Gagnez du temps et de l’argent en confiant la relance des factures impayées à un assistant de gestion

Si les délais de paiement entre entreprises font l’objet d’une réglementation bien claire, ils ne sont pourtant pas toujours respectés. Cela peut avoir un impact très négatif sur la trésorerie d’une entreprise, tout particulièrement dans les TPE et PME. Il en va de même pour les entreprises dont la majorité des clients sont des particuliers. Quelle que soit votre activité, la bonne gestion du poste client est primordiale.

Suivi des acomptes et des encaissements, émission des factures, relances des factures impayées… C’est toute une procédure qu’il faut respecter scrupuleusement pour mettre un maximum de chances de son côté d’éviter les retards de paiement et les impayés. Cela prend évidemment du temps et il n’est pas si simple d’assurer un recouvrement efficace tout en entretenant de bonnes relations commerciales.

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Et si vous faisiez appel à un assistant spécialisé en gestion comptabilité pour implémenter un logiciel de facturation performant et gérer de A à Z la procédure de recouvrement ?

Nos conseils pour réduire les impayés

Voici les bonnes pratiques à adopter pour prévenir les impayés et éviter de devoir se lancer dans de longues procédures de recouvrement de créances :

1. Vérifier l’identité du client
Commencez par vous assurer que vous traitez avec une entreprise en activité et vérifiez que les coordonnées complètes figurant sur les documents émis sont valables. Prenez aussi le temps d’étudier la santé financière de votre futur client pour évaluer les risques et identifier les éventuels mauvais payeurs.

2. Conditions générales de vente
Il est important lorsque l’on débute une relation commerciale d’informer le client de vos conditions générales de vente et de faire signer ce document.

3. Conservation des documents
Devis, bons de commande, bon de livraison, facture… Un archivage efficace vous permettra de justifier vos demandes de règlement.

4. Une communication efficace
N’attendez pas que la situation s’enlise, prenez les devants en communiquant régulièrement avec vos clients et appliquez une procédure graduée de relance de factures pour un recouvrement amiable efficace. Commencez par un mail de relance, poursuivez par une relance téléphonique et enfin passez à l’envoi de courriers.

La transformation digitale au service de l'efficacité administrative

La réactivité est l’une des clés pour faire respecter les délais de paiement. Grâce à un accès simplifié à l’information, et notamment aux différents documents qui justifient des échanges de biens et de services entre votre entreprise et vos clients, vous avez toutes les cartes en main pour exiger le paiement de votre facture.

Un logiciel pour la relance automatisée

L’implémentation d’une solution de relance automatisée, ou d’un logiciel de facturation complet, fait partie des missions que peut accomplir un assistant indépendant. Il se chargera de configurer les différentes étapes de la procédure de recouvrement en accord avec le chef d’entreprise.

De la première relance au déclenchement d’une procédure judiciaire, les assistants pros 3H18 sont parfaitement formés à la gestion du poste client et ils sauront vous décharger efficacement des actions de recouvrement.

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