ou travaille à distance pour vous. L'assistante commerciale bénéficie de nombreuses misisons réussies à son actif et arrive donc avec des bonnes pratiques et des propositions pour impacter rapidement les résultats !

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Plus de temps à consacrer au cœur même de votre métier

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3h18 se charge de vous trouver le bon intervenant, vous ne perdez pas de temps à trouver le bon profil. Vous pouvez enfin vous appuyer sur un expert opérationnel immédiatement, vous ne perdez plus de temps à le former, ou à faire son travail.

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Quel type de collaboration avec votre équipe commerciale pour une secrétaire commerciale ?

Un secrétaire commercial assite votre équipe commerciale, leur libère du temps pour les activités stratégiques, et améliore l'efficacité opérationnelle du service.

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Concrètement, un secrétaire commercial se charge pour votre équipe commerciale :

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• de la planification de leurs rendez-vous ; 

• de la préparation des contrats et autres propositions commerciales ; 

• de l’organisation de leurs déplacements professionnels avec la réservation des transports et hôtels ;

• de la gestion administrative des dossiers clients ;

• du suivi des performances individuelles et collectives (appels d’offres marchés publics) ;

• de l’analyse de ces performances pour en identifier les axes d’amélioration.

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Quel est le salaire d’une secrétaire commerciale ?

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Le salaire d'un secrétaire commercial peut varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la localisation géographique, le secteur d'activité, la taille de l'entreprise, le niveau d'expérience du candidat et les responsabilités spécifiques du poste. 

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Le salaire moyen d'un secrétaire commercial se situe généralement entre 22 000 et 35 000 euros bruts par an pour un professionnel débutant. Avec une expérience significative, une expertise particulière ou dans des secteurs spécifiques, le salaire peut atteindre les 4 000 euros bruts par mois, soit 48 000 euros bruts à l’année.

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Qualités et compétences d’une secrétaire commerciale

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Pour être efficace, un secrétaire commercial doit posséder un ensemble de qualités et de compétences pour venir soutenir les responsabilités spécifiques de ce rôle.

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Compétences :

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• Organisationnelles : La capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, à établir des priorités et à maintenir un environnement de travail organisé est cruciale pour un secrétaire commercial.

• En gestion du temps : La capacité à gérer efficacement son temps et celui de l'équipe commerciale est essentielle pour respecter les délais et assurer une coordination efficace des tâches commerciales.

• Informatiques : Une maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureau est nécessaire. Cela inclut la gestion de documents, les feuilles de calcul, la saisie de données et la manipulation de logiciels spécifiques à l'entreprise. 

• En gestion de base : Des compétences de base en gestion, telles que la gestion des stocks, la coordination logistique et la gestion des commandes, peuvent être nécessaires selon les besoins de l'entreprise.

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Qualités :

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• Aisance relationnelle : Un secrétaire commercial doit faire preuve d’une grande écoute et d’une communication positive aux regards des clients pour résoudre les problèmes notamment. Il doit répondre aux demandes de manière professionnelle pour maintenir de bonnes relations commerciales.

• Discrétion : Étant donné que les secrétaires commerciaux sont souvent en contact avec des informations sensibles, la discrétion et la confidentialité sont essentielles.

• Adaptabilité : Les entreprises et les équipes commerciales peuvent être dynamiques, et un secrétaire commercial doit être capable de s'adapter rapidement aux changements de priorités et aux nouvelles situations.

• Esprit d'équipe : La capacité à travailler en collaboration avec l'équipe commerciale et d'autres départements de l'entreprise est importante pour assurer une coordination efficace.

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Formations et diplômes : comment devenir secrétaire commerciale ?

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Bien qu’il n’existe pas de formations spécifiques pour devenir secrétaire commercial, les entreprises exigent, de manière générale, un diplôme de niveau BAC+2, comme un Brevet de Technicien Supérieur (BTS) ou un Bachelor Universitaire de Technologie.

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Au niveau BTS, les BTS Assistant de gestion PME/PMI, Assistant Manager et Management des Unités Commerciales sont parmi les plus courants et les plus appréciés pour le recrutement d’une secrétaire commerciale. Le BUT Techniques de Commercialisation est également pertinent.

Notons qu’un Baccalauréat Professionnel Métiers du Commerce et de la Vente ou Gestion Administration ou un Baccalauréat STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion) peut suffire pour décrocher un tel poste.

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Les exigences en matière de diplômes pour devenir secrétaire commercial peuvent varier en fonction de l'employeur et du niveau de responsabilités du poste. L'expérience professionnelle et les compétences pratiques peuvent être aussi importantes, voire plus, que les diplômes formels.