Simplifiez votre quotidien avec le secrétariat externalisé

Vous vous sentez régulièrement dépassé par les tâches administratives, mais vous n’êtes pas en mesure d’assumer le salaire d’un CDI à temps plein ? Votre activité s’emballe et il vous faut rapidement un collaborateur réactif et dynamique afin de vous décharger de la permanence téléphonique et des travaux administratifs courants ? Optez pour la flexibilité, découvrez le secrétariat externalisé. Un expert du réseau 3H18 interviendra à la demande !

Vos raisons de faire appel à nos services peuvent être variées : vous connaissez un pic d’activités, vous souffrez de l’absence d’un salarié, vous manquez de personnel compétent dans le domaine du secrétariat… Nos services de secrétariat externalisé sont flexibles et peuvent tout à fait être sélectionnés à la carte. Les experts 3H18 s’adaptent ainsi à vos besoins réels.

Prenez contact avec nos conseillers pour définir les contours de vos besoins ponctuels ou réguliers en matière de secrétariat externalisé !

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Et si vous faisiez appel à une assistance administrative qui maîtrise parfaitement les outils informatiques pour ne plus avoir à vous soucier des formalités administratives ?

SECRETAIRE POLYVALENTE - Les prestations 3H18

  • Tenue du standard téléphonique
  • Accueil physique
  • Prise de messages et gestion d’agenda
  • Classement et archivage de documents
  • Gestion du courrier et des emails
  • Prise de note
  • Saisie comptable
  • Suivi des démarches de gestion administrative et commerciale
  • Rédaction et mise en page de tous types de documents
  • Secrétariat bilingue anglais, secrétaire trilingue

Comment externaliser le secrétariat ?

S’il est une chose à laquelle veiller, c’est le choix d’un ou d’une secrétaire externalisé(e). Vous devez impérativement faire appel à un professionnel compétent et efficace. De fait, vous devez savoir que ce secteur n’est pas encore tout à faite réglementé. Par conséquent, certaines personnes peuvent vous proposer leurs services sans avoir ni la formation ni la moindre expérience nécessaire à ce type de poste. Vous devez donc prêter beaucoup d’attention aux profils qui vous soumettent leur candidature.

Pour éviter tout désagrément, n’hésitez pas à prendre contact avec nos services. 3H18 s’attache en effet à mettre à disposition un réseau de collaborateurs formés à la tâche, compétents et disponibles rapidement. Ainsi serez-vous à même d’opter pour la formule répondant parfaitement à vos besoins en secrétariat externalisé.

Les avantages du secrétariat externalisé

L’externalisation administrative recèle de très nombreux avantages. Le premier est peut-être qu’elle vous permet de faire face à un accroissement temporaire d’activité ou à des commandes ponctuelles plus importantes. Vous reprenez ainsi la main sur votre efficacité et sur votre productivité.

Par ailleurs, votre budget ne s’en trouvera que mieux maîtrisé. Le secrétariat externalisé a certes un coût, mais le retour sur investissement est assuré au regard du temps libéré que vous pourrez pleinement consacrer à rendre votre business plus dynamique et plus rentable. Vous vous rendez ainsi plus disponible pour vos clients et vos collaborateurs.

Enfin, l’absence de charges sociales est un avantage intéressant, trop souvent négligé. Il n’est pas toujours aisé de trouver le temps ou les moyens de gérer les formalités afférentes au recrutement d’un employé spécifiquement dédié aux tâches administratives ou comptables.

Quelle différence entre une secrétaire polyvalente et une assistante de direction ?

Il n’est pas toujours évident de distinguer le poste de secrétaire de celui d’assistante de direction. La secrétaire de direction assure ses principales missions en étroite collaboration avec le dirigeant ou le chef de service dont elle gère le secrétariat classique. Mais elle est aussi amenée à assurer la préparation et le suivi administratif de dossiers plus complexes afin que le chef d’entreprise puisse se concentrer sur ses priorités opérationnelles. Sa fonction se confond parfois avec celle d’assistante administrative.

Le secrétariat externalisé peut vous permettre de répondre efficacement à de nombreuses problématiques au sein de votre entreprise : amélioration de la gestion des appels, permanence téléphonique, exécution rapide des travaux de secrétariat comme le traitement de texte, le pointage des factures fournisseurs, ou encore la gestion des commandes. Le secrétariat externalisé est un métier qui offre une grande flexibilité, et qui couvre plusieurs domaines. Le travail de nos experts consiste aussi à s’adapter à votre principale activité.

Vous cherchez un(e) secrétaire indépendant(e), et vous ne savez pas comment sélectionner le bon profil ? N’hésitez pas à en parler avec nos conseillers, ils se chargeront de sélectionner le profil idéal pour votre activité (secrétariat général, secrétaire bureautique, secrétaire commerciale, secrétaire juridique, secrétaire médicale).

Nos experts du secrétariat externalisé sont 100 % opérationnels et flexibles

Prenez contact avec nos conseillers pour définir les contours de vos besoins ponctuels ou réguliers en matière de secrétariat externalisé !

Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?

Le secrétariat externalisé consiste à déléguer tout ou partie des tâches administratives à une autre entreprise. Pour tout ce qui concerne notamment les missions de secrétariat et de comptabilité, l’externalisation est, de plus en plus, le mode d’action des chefs d’entreprise.

Ces tâches administratives, bien que nécessaires, constituent, il faut bien le dire, un frein à la croissance de votre entreprise dans la mesure où elles portent en elles d’une faible valeur ajoutée. L’externalisation administrative permet la prise en charge de très nombreuses activités chronophages, c’est la raison pour laquelle elle rencontre un succès croissant. Les services proposés concernent aussi bien la permanence téléphonique et le traitement du courrier que l’organisation d’événements au sein de s’entreprise. On peut y avoir recours également pour la relance des impayés, la facturation et la gestion de la paie pour ce qui est des opérations comptables.

Le secrétariat externalisé s’exerce, en outre, aussi bien sur le site de l’entreprise qu’à distance, depuis le lieu de travail ou le domicile du prestataire ou du collaborateur choisi.

Nos experts du secrétariat externalisé sont 100 % opérationnels et flexibles

Une bonne maîtrise des outils bureautiques, une excellente capacité rédactionnelle et une bonne connaissance de la gestion administrative font évidemment partie des qualités requises pour exercer dans le domaine du télésecrétariat. Les compétences professionnelles des assistants pro 3H18 sont validées par notre cellule ‘Recrutement de freelance’. Pas de temps à perdre, 3H18 vous garantit une assistance en secrétariat externalisé efficace dès la première heure !

Le sens du contact avec les clients est également primordial pour le travail en équipe, mais aussi pour le respect de l’image de votre entreprise. Vous souhaitez que votre secrétaire administratif soit capable de remplacer régulièrement votre réceptionniste ? Vous voulez être sûr que votre secrétaire indépendant saura gérer habilement les appels entrants, même en cas de litige avec un client ou un fournisseur ? Chaque assistant pros 3H18 passe un entretien de motivation qui nous permet d’évaluer sa bonne présentation ainsi que son aisance relationnelle.

Gagnez du temps avec le secrétariat externalisé

La gestion de votre secrétariat peut tout à fait se faire de manière externalisée. Toutes les entreprises iraient droit à la faillite en négligeant la réalisation de diverses tâches administratives. Pour cette raison, le secrétariat externalisé est très certainement la solution dont votre activité a besoin pour croître de manière sereine. Le temps, c’est de l’argent, et vous allez pouvoir en gagner grâce aux avantages du secrétariat externalisé.  

Nos services de secrétariat externalisé englobent plusieurs métiers : secrétaire comptable, secrétariat, et même assistante indépendante.  

Il ne s’agit pas seulement de gérer les appels d’un client particulièrement difficile, ni même de se contenter d’une simple permanence téléphonique : notre expert peut tout à fait prendre les traits d’une véritable assistance administrative dans tout ce qui touche de près ou de loin au secrétariat et à la gestion de votre entreprise.

Nos services d’externalisation vous permettent ainsi de gagner du temps, et vous évitent d’avoir à opter pour une solution moins avantageuse, comme l’embauche en CDD ou en intérim. C’est aussi l’occasion de faire des économies.

Un réseau de secrétaires indépendantes expérimentées

Quelles que soient votre activité et la taille de votre entreprise, nous vous proposons des prestations d’assistanat sur mesure et sans engagement !

Grâce à notre procédure de sélection, vous avez la garantie que votre assistante indépendante 3H18 maîtrise parfaitement les outils bureautiques et qu’elle dispose des compétences nécessaires à la réalisation de sa mission !