Cumulés, les impayés engendre un coût considérable pour l'entreprise
Voici un exemple pour mieux comprendre : un impayé de 5 000 € équivaut à un chiffre d'affaires de 50 000 € au taux de marge de 10 %.
Autrement dit, pour compenser la perte engendrée par cet impayé, il faudrait générer 50 000 € de ventes supplémentaires ! Une situation complexe, voire impossible pour une PME, plus fragile qu’une grande entreprise, davantage capable de faire face à ce type de conditions sur du long terme.
Pourquoi relancer vos clients en cas d’impayés ?
Bien que cela puisse sembler évident, les raisons sous-jacentes à la relance d’impayés vont au-delà de la simple récupération de fonds. Évidemment, optimiser vos processus de recouvrement et de relance aura un impact significatif sur la santé financière de votre entreprise et sa capacité à être payée plus rapidement.
Être payé à temps par vos clients permet tout d’abord de maintenir une trésorerie saine.
En récupérant les fonds dus dans des délais restreints, vous réduisez votre besoin en fonds de roulement (BFR), ce qui signifie que le maintien de l’activité nécessite moins de liquidités.
Mais relancer un client en cas d'impayé n'est pas seulement une question d'argent, mais aussi de relation client ! En relançant rapidement un client en cas d'impayé, vous montrez à votre clientèle que vous prenez au sérieux le paiement de vos factures et dissuadez les possibles retards de paiement futurs qui pourraient avoir un impact négatif sur vos finances à long terme.
Quand relancer vos clients pour impayés ?
Déterminer le meilleur moment pour relancer un client est essentiel pour :
Maximiser vos chances d’être payé par ce dernier,
Préserver la relation client.
1. Après la date d'échéance
La première relance intervient généralement une fois la date de facturation butoir arrivée à échéance. Le dépassement de cette deadline marque officiellement le début du retard de paiement.
2. En fonction des délais convenus
Si vous aviez convenu d’un délai de paiement spécifique avec votre client, assurez-vous de respecter ces délais avant d'effectuer une relance pour ne pas vous mettre en porte à faux !
3. En cas de retard significatif
Si le paiement n'a toujours pas été reçu et que plusieurs jours de retard se sont écoulés, nous vous recommandons d’envoyer une nouvelle lettre de relance avec un ton plus direct.
Bon à savoir 👨💼
Plus le retard de paiement est long,
Plus il est difficile de récupérer les fonds impayés !
4. Avant la fin du mois comptable
Si vous suivez un cycle comptable mensuel, il sera judicieux d'envoyer des relances avant la fin du mois comptable pour clôturer les comptes en attente et mettre à jour vos registres financiers en temps opportun.
Le timing des relances pour impayés dépend donc de divers facteurs, comme la date d'échéance, les accords convenus ou vos processus internes.
Comment relancer des impayés ?
Relancer un client pour impayés en envoyant une première relance par lettre manuscrite recommandée. Cette dernière pose les bases de la communication avec votre client débiteur. Dans ce premier message de relance, adoptez un ton professionnel et courtois.
Évitez les accusations ou les jugements, et restez centré sur le problème à résoudre.
Exprimez clairement le motif de votre message et indiquez les détails pertinents tels que le numéro de facture impayée et le montant dû. Rappelez la date d'échéance dépassée.
Si des termes de paiement spécifiques ont été convenus précédemment, rappelez-les dans votre relance pour éviter toute confusion.
Proposez des options de paiement alternatives si possible, comme un plan de remboursement échelonné, pour faciliter le règlement de la dette.
Si vous l’estimez nécessaire, mentionnez les conséquences du non-paiement (pénalités de retard, actions en justice…). Toutefois, faites-le de manière professionnelle et respectueuse.
Concluez cette première lettre en invitant votre client à prendre rapidement des mesures pour régulariser la situation, que ce soit en effectuant le paiement ou en contactant votre service financier pour discuter des options de règlement.
Lettre type pour une première relance
Bonjour [Nom du client],
Je me permets de vous contacter au sujet de la facture numéro [Numéro de facture] d'un montant de [Montant dû], dont la date d'échéance était le [Date d'échéance].
Nous avons constaté que cette facture n'a pas encore été réglée et nous souhaiterions obtenir votre confirmation de paiement ou toute information supplémentaire concernant ce retard.
Si vous rencontrez des difficultés financières ou si vous avez besoin d'assistance pour régler cette facture, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes disponibles pour discuter de solutions adaptées à votre situation.
Nous vous remercions par avance pour votre coopération et restons à votre disposition pour toute question ou clarification supplémentaire.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Votre entreprise]
Voici un modèle clé en main pour une première relance.
Si toutefois cela ne suffisait pas à convaincre votre client, passez à la vitesse supérieure en lui adressant une deuxième lettre de relance, selon le modèle suivant :
Nous vous contactons concernant la facture impayée numéro [Numéro de facture], d'un montant de [Montant dû], émise le [Date de facturation] et dont la date d'échéance était le [Date d'échéance].
À ce jour, nous n'avons pas reçu de paiement pour cette facture malgré nos relances précédentes. Nous insistons donc sur l'urgence de régler cette dette dans les plus brefs délais afin d'éviter toute mesure de recouvrement supplémentaire.
Nous vous rappelons que le non-paiement de cette facture entraînera des conséquences juridiques et financières pour votre entreprise. Nous vous recommandons donc vivement de prendre les mesures nécessaires pour régler cette dette sans plus tarder.
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette facture, veuillez nous contacter immédiatement pour en discuter. Nous vous demandons de ne pas ignorer cette demande de paiement et vous remercions de votre coopération.
Nous restons à ce jour dans l’attente du règlement rapide de cette dette.
Cordialement,
[Votre nom]
[Votre poste]
[Votre entreprise]
Si après cela, votre client n’a toujours pas réglé sa dette, vous serez en droit de prendre des mesures supplémentaires pour recouvrer les fonds impayés. C’est-à-dire envoyer une dernière relance plus formelle ou directement engager un service de recouvrement de créances.
📚 Prenez soin de documenter toutes les démarches entreprises dans le cadre de la procédure de recouvrement afin de protéger vos intérêts et faire valoir vos droits en cas de litige.
Quel est le délai légal à observer entre 2 relances ?
Il n'existe pas de délai légal strictement défini entre les relances. Il est néanmoins recommandé de respecter quelques principes généraux pour éviter d'incommoder le débiteur tout en maintenant une pression régulière pour le paiement.
Si vous n'obtenez pas de réponse après la première relance, établissez un calendrier de relance en notant la durée des intervalles entre chaque relance pour n’omettre aucun envoi.
Un délai de 7 à 10 jours entre chaque relance est considéré comme approprié. Il donne le temps au client de réagir sans pour autant lui permettre de prétendre ensuite avoir “oublié”.
Considérez à chaque relance la gravité du retard qui justifie parfois l’envoi de relances plus fréquentes pour accélérer le processus de recouvrement.
Si votre trésorerie le permet, soignez votre relation client en vous montrant indulgent. Votre client débiteur a exprimé des difficultés financières ou des circonstances atténuantes ? Il peut dans ce cas être judicieux d'espacer les relances ou d'adopter une approche plus flexible.
Quel est le maximum de relances pour impayés que vous pouvez envoyer à un client ?
Il n'existe pas légalement de limite maximum au nombre de lettres de relance pour impayés.
Mais bien que vous souhaitiez à tout prix recouvrer les fonds qui vous sont dus, essayez de ne pas surcharger le client débiteur avec trop de relances. Cela pourrait s’avérer contre-productif et nuire à la relation client. Privilégiez la qualité des communications plutôt que la quantité.
La prise en compte du DSO pour maximiser le recouvrement de vos créances
Le DSO, ou délai moyen de paiement, est un indicateur financier utilisé pour évaluer la performance de recouvrement des créances.
Il mesure le nombre moyen de jours nécessaires à une entreprise pour collecter ses ventes sous forme de créances. En d'autres termes, le DSO indique la durée moyenne entre la date de vente et la date à laquelle l'entreprise reçoit effectivement le paiement de ces ventes.
Cet article très bien rédigé vous explique comment calculer le DSO.
Une fois que le DSO est calculé, il peut être utilisé pour évaluer l'efficacité du processus de recouvrement des créances de l'entreprise.
Un DSO faible indique que l'entreprise collecte ses créances plus rapidement, ce qui est positif car cela signifie une meilleure gestion de la trésorerie.
À l'inverse, un DSO élevé indique des problèmes dans le processus de recouvrement des créances (retards de paiement des clients / inefficacités dans les pratiques de crédit et de recouvrement, …).
Le suivi régulier du DSO vous aidera à identifier les freins et mauvaises pratiques dans votre processus de recouvrement des créances.
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