Comment optimiser la gestion de vos pièces comptables ?

De plus en plus d’entreprises qui sont à la recherche de flexibilité pour leur organisation optent pour l’externalisation de la comptabilité. C’est un moyen simple et économique d’optimiser son organisation comptable. En effet, certaines tpe pme ne peuvent se permettre d’embaucher une personne dédiée à la comptabilité gestion. C’est également le cas pour de nombreux artisans qui doivent gérer eux-mêmes leur comptabilité analytique en plus de leur charge de travail quotidienne.

Vous n’avez pas le temps de réunir les différentes pièces comptables et autres pièces justificatives, en particulier les notes de frais, dont votre expert-comptable a besoin pour préparer les documents requis par les normes comptables et produire la liasse fiscale ? Vous n’êtes pas à l’aise avec le plan comptable général et vous stressez à l’idée d’ouvrir votre logiciel de comptabilité ?

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Et si vous faisiez appel à un assistant spécialisé en gestion comptabilité pour prendre en main vos écritures comptables et la gestion comptable globale de votre société ?

Le classement des pièces comptables

Une bonne tenue de la comptabilité est un aspect primordial de la gestion d’entreprise puisqu’elle permet d’effectuer un suivi précis des opérations. Et cela commence par l’imputation des pièces comptables afin de respecter les principes de la comptabilité générale et de clôturer l’exercice comptable sans la moindre erreur.

Une fois enregistré, chaque document comptable doit faire l’objet d’une numérotation claire et être conservé en lieu sûr afin de pouvoir le cas échéant répondre à une demande de votre cabinet d’expertise comptable ou justifier une opération lors d’un contrôle de l’administration fiscale.

Le pointage comptable et le rapprochement bancaire

Afin d’effectuer un suivi de trésorerie efficace et de vous assurer d’avoir un fonds de roulement suffisant pour financer votre activité à court terme, il faut éviter de laisser les relevés bancaires s’accumuler sur votre bureau. Durant sa prestation de préparation comptable, votre assistant 3H18 peut se charger du rapprochement bancaire et préparer certains documents de synthèse utiles au pilotage de l’entreprise.

Vous pouvez également compter sur lui pour étudier chaque relevé bancaire afin de relancer les factures impayées. Il se chargera alors de vérifier le bon déroulement de la procédure de facturation et d’envoyer des rappels aux clients pour réduire le délai moyen d’encaissement et améliorer votre trésorerie.

La gestion numérisée des pièces comptables

La dématérialisation de factures et des autres pièces comptables consiste à transférer les documents du format papier vers un format numérique et à mettre en place une solution de sauvegarde sécurisée. La gestion comptable dématérialisée est aujourd’hui une étape indispensable pour gagner en efficacité et en productivité.

Votre assistant de gestion 3H18 est formé pour vous proposer une solution « Zéro papier » qui vous permettra de gagner du temps dans la gestion administrative, mais également d’être plus réactif au niveau commercial. Grâce à des outils de gestion innovants, vous pourrez envoyer vos devis et vos factures clients par voie électronique. Vous aurez également la possibilité d’optimiser la gestion des commandes en contrôlant par exemple une facture d’achat sur l’écran de votre smartphone.

Bien entendu, la dématérialisation comptable ne dispense pas de mettre en place une procédure de conservation des archives. Selon le Code du Commerce, il faut conserver pendant dix ans tous les documents et pièces utiles à la tenue des livres comptables et aux déclarations fiscales. Votre assistant 3H18 s’appuiera sur une méthode de classement éprouvée pour assurer la bonne conservation des pièces.

Optez pour l'externalisation avec un assistant comptable 3H18

Vous avez besoin d’aide pour passer du support papier au support informatique afin d’optimiser la gestion des opérations comptables et l’archivage des documents relatifs à votre activité professionnelle ? Vous aimeriez déléguer la gestion d’un inventaire, l’édition des bulletins de paie, le tri des pièces justificatives ou la saisie comptable afin de vous concentrer sur votre cœur de métier ?

vous propose des services d’externalisation administrative à la carte et sans engagement avec des assistants sélectionnés pour leurs compétences techniques et leur dynamisme.

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