L’assistant de direction s’occupe encore souvent de la gestion quotidienne de l’agenda du responsable qu’il seconde. Tous les chefs d’entreprise ne sont pas 100% autonomes ! Il prend alors en compte ses rendez-vous, ainsi que l’organisation des différentes réunions auxquelles il assiste lui-même. L’assistant de direction se charge également de la rédaction des comptes rendus de ces réunions. Il assure la permanence du standard téléphonique, quel que soit le motif des appels, et les réponses au courrier reçu quotidiennement. En outre, il prend en notes tous types de documents qu’il archive ensuite numériquement.

D’autres missions peuvent lui être confiées relatives au confort des clients et à l’accueil des simples visiteurs, ainsi qu’au suivi des échanges avec les fournisseurs. Au-delà de la gestion administrative, la mise en place d’un budget et le suivi mensuel peut éventuellement lui incomber.

Le moment est venu de structurer votre gestion administrative pour gagner en productivité. Confiez la transformation numérique de votre entreprise à une collaboratrice qui maîtrise parfaitement Internet et les outils bureautiques. Tous les assistants de direction du réseau 3H18 sont formés à l’utilisation de nos solutions digitales.

Ceci implique la numérisation des documents, qu’il s’agisse de contrats, de devis, de factures, de justificatifs ou des archives. D’où une seconde nécessité : la création d’un espace dématérialisé de classement et d’archivage avec accès sécurisé. Enfin, il faut veiller à la mise en place de la transmission des informations à l’expert-comptable. Toutes ces tâches font l’objet de compétences maitrisées par votre assistant de direction 3H18 et des partenariats technologiques vous permettent de faire rapidement les bons choix.

Nous veillons à ce que les membres du réseau 3H18 soient tous soucieux d’une présentation impeccable. Ils doivent se montrer autant à l’aise à l’oral qu’à l’écrit et ne jamais perdre ni leur bonne humeur ni leur sang-froid. Ils font preuve de disponibilité et d’adaptabilité, de réactivité et de diplomatie, d’esprit d’initiative. Ils connaissent les “codes” des différents secteurs d’activité dans lesquels ils ont l’habitude d’intervenir. Discrets et dignes de confiance, la routine n’est jamais leur quotidien !

Le diplôme le plus répandu dans ce corps de métier est bien sûr le brevet de technicien supérieur d’assistant de direction, de gestion, ou bien encore, et dans une moindre mesure, le BTS d’assistant de manager. Il existe aussi un DUT Gestion des entreprises et des administrations, qui convient parfaitement. On rencontre également d’autres parcours comme des diplomes d’ecole de commerce disposant d’une expérience professionnelle adéquate.

Notons enfin qu’il est préférable, pour optimiser ses chances d’embauche, de compléter sa formation par une licence dans les domaines de l’économie ou de la gestion, et d’avoir des connaissances dans les secteurs du commerce, du droit, de la gestion des ressources humaines ou de la comptabilité. Il est requis d’avoir un bon niveau en anglais et d’être familier avec tous les outils bureautiques courants.