Le télésecrétariat, la solution qui simplifie votre gestion d’entreprise

Lorsque l’on vous parle de surcharge de travail, vous vous sentez concerné ? Entre les tâches administratives, les appels téléphoniques, la gestion d’agenda et la prise de RDV, vous n’avez plus une minute à vous et vous aimeriez trouver une solution d’assistance administrative sans avoir à embaucher une secrétaire assistante ou une standardiste ? C’est une situation courante pour laquelle il existe une solution simple : le télésecrétariat proposé par les secrétaires indépendantes du réseau 3H18.

En quoi consiste le télésecrétariat ? Pour commencer, il faudrait dire qu’il s’agit d’une alternative économique très intéressante pour les entreprises. Il s’agit d’externaliser toutes les tâches inhérentes au secrétariat, tels que l’accueil téléphonique et la gestion des appels, la gestion de l’agenda, ou encore la prise de rendez-vous. À distance, une télésecrétaire utilise des outils en ligne, sur internet, pour gérer toutes ces tâches pour le compte de votre entreprise.

Que vous exerciez votre activité en tant que profession libérale, par exemple dans un cabinet médical, ou que vous soyez dirigeant d’une TPE ou d’une PME PMI, la secrétaire à distance est une professionnelle polyvalente capable de gérer vos missions ponctuelles (remplacement d’un salarié en congés, surcroît temporaire d’activité) ou récurrentes (standard téléphonique, retranscription audio). Profitez de prestations sans engagement et sans augmenter le montant de vos charges sociales.

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Ce que le télésecrétariat peut apporter à votre société

Le télésecrétariat en tant que tel englobe de nombreux domaines différents. Tous sont essentiels au bon fonctionnement d’une société, mais représentent une surcharge de travail pour les dirigeants, qui finissent par manquer de temps pour se concentrer sur le développement de leur entreprise.

Pour pallier cela, le secrétariat à distance se présente comme une solution incroyablement judicieuse et pratique. Il est très difficile de lister tous les services qui peuvent être proposés par une secrétaire à distance indépendante, mais il va de soi que le gain de temps et de productivité est garanti, en plus d’être précieux.

Parmi les missions qui peuvent être proposées par la télésecrétaire, on peut évoquer la permanence téléphonique, et, de manière plus globale, la gestion de la relation clients. Ce service est particulièrement intéressant si vous exercez une profession libérale dans un cabinet d’avocat ou dans une entreprise du BTP, par exemple, puisque la gestion de l’agenda ainsi que la prise de RDV ainsi que des milliers de micro tâches administratives peuvent être pris en charge grâce au télésecrétariat. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel : vos clients.

Les missions générales qui peuvent être assurées sur le principe du télésecrétariat sont vastes : administratif courant, frappe de documents, mise en page, archivage, gestion du courrier, ou encore suivi des règlements clients font partie des tâches les plus courantes. N’hésitez pas à contacter 3h18 pour trouver la solution de télésecrétariat qui convient le mieux à vos besoins.

Contactez 3h18 pour profiter des avantages du télésecrétariat

Il existe de nombreuses situations pour lesquelles le télésecrétariat peut se présenter comme la solution idéale :

  • Vous avez besoin d’une secrétaire bilingue pour répondre à des clients étrangers ?
  • Vous aimeriez avoir la certitude de confier la gestion de la relation avec vos clients  à une personne de confiance qui a le sens de l’organisation et qui est à l’aise avec les termes de votre secteur ?

Votre conseiller 3H18 étudiera vos besoins en assistance administrative afin de trouver un(e) secrétaire administratif(ve) disponible rapidement.

Le télésecrétariat peut s’adapter à des besoins ponctuels comme réguliers. Le principal avantage est, évidemment, le gain de temps que cela représente pour vous, et ce, quelles que soient vos responsabilités. 

La gestion de votre agenda est facilitée, la prise de RDV également. Vous pouvez vous concentrer sur votre activité principale sans vous encombrer des tâches administratives. Votre assistante administrative vous suit sur la durée. De plus, tous nos services sont modulables et s’adaptent à votre flux d’activités. Vous n’avez pas d’engagements de temps, la flexibilité est totale.

La délégation de ces tâches via le télésecrétariat de 3h18 vous permet aussi de gagner en sérénité, puisque les compétences de nos prestataires expérimentés sont garanties. 

Choisir le télésecrétariat pour optimiser la gestion téléphonique

Beaucoup de gens ignorent qu’il existe aujourd’hui des services très simples à utiliser et très performants pour mettre en place des prestations de secrétariat à distance. Cela inclut, bien entendu, la gestion de votre relation client. De plus en plus de petites entreprises qui sont à la recherche de flexibilité pour se développer font ainsi appel à des freelances qui assurent leur permanence téléphonique.

Ce type de sous-traitance garantit des réponses rapides à vos clients ; vous ne recevrez plus de plaintes concernant la difficulté à vous joindre. Votre assistante se chargera de surveiller votre boite mail, de noter les messages et de vous tenir informé des priorités. Il est également possible d’avoir recours à un agenda en ligne ou à une permanence téléphonique. Vous ne serez plus interrompu tout au long de la journée et vous gagnerez en efficacité grâce à une meilleure gestion du temps. Votre entreprise ne s’en portera que mieux.

Le télésecrétariat : la garantie d’un soutien administratif sur-mesure

Grâce à une parfaite maîtrise de la bureautique, chaque secrétaire indépendante 3H18 est aujourd’hui capable de prendre en main de nombreux aspects de la gestion administrative. Que ce soit pour libérer l’avocat  qui souhaite se concentrer sur ses clients et développer son cabinet , ou pour le chef d’entreprise qui a besoin de temps pour prospecter de nouveaux marchés.

Le télésecrétariat se présente comme la solution idéale pour profiter de nombreux services qui peuvent s’adapter à des besoins précis. Ils englobent :

  • Gestion d’agenda
  • Tenue de plannings
  • Rédaction de compte rendu
  • Suivi des relances clients
  • Gestion des courriers
  • Prise de rendez-vous commerciaux
  • Mise à jour de dossiers médicaux
  • Saisie comptable

En d’autres termes, le télésecrétariat peut vous faire profiter d’un gain de temps considérable. Et si vous faisiez appel à une secrétaire indépendante maîtrisant parfaitement les outils informatiques pour ne plus avoir à vous soucier des formalités administratives ?

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