Le classement des papiers administratifs est une tâche rébarbative, que la plupart des gens n’apprécie que moyennement. Pourtant, c'est souvent préalable à des tâches administratives ou de gestion extrêmement importantes comme la précomptabilité ou le contrôle de gestion qui nécessite un classement des documents et pièces comptables très rigoureux.
Si les particuliers peuvent se permettre de reporter cette mission, pas question pour les professionnels indépendants, ni les entreprises, de faire l’impasse sur le classement et l’archivage de leurs documents administratifs et comptables.
Voici 10 conseils pour optimiser l’organisation de tous vos papiers comme les factures, les devis, les bons de commande, les courriers de l’administration, etc.
1. Déterminez des catégories pour vos papiers administratifs
Commencez par trier vos documents en catégories logiques, comme les factures, les contrats, les devis, les correspondances avec vos fournisseurs, etc.
Utilisez des chemises ou des classeurs distincts pour chaque catégorie afin d'éviter les confusions que vous rangerez dans des armoises dédiées au classement de vos documents.
La recherche de documents spécifiques sera simplifiée et vous maintiendrez ainsi une organisation claire, pratique pour la secrétaire comptable ayant besoin de rechercher des données ou des pièces administratives bien particulières ! Vous pouvez aussi ajouter des sous-catégories si nécessaire, comme "Factures payées" et "Factures à payer".
2. Numérisez les papiers administratifs au maximum
La numérisation des documents essentiels comme certaines pièces comptables permet de conserver une copie digitale sécurisée. Les risques de perte et de détérioration sont ainsi considérablement réduits.
La numérisation peut aussi être l'occasion de reconnaître automatiquement le contenu afin de classer les éléments comptables directement dans les logiciels sans avoir besoin de saisir la pièce (=Technologie OCR).
Sauvegardez les versions numériques de vos documents papier sur des supports sécurisés comme des disques durs externes ou des services cloud.
Vous pourrez en outre partager plus facilement les documents avec des collègues ou des partenaires. Si vous n’avez pas le temps de dématérialiser entièrement vos papiers administratifs, vous pouvez faire appel à une assistante administrative qui s’en chargera à votre place.
3. Étiquetez les dossiers destinés à accueillir vos papiers administratifs
Utilisez des étiquettes facilement 7h repérables, comme à l’aide d’un code couleur, pour identifier rapidement le contenu de chaque dossier ou chemise. Assurez-vous que les étiquettes soient visibles et lisibles pour faciliter la recherche et le rangement.
L’étiquetage est aussi l'occasion de décider de l'imputation comptable d’une pièce et donc de son affectation dans votre plan comptable de façon à bénéficier des reporting détaillés.
4. Classez régulièrement vos papiers administratifs
Le classement ne doit pas être une tâche de dernière minute.
Établissez une routine, comme un tri hebdomadaire ou mensuel, pour traiter les nouveaux documents et archiver ceux qui ne sont plus utilisés régulièrement. Vous empêcherez ainsi l'accumulation de papiers inutiles et maintiendrez un espace de travail ordonné, tout en évitant la perte de documents importants. 😉
5. Créez un calendrier de conservation de vos papiers administratifs
Chaque type de document a une durée de conservation légale. Pour éviter d’amasser des documents qu’il n’est plus utile de conserver, vous pouvez créer un calendrier indiquant pendant combien de temps chaque document devrait être archivé avant d'être détruit. Cela inclut des documents comme :
les contrats,
les factures,
les documents fiscaux,
etc.
Respecter ces durées d’archivage légales vous protège en outre en cas d'audit et de contrôle fiscal.
6. Utilisez des classeurs ou des boîtes d'archive
Pour les documents qui ne sont pas consultés fréquemment mais qui doivent tout de même être conservés, il est possible d’utiliser des classeurs différents ou des boîtes d'archive.
Rangez ces archives dans un espace dédié, à l'abri de l'humidité et des passages répétés. Étiquetez chaque boîte ou classeur avec une description de son contenu et la date de stockage pour faciliter un accès futur.
Il est possible de numériser tout en gardant la valeur probatoire des documents légaux. Pour cela, fait appel à une assistante de direction spécialisée en archivage et numérisation qui pourra se déplacer dans vos locaux et utiliser les bons logiciels !
7. Gardez les papiers administratifs récents à portée de main
Les documents les plus récents ou fréquemment utilisés doivent être facilement accessibles. Utilisez un système de classement rapide, comme des bannettes trônant fièrement sur votre bureau ou des tiroirs dédiés. Ces systèmes vous permettent de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin sans devoir ressortir et fouiller avec peine dans des archives plus anciennes… 😅
8. Mettez en place une procédure d'entrée et de sortie des documents
Établissez une procédure claire pour le traitement des documents entrants et sortants. Chaque document entrant doit être :
examiné,
trié,
traité,
numérisé si nécessaire,
puis classé.
Pour les documents sortants, tenez un registre ou une base de données pour savoir où ils se trouvent et qui les a utilisés. Cela aide à prévenir la perte de documents et à maintenir une traçabilité.
9. Utilisez des logiciels de gestion électronique des documents (GED)
Les logiciels de gestion électronique de documents (GED) peuvent grandement simplifier le classement et la recherche de documents numériques. Ils permettent de stocker, d'organiser et de retrouver des fichiers rapidement grâce à des systèmes de recherche par mots-clés. Très utile pour aller plus vite dans la gestion de projet !
Ils offrent aussi des fonctionnalités de sécurité, comme l'accès contrôlé et la gestion des versions, pour protéger les informations sensibles.
10. Sécurisez les documents contenant des informations sensibles
Protégez les papiers administratifs contenant des informations confidentielles ou sensibles.
📄Pour les versions papier, utilisez des coffres-forts à code ou des armoires verrouillées.
💾Pour les documents numériques, optez pour des fichiers protégés par mot de passe et des sauvegardes régulières sur des supports sécurisés.
Assurez-vous que seuls les employés autorisés aient accès à ces documents, afin de protéger la confidentialité et l'intégrité des informations.
En bref
Que ce soit pour éviter l'encombrement ou protéger des informations sensibles, une bonne gestion de vos papiers administratifs est essentielle pour un fonctionnement fluide et professionnel. Adopter ces bonnes pratiques vous permettra de gérer vos papiers administratifs de manière plus efficace et sécurisée. 🤞
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