Externaliser la gestion de la paie offre une solution flexible et économique pour les entreprises. Cela permet de bénéficier d'une expertise sans les contraintes du recrutement traditionnel. Comment recruter votre freelance ?
La gestion des Ressources Humaines, ou GRH, incluant la gestion de la paie, est une mission complexe qui nécessite des compétences et qualités particulières ainsi que du temps…
Recruter un gestionnaire de paie pour superviser les opérations de gestion du personnel et de la paye peut vous permettre, en tant que dirigeant, de vous libérer de cette charge et donc de mieux vous concentrer sur le cœur de votre activité.
Recruter un gestionnaire peut se faire de plusieurs manières. Chacune a ses avantages et ses inconvénients. Tout d’abord, commençons par rappeler quel est le rôle d’un gestionnaire RH au sein de l’entreprise et expliquons la différence avec le gestionnaire de paie.
Le rôle d’un gestionnaire RH
Le gestionnaire des Ressources Humaines, aussi appelé RRH ou Responsable des ressources humaines, a pour objectif le pilotage de la stratégie RH de l’entreprise. Son objectif est d’optimiser au mieux les besoins humains.
Voici ses missions :
recruter les meilleurs talents,
favoriser la montée en compétences des équipes,
répartir les tâches à exécuter en fonction des profils et des savoir-faire,
créer un climat social positif,
calculer la masse salariale,
maîtriser le SIRH de l’entreprise,
faire appliquer les nouveaux process,
veiller à l’affichage et au respect des règles de sécurité,
participer aux réunions du Comité d'Entreprise
conseiller la Direction dans ses prises de décisions.
Des tâches d’ordre administratives sont aussi régulièrement traitées par un RRH comme la gestion des plannings et des congés payés, la rédaction de contrats de travail, de bulletins de salaire, d’offres d’emploi…
Enfin, un RRH côtoie des organismes extérieurs comme la CPAM, les syndicats ou encore la médecine du travail.
Différences entre le gestionnaire RH et le gestionnaire de paie
Le gestionnaire des ressources humaines et le gestionnaire de la paie sont deux rôles distincts au sein d'une entreprise, bien qu'ils soient souvent interconnectés. Voici les principales différences entre ces deux fonctions.
Le gestionnaire de la paie se concentre principalement sur le calcul et la distribution des salaires et des avantages sociaux des employés. Il veille à
ce que les déductions appropriées soient effectuées, que les impôts soient correctement retenus, et que toutes les obligations légales en matière de paie soient respectées.
Responsabilités : Les responsabilités du gestionnaire de la paie comprennent le traitement des heures travaillées, la gestion des congés payés, le suivi des déductions fiscales et des cotisations sociales, la préparation des bulletins de paie, et la gestion des déclarations fiscales liées à la paie.
Relation avec les RH : Le gestionnaire de la paie collabore étroitement avec le département des ressources humaines pour obtenir les informations nécessaires à la paie, telles que les changements de statut d'emploi, les promotions, les congés, etc.
Quand recruter un gestionnaire de paie ?
Recruter un RRH dépend de votre situation, de la taille de votre entreprise et donc du nombre de salariés, et de l’intensité de l’activité. En d’autres termes, il convient de recruter un RRH si vous manquez de temps pour développer votre société et qu’administrer l’ensemble de votre personnel devient trop chronophage.
L’ampleur des tâches administratives quotidiennes peut en effet avoir un sérieux impact sur la croissance de votre société. Plus une entreprise se développe, plus l’externalisation de vos fonctions supports doit devenir une priorité, et ce afin de ne pas souffrir d’une charge mentale trop importante… Un dirigeant éreinté ne peut tenir ce rythme infernal indéfiniment !
Comment recruter votre futur gestionnaire de paie ?
Le recrutement de votre RRH peut se faire de plusieurs façons :
1. Par recrutement direct
Si vous internalisez vos process de recrutement, il vous faudra songer àlibérer du temps pour la rédaction et la dépose d’annonces en ligne sur les différentes plateformes dédiées à la recherche d’emploi.
Puis, vous devrez procéder au tri parmi les dizaines, voire les centaines, de candidatures que vous recevrez. Cette tâche est non seulement chronophage, mais nécessite de plus toute votre attention. Les coûts d’une erreur de casting ne sont pas à prendre à la légère !
Former un salarié “sur le tas”signifie y passer du temps. ⏲ L’inscrire à une formation que vous prendrez en charge n’est pas une option rentable.
2. Par le biais d’un cabinet de recrutement
Si la perspective du recrutement internalisé ne vous sied guère, vous pouvez la confier à un cabinet de recrutement spécialisé. Ces experts en recherche de talents sont de véritables chasseurs de têtes, habitués à dégoter la perle rare… 🔍
Le recours à ce type de service vous fera gagner un temps considérable comparé à la technique citée ci-dessus. Mais vous devrez évidemmentpayer pour en bénéficier. Or, le confort a un coût qui peut rebuter en cas de faible budget.
3. Via une boîte d’intérim
L’intérim est une solution qui peut dépanner. Attention, bien que l’intérim s’avère plus modulable qu’un CDD ou un CDI, le personnel que vous obtiendrez dans le cadre de la prestation peut ne pas s’avérer aussi motivé que ce qui se dit sur le papier…
Certains intérimaires ont choisi ce statut le temps de retrouver une situation plus stable ou d’évoluer professionnellement. L’intérim peut refléter une étape “tremplin” constituant en réalité un simple job alimentaire...
Conséquences : lamotivation fait parfois défaut ; ce qui, in fine, ne permet pas d’engager une collaboration pérenne ni efficace. Par ailleurs, faire appel à un intérimaire coûte cher (indemnités de fins de contrats, prêt de matériel professionnel, congés payés, etc.)
Comment déléguer la gestion de votre service paie sans recruter ?
Nous l’avons vu, recruter a un coût pour votre entreprise.
Et peu importe la méthode utilisée, internaliser sa gestion de la paie peut ne pas toujours correspondre à la réalité de vos besoins. En cas de baisse d’activité, il se peut que vous n’ayez pas besoin d’une présence régulière dans vos locaux, 39 heures par semaine et plusieurs mois d’affilée !
Notez qu'une fois l’embauche officialisée et passé la période d’essai, il est difficile de rompre un contrat de travail sans y perdre financièrement.
Heureusement, déléguer la gestion de votre service RH peut se faire sans recruter de collaborateur en CDI, CDD ou intérim. Cette délégation est possible grâce à un réseau d’assistance administrative aux entreprises. 🤝
Ce type de réseau met en relation des entreprises avec des freelances, essentiellement experts dans la gestion des missions administratives, RH et comptables.
Comment bénéficier d’un gestionnaire de paie freelance ?
Comment se passe au juste une prestation d’assistance administrative (ou d’externalisation administrative) ?
Dès la première prise de contact, un conseiller étudie vos besoins.
Puis, il affecte la mission à un prestataire freelance disposant des compétences nécessaires pour intervenir dans vos locaux.
Cet assistant freelance intervient généralement dans les jours qui suivent, soit dans vos locaux, soit à distance si cela vous arrange !
La solution d’externalisation, plus flexible qu’un recrutement traditionnel, a déjà été testée et approuvée par de nombreux dirigeants d’entreprise, soucieux du développement de leur entreprise.
Il est évidemment possible de contacter un prestataire freelance par vous-même. Auquel cas, l’étude de chaque profil et la définition de vos besoins vous appartiennent entièrement, comme dans le cadre du recrutement d’un candidat en CDD ou CDI.
Les autres profils de prestataires freelances dont vous pouvez profiter avec 3h18
S’il est possible de trouver des gestionnaires de paie au sein des réseaux de prestataires freelance, il est également fréquent de retrouver :
Ces différents métiers correspondront parfaitement à votre entreprise si ses besoins concernent davantage des tâches administratives d’ordre “exécutif” plus classiques, telles que :
Déléguer permet de mieux développer la croissance de votre entreprise
Pour conclure, retenez que l’externalisation de vos fonctions supports permet de développer plus rapidement votre entreprise.
Pour que la gestion des tâches RH, comptables et administratives reste qualitative, il est conseillé de faire appel à des profils forts d’une expérience professionnelle dans un secteur similaire au vôtre, afin de gagner en efficacité et de ne pas perdre de temps lors de l’on boarding.
Si les recrutements traditionnels s’avèrent plus coûteux et moins flexibles, le recours à un prestataire freelance permet, quant à lui, de bénéficier d’un collaborateur déjà formé juste le temps dont vous avez besoin. Evidemment, seules les heures travaillées sont facturées.
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