La sous-traitance des fonctions supports est devenue une pratique courante pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur efficacité opérationnelle et à se concentrer sur leur cœur de métier. Deux approches principales sont souvent utilisées :
la sous-traitance de capacité
et la sous-traitance de spécialité.
Ces deux modèles d’externalisation administrative apportent tous deux des avantages tangibles aux entreprises. Voyons ensemble lesquels et quelles différences les distinguent l’une de l’autre.
La sous-traitance de capacité sert à renforcer les ressources existantes
• Qu’est-ce que la sous-traitance de capacité ?
La sous-traitance de capacité consiste à externaliser des tâches opérationnelles et administratives pour répondre à une augmentation de la charge de travail. Dans ce cas de figure, les entreprises font appel à des assistants freelance pour compléter leurs équipes internes et maintenir une productivité optimale.
Généralement, ces entreprises sous-traitantes disposent des compétences en interne pour traiter elles-mêmes la mission mais n’ont en revanche pas le temps de s’en occuper. Elles choisissent donc de déléguer à un partenaire de confiance pour le compte de leur client.
• Les avantages de la sous-traitance de capacité
Cette solution permet :
d’ajuster les effectifs en fonction des besoins.
d'éviter les surcharges de travail et les conséquences que cela implique (retards dans les livrables, mal-être au travail, hausse des erreurs…).
Plutôt que d'embaucher des employés à plein temps, la sous-traitance de capacité permet de réaliser des économies significatives en termes de salaires, d'avantages sociaux et d'infrastructures.
1. Davantage de productivité
Les assistants freelances offrent un gain de productivité évident pour les entreprises qui choisissent de sous-traiter certaines tâches et projets. Ces professionnels indépendants sont bien souvent spécialisés dans des domaines spécifiques. Ils apportent ainsi leur expertise et leur efficacité pour accomplir les tâches assignées, là où l’entreprise ne possède ni le temps, ni l’énergie pour s’en charger elle-même. ⏳
2. Une meilleure concentration des équipes internes
Principal avantage de la sous-traitance de capacité : les équipes internes peuvent rester concentrées sur des activités à plus forte valeur ajoutée et s’en tenir à leur fiche de poste, sans se disperser et enchaîner les heures supplémentaires, qu’il faudrait un jour rémunérer ou a minima, permettre de récupérer…
La sous-traitance de spécialité permet d’obtenir une expertise externe hautement spécialisée
La sous-traitance de spécialité implique de confier des tâches hautement spécialisées à des assistants indépendants externes. Ici, les entreprises recherchent des compétences spécifiques qui ne sont tout simplement pas disponibles en interne.
La problématique est donc différente que dans le cas d’une sous-traitance dite de capacité, bien que l’entreprise puisse rencontrer en parallèle une augmentation de son activité l’incitant également à externaliser pour cette seconde raison.
Pourquoi faire appel à un freelance lorsque l’on manque d’expertise dans un domaine ?
Pour la simple et bonne raison qu’engager des spécialistes externes pour des projets spécifiques permet de mieux contrôler les coûts liés à la formation, à la recherche et au développement. Les entreprises n'ont besoin de payer QUE pour les compétences dont elles ont réellement besoin, sans supporter les frais fixes associés à l'embauche interne !
Les freelances spécialisés dans des domaines précis possèdent des compétences approfondies et à jour dans leur domaine d'expertise. Leur contribution peut donc permettre d'améliorer la qualité des résultats et d'apporter des solutions innovantes.
En faisant appel à des prestataires freelances qualifiés, les entreprises accélèrent les processus, leur transformation et réduisent les délais de livraison. Lorsque le secteur et le client impliquent une grande rapidité d'exécution de la mission, le recours à un freelance est une solution pratique et profitable.
De plus, cela évite l’apparition de périodes délicates durant lesquels une conduite du changement s’avérerait nécessaire, avec des temps de formation coûteux et chronophage pour l’entreprise.
Quels sont les risques liés à la sous-traitance ?
• L’abandon de la mission par le freelance
L'un des risques principaux de la sous-traitance, qu’elle soit de capacité ou de spécialité, est de faire appel à un freelance qui ne respecte pas ses obligations contractuelles !
Par exemple, votre prestataire freelance pourrait décider brutalement de ne plus vous répondre.
Cela entraînerait des retards dans l’exécution de la mission, ainsi que du stress lié au remplacement de votre assistant et à la recherche d’un autre profil. Sans parler des coûts générés pour rien (acompte versé au freelance, temps passé à trouver une solution et à réclamer le remboursement des arrhes, baisse de la productivité, etc.).
• La solution : une continuité de service en toutes circonstances avec 3h18
Avec 3h18, vous pouvez être rassuré·e quant à la fiabilité et à la performance des freelances déployés. Notre réseau d’assistance administrative offre un haut niveau de satisfaction client, comme en témoigne sa note Google de 4,9/5. ⭐⭐⭐⭐⭐
Cette excellente réputation repose sur notre engagement à sélectionner avec soin les meilleurs assistants freelances du marché et à s'assurer qu'ils respectent pleinement leurs obligations contractuelles.
Notre processus pour trouver de nouveaux talents est rigoureux et garantit que seuls des freelances qualifiés et fiables seront choisis pour répondre aux besoins de tous nos clients.
De plus, 3h18 prend integralement la responsabilite de la mission et s'engage à vous fournir un assistant remplaçant en cas d'arrêt ou d’absence forcée de l'assistant missionné. Notre politique de continuité du service permet de maintenir un niveau de productivité et de satisfaction élevé, même en cas d'imprévu !
En 2 mots, vos intérêts et ceux de votre partenaire sont alignés !
Pour résumer
La sous-traitance de capacité et la sous-traitance de spécialité offrent toutes deux des avantages significatifs aux entreprises. En combinant ces approches de manière stratégique, les entreprises peuvent optimiser leur efficacité opérationnelle, réduire leurs coûts et significativement accélérer leur croissance.
La sous-traitance des fonctions supports entraîne des gains de productivité allant jusqu'à 30% ! L'intervention de freelances spécialisés est une solution que vous propose notre réseau d’externalisation 3h18. Les profils de freelances que nous sélectionnons sont minutieusement étudiés pour vous assurer une prestation de très haute qualité.
Nos 300 freelances sont disponibles en moins de 48 heures !
Nous intervenons partout en France, quel que soit le besoin que votre entreprise rencontre (gestion administrative, externalisation de votre secrétariat, gestion RH, pilotage de votre stratégie commerciale, aide à la précomptabilité…).
Vous êtes facturé uniquement des heures prestées.
Notre offre est sans engagement et modulable selon vos besoins.
La sous-traitance vous permet de vous positionner plus favorablement sur le marché concurrentiel d'aujourd'hui, en étant plus réactif et disponible pour vos clients !
✓ Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00 ✓ Pas de recrutement, pas de gestion du personnel, pas de risque... ✓ Vous ne payez que le temps nécessaire et êtes enfin bien entourés !
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