Comment optimiser le suivi de vos factures ?

L’optimisation de vos processus permet d’éviter les retards de paiement, et de maintenir de bonnes relations avec vos clients et fournisseurs.

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Un suivi de facturation optimal permet non seulement de gagner en temps et en efficacité, mais aussi de minimiser les erreurs et le risque financier. Si votre objectif est d’améliorer la liquidité de votre entreprise, réduire les tensions qui pèsent sur les finances et entament votre relation client et fournisseur, alors vous êtes au bon endroit.

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Les deux suivis de facturation possibles

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Un suivi de facturation optimisé côté fournisseur favorise la confiance et la collaboration à long terme avec vos fournisseurs qui apprécieront d’être payés dans les délais. 

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D’un autre côté, l’édition de factures claires et conformes aident au renvoi d’une image de marque professionnelle et rassurent votre clientèle.

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Voyons plus en détail ces deux aspects.

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Le suivi de facturation client

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Le suivi de facturation client consiste à gérer l’ensemble des factures émises aux clients pour les biens ou services fournis. Une gestion efficace du suivi de facturation client comprend : 

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• la vérification de l’exactitude des factures, 

• l’envoi en temps opportun, 

• le suivi des paiements.

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Un bon suivi de vos factures a pour avantage d’identifier rapidement les retards ou les impayés, d'envoyer des rappels automatiques si besoin et de prendre des mesures appropriées pour recouvrer les montants dus. L’objectif principal est de sécuriser les flux de trésorerie.

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Le suivi de facturation fournisseurs

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Le suivi de facturation fournisseurs, quant à lui, permet d’assurer une bonne gestion des dépenses de votre entreprise et maintenir des relations cordiales avec vos fournisseurs. Un suivi efficace inclut : 

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• la vérification de la conformité des factures avec les bons de commande, 

• l’enregistrement rapide des factures dans le système comptable, 

• le respect des délais de paiement pour éviter les pénalités de retard. 

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En optimisant votre suivi de facturation fournisseurs, vous pouvez planifier au mieux les sorties de trésorerie, voire bénéficier de remises pour paiement anticipé.

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Comment reconnaître un suivi de facturation optimisé ? 

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Dans un monde idéal, votre entreprise bénéficie d’un suivi de facturation parfaitement optimisé, où chaque étape du processus est fluide et efficace. 

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Vos factures sont conformes et compréhensibles

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Les factures sont exactes et parfaitement claires. Grâce à votre système de facturation optimisé, toutes les informations, des détails du produit aux conditions de paiement, sont représentées. Le client reçoit la facture, la comprend immédiatement, et n’a aucune question ni demande de clarification. 

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Avantages : Le processus de paiement s’en trouve accéléré et renforce la confiance du client en votre entreprise. Aucun impayé n’est à déplorer et vous ne rencontrez aucune difficulté dans le maintien de votre BFR. 

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Votre suivi de facturation est automatisé

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Chaque mois, à la fin de votre cycle de facturation, vous utilisez un logiciel et des automatisations pour générer et envoyer des factures à tous vos clients. Grâce à cette automatisation, les factures sont envoyées dès que les services ou produits sont livrés. Vos clients reçoivent les factures de manière instantanée.

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Vous utilisez des tableaux de bords pour votre suivi de factures

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Vous disposez d’un tableau de bord interactif qui vous permet de suivre en temps réel les paiements reçus et les factures en attente. Vous remarquez qu’un client n’a pas encore payé une facture échue ? Grâce à votre système de suivi soigné, vous envoyez un premier rappel courtois, puis un second rappel plus formel une semaine plus tard. 

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Le processus automatisé permet de gérer les retards de paiement sans intervention manuelle et de libérer du temps tout en réduisant le risque d’impayés.

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Votre système de facturation est couplé à votre logiciel comptable

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Chaque facture payée est automatiquement enregistrée et rapprochée dans votre comptabilité. Cela vous permet de disposer de données financières précises et à jour, et de faciliter les clôtures mensuelles et la création de rapports financiers.

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Toutes les transactions sont historisées

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Un client conteste une facture, affirmant que le montant n’est pas correct ? Aucun problème ! Grâce à votre suivi de facturation optimisé, vous accédez immédiatement à l’historique de la transaction, aux bons de commande et aux échanges avec ce client. Vous êtes en mesure de résoudre le litige rapidement et de fournir les preuves nécessaires.

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Le suivi de facturation actuel est si efficace que votre BFR s’en trouve optimisé lui-même…

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Cerise sur le gâteau : En fin de mois, vous examinez vos flux de trésorerie et constatez une amélioration significative par rapport aux mois précédents. Grâce à une gestion rigoureuse de toutes vos factures et des paiements reçus, vous êtes parvenu à réduire votre besoin en fonds de roulement ! 

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Cela vous permet d’investir dans de nouveaux projets sans recourir à des financements externes. 👍

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Quelques tips pour un suivi de vos factures réussi

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1. Choisissez un logiciel de facturation adapté aux besoins de votre entreprise. Ce logiciel doit permettre l’automatisation des tâches répétitives, la génération de factures et la gestion des échéances de paiement.  Configurez le logiciel avec les informations de votre entreprise, les détails des produits ou services, et les conditions de paiement standards.

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2. Émettez les factures immédiatement après la livraison d’un produit, d’un livrable ou la réalisation d’une prestation. Assurez-vous que toutes les informations nécessaires sont incluses et correctes. Utilisez si besoin des modèles de factures prédéfinis dans votre logiciel pour garantir l’uniformité et la conformité.

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3. Mettez en place un tableau de bord pour surveiller l’état des paiements en temps réel. Configurez des alertes automatiques pour vous avertir des paiements en retard et des échéances à venir.

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4. Développez un processus de relance des impayés qui soit à la fois rigoureux et respectueux. Les relances doivent être envoyées dès qu’une facture est en retard, avec des rappels réguliers si nécessaire. Utilisez des emails de relance automatiques qui sont programmés pour être envoyés à intervalles réguliers jusqu’à ce que le paiement soit reçu.

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5. Formez votre équipe à gérer les réclamations de manière professionnelle et utilisez votre logiciel de facturation pour documenter chaque étape du processus de résolution. Faites appel à un assistant comptable externalisé si vous n’avez pas les ressources suffisantes pour monter vos équipes en compétences.

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L’utilisation d’outils de gestion comptable pour optimiser le suivi de votre facturation

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Si beaucoup de petites entreprises utilisent Excel pour gérer leur facturation, ce logiciel, bien que polyvalent, présente des limites en termes d’automatisation et de suivi en temps réel.

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L’automatisation et la numérisation du suivi des factures permettent de gagner du temps en réduisant les tâches administratives manuelles. Vos équipes comptables peuvent ainsi se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que l’analyse financière et la gestion des relations clients et fournisseurs.

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Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreux outils spécialisés qui optimisent le suivi de votre facturation :

Libeo 

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Libeo est une plateforme de gestion de paiements qui permet de centraliser, valider et payer vos factures fournisseurs en quelques clics. Elle offre une visibilité complète sur vos dépenses et simplifie le processus de paiement grâce à l’automatisation.

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Bobbee 

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Cet outil se concentre sur la gestion et le suivi des factures. Bobbee aide à automatiser l’émission des factures, à suivre les paiements et à relancer les clients en cas de retard, tout en intégrant des fonctionnalités de comptabilité.

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Payfit 

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Bien connu pour la gestion des paies, Payfit propose également des solutions de gestion de facturation. Il permet de synchroniser les données de paie avec la facturation, assurant une meilleure cohérence des informations financières.

Ipaidthat 

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Ipaidthat automatise la récupération et le traitement des factures fournisseurs. Il offre des fonctionnalités pour le suivi des dépenses, l’intégration comptable, et la gestion des reçus et des justificatifs de paiement.

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Sellsy 

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Sellsy est un logiciel complet de gestion de la relation client (CRM) et de facturation. Il propose des outils pour créer et envoyer des factures, suivre les paiements, et automatiser les relances, tout en offrant des fonctionnalités CRM pour améliorer la gestion client.

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Axonaut 

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Axonaut est une solution de gestion d’entreprise tout-en-un qui inclut la facturation. Il permet de générer des factures, de suivre les paiements, de gérer les relances et d’intégrer ces processus avec la comptabilité, facilitant ainsi la gestion globale de votre entreprise.

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