Plusieurs bonnes raisons peuvent pousser un dirigeant d’entreprise à vouloir disposer de son propre secrétariat comptable. Dans les faits, cet objectif n’est pas toujours atteignable. L’entreprise est parfois trop jeune et ne dispose pas assez de ressources budgétaires pour embaucher un ou une secrétaire à plein temps.
Les conséquences qui en découlent sont précisément ce qui motive un chef d’entreprise à vouloir bénéficier du soutien d’un expert en pré comptabilité indépendant.
Pas de secrétariat comptable dans votre entreprise ? Voici un aperçu des conséquences…
Une perte de temps néfaste d’un point de vue productivité et rentabilité
En l’absence d’un secrétariat comptable, le dirigeant consacre une part importante de son temps à des tâches administratives et comptables, réduisant ainsi le temps disponible pour le développement de son entreprise.
Risque accru d'erreurs comptables
La comptabilité faite par une personne non experte peut entraîner des erreurs dans les comptes, ce qui peut avoir des conséquences financières et légales graves. En outre, une comptabilité mal organisée complique la préparation et le déroulement des audits comptables.
Suivi financier irrégulier et manque de visibilité
Sans un suivi constant et régulier des finances, la gestion de la trésorerie et la planification budgétaire deviennent difficiles, ce qui peut mener à des problèmes de liquidité. Or, il s’agit d’une situation fréquemment rencontrée par les chefs d’entreprise n’ayant pas le temps pour réaliser cette tâche quotidienne.
Non-conformité aux réglementations
Un dirigeant qui manque de temps n’aura pas non plus le courage de faire de la veille. Problème : ne pas être au fait des dernières lois et réglementations fiscales peut entraîner des soucis de non-conformité.
Élévation du stress
La gestion des finances et des échéances fiscales par le dirigeant augmente son taux de stress. Tout le monde ne peut s'improviser secrétaire comptable. Le métier exige certaines compétences. La rapidité d'exécution s’acquiert au fil des ans et un dirigeant de petite entreprise, bien que multi-casquettes, aura davantage de difficultés pour gérer et absorber en des délais restreints et similaires à ceux respectés par une secrétaire la même charge de travail que cette dernière.
Le stress impactera entre autres son état d’esprit ainsi que sa capacité à diriger efficacement.
Réinternaliser sa comptabilité
La réinternalisation de la comptabilité constitue un mouvement logique et fréquent au sein des PME après une phase initiale de collaboration avec un expert-comptable externe. En effet, à un certain stade de leur croissance, les chefs d'entreprise décident souvent de recruter une équipe comptable interne et de créer un premier département dédié.
Cette transition offre plusieurs avantages significatifs.
Tout d'abord, elle permet une plus grande réactivité dans la gestion financière, car les échanges d'informations sont simplifiés et les délais de traitement réduits.
De plus, les tableaux de bord de gestion sont produits plus rapidement, offrant ainsi une meilleure visibilité et un pilotage plus efficace des performances de l'entreprise. La mise en place d'une comptabilité analytique ou par projet devient également plus aisée, permettant une analyse plus fine et détaillée des coûts et des marges.
Enfin, l'entreprise gagne en liberté dans le choix de ses logiciels comptables, ce qui conduit à des solutions mieux adaptées à ses besoins et à une intégration plus fluide avec les autres systèmes d'information.
Vous disposez des ressources pour profiter d’un secrétariat comptable internalisé ? Gare aux départs précipités !
Disposer d’un secrétariat comptable en interne permet de pallier les risques et conséquences évoqués plus haut. Néanmoins, embaucher une secrétaire en CDI ou CDD comporte tout de même des risques. Ces derniers seraient même en forte augmentation à en croire les études RH.
Pour preuve : les salariés des générations Y (nés entre 1981 et 1996) et Z (nés après 1995) tendent à avoir une durée moyenne de séjour dans une entreprise plus courte par rapport aux générations précédentes.
Le cas de la Génération Y (ou Millennials)
Les Millennials restent en moyenne environ 2 à 3 ans dans une entreprise. Selon une étude de Gallup, les Millennials changent souvent de travail, avec 21% d'entre eux ayant changé d'emploi au cours de la dernière année.
Une Gen-Z tout aussi volatile ?
Concernant la Génération Z, la tendance s’avère similaire voire légèrement plus courte. Une étude de Deloitte indique que près de la moitié des jeunes de la Génération Z prévoient de quitter leur emploi actuel dans les deux ans.
Ces tendances liées à des besoins de reconversions fréquentes et des envies de changement au sein de la population active nés entre 1981 et 2010 véhiculent avec elles un risque de plus en plus palpé par les entreprises.
“Les nouvelles tendances ont redessiné le marché du travail.”
L’internalisation de certaines fonctions support peut en effet précipiter l’entreprise qui ne dispose pas d’une solution de remplacement immédiate dans une situation inconfortable.
Exemple : en cas de départ du secrétaire comptable, l'entreprise devra faire face :
aux coûts de recrutement,
à la nécessité de former un nouveau collaborateur
aux périodes (parfois longues) de transition où aucun remplaçant n’est présent pour assurer le traitement des tâches administratives et comptables
au temps d’adaptation des équipes en place
à la phase d’onboarding du nouveau secrétaire qu’il faudra intégrer à l’emploi du temps déjà bien chargé 🤦♀️
et bien d’autres choses encore !
Ces bouleversements de dernière minute sont généralement mal vécus par les entreprises car ils engendrent des perturbations significatives dans les opérations comptables et la gestion des flux de trésorerie. Le temps de trouver un remplaçant, c’est bien souvent le dirigeant ou un collaborateur qui doit récupérer les dossiers à traiter… Un retour au point de départ difficile à encaisser, moralement et économiquement parlant.
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Externaliser son secrétariat comptable pour ne plus prendre aucun risque ?
Pour éviter ces risques et profiter d’un secrétariat comptable sans charges fixes, de plus en plus d’entreprises choisissent l'externalisation de leur précomptabilité comme option alternative à l’embauche permanente.
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