Et vous concentrer sur ce qui compte VRAIMENT pour vous.
OK mais vous vous dites aussi :
« Gagner en productivité : OUI !
Perdre le contrôle de ma société : NON ! »
Bien sûr.
Comme de nombreux entrepreneurs, vous craignez de confier une partie de votre entreprise et ne savez pas comment « construire » les conditions de succès de cette nouvelle relation avec un partenaire d'externalisation.
qui vous prennent tellement de temps à une personne de confiance qui saura les réaliser et ensuite automatiser ces process ?
Découvrez dans cet article comment externaliser votre administratif grâce à quelques exemples de périmètres qui conviennent bien à cette démarche.
L'externalisation administrative est-elle adaptée aux PME ?
Vous avez pensé recruter un CDI mais vous réalisez que ce n'est pas le moment de prendre de risque !
Et vous n'êtes pas sûr que votre PME sache attirer un vrai professionnel, hyper motivé et compétent dès la première heure.
C'est décidé, vous avez décidé de passer par un prestataire de service, spécialiste de l'outsourcing et de lui sous-traiter l'administratif et la gestion de votre PME mais vous ne savez pas par où commencer…
L'externalisation dans les PME est un levier de compétitivité très efficace et pourtant de nombreux chefs d'entreprises et patron de TPE / PME pensent que c'est un service réservé aux grands groupes.
Quelles sont les problématiques rencontrées par les chefs d'entreprises de PME ?
Les PME en France souffrent d'un mal chronique : le poids de l'administratif.
Les dirigeants sont pourtant reconnus comme d'excellents experts techniques, de prodigieux développeurs.
Mais ils éprouvent beaucoup de mal à se libérer de la charge psychique et financière que représente les tâches à faible valeur ajoutée telles que :
Les 4 tâches administratives qu'ils souhaitent externaliser sont pourtant bien identifiées :
La relance facture et le recouvrement
La facturation et les pointages spécifiques
La gestion des notes de frais
Le courrier entrant, le classement
Quels sont les freins à cette externalisation administrative ?
Bien sûr, la résistance au changement est forte dans les PME et les freins existent. Il s'agit :
Manque de support en interne pour prendre en charge soit l'externalisation soit la digitalisation de ces process chronophages.
Manque de formation aux nouveaux outils digitaux (dématérialisation de facture, gestion électronique des documents, tableaux de bord de trésorerie…)
Manque de temps pour apprendre les « bonnes pratiques » permettant d'améliorer son organisation pour gagner en productivité.
Volonté de ne pas prendre de risque en recrutant des profils en CDI ou mal adaptés au contexte de la PME.
Difficulté à attirer des talents.
3 leviers pour gagner du temps et de la productivité
Dans leur recherche de gain de temps et de productivité, les chefs d'entreprise de PME ont pourtant les moyens d'agir.
L'externalisation de fonctions supports existe pour autant que les partenaires aient repensé la façon de la proposer aux TPE et PME qui n'ont pas la masse critique et les fonctions supports des grands groupes.
Qu'il s'agisse d'externalisation administrative ou d'un périmètre complet de gestion administrative et commerciale, le raisonnement est identique.
Les 3 leviers d'efficacité à utiliser pour améliorer l'équation couts / delais / qualitéde votre administratif sont les suivants :
1/ Les hommes
C'est disposer à la fois de moyens humains et d'expertise. C'est pouvoir confier une ou plusieurs tâches à des experts qui sauront réaliser un travail en général mieux et plus vite. En PME, ces experts peuvent travailler dans vos locaux ou à distance.
C'est la « méthode », c'est faire vite et bien. Des hommes sans les « bons process » cela ne sert pas à grand-chose…
C'est disposer d'une boite à outils sur chaque process clef et tenter d'augmenter son efficacité.
Exemples : améliorer le recouvrement de 5 jours, simplifier la compta fournisseurs, facturer plus vite de 2 jours, piloter quotidiennement ma trésorerie…
Vous pouvez agir sur les process et l'organisation si vous disposez de benchmarks, des retours d'expériences concrets qui seront autant d'exemples inspirant pour votre entreprise.
3/ Les outils digitaux
C'est automatiser et réduire la paperasse, les tâches chronophages grâce aux technologies digitales.
Pour vous faire des gains de productivité durables.
En réalité, l'externalisation n'est pas une décision qui supporte l'improvisation.
Je dirais même qu'il est préférable de se poser les bonnes questions et d'y répondre avant de signer un contrat.
Ma société est elle prête pour l'externalisation administrative ?
Dominique, DG d'une PME dans le bâtiment explique comment il a réussi à gagner du temps en externalisant sa fonction administrative.
Vous avez décidé d'externaliser mais vous vous demandez si votre société est prête et si vous avez réunis tous les éléments pour organiser votre cahier des charges d'externalisation.
Quels sont vos VERITABLES objectifs ?
Il est très important de pouvoir répondre précisément à ces questions avant de débuter.
Absorber un pic d'activité durant l'année et éviter ainsi de recruter ?
Accéder à des ressources clefs ?
Eviter de recruter ?
Améliorer un processus en le confiant à un spécialiste ?
- Avez-vous décrit le processus à externaliser - la facturation et le recouvrement par exemple - afin de faciliter la construction d'un cahier des charges et la réponse du prestataire ?
- Avez-vous des KPI (Key Performance Indicators) afin de fixer des objectifs chiffrés de performance (Nombre de factures, montant taux de BFR, …) ?
- Quelles sont les tâches vous faisant perdre le plus de temps ? Pensez a chiffrer le temps que vous prend le processus à externaliser afin de mesurer les progrès accomplis.
- Quelles données à partager ?
- Quels logiciels faudra t-il laisser en accès privé ?
- Qui va piloter le prestataire ?
3 étapes pour mettre en œuvre un projet d'externalisation administrative
Démarrer avec un partenaire d'externalisation administrative n'est pas un choix à prendre à la légère. Il y a bien plus de choses à préparer dans la phase de sélection qu'on ne le croit.
Quel que soit votre localisation (Paris, Lyon, Lille ou Marseille), le problème n'est pas où vous vous trouvez mais ce que vous voulez déléguer.
Quel périmètre exact ? Et pour quel objectif ?
En effet, la société retenue va devoir se comporter, dans la durée, comme si elle faisait partie de vos salariés et de votre entreprise.
1. Préparer votre cahier des charges
Pourquoi est ce si important de formaliser un cahier des charges ? Parce que les partenaires que vous allez sélectionné pourront construire la meilleure offre adaptée à votre contexte, vos contraintes si vous prenez le temps de leur écrire. Ensuite, cela vous permettra de les comparer de façon objective, sur des critères chiffrés.
Enfin, le cahier des charges sera annexé au contrat le cas échéant et cela renforcera le pilotage contractuel de la prestation.
2. Faire le choix du meilleur prestataire d'externalisation
Si votre cahier des charges est clair, vous saurez construire une « matrice de choix » qui indiquera la liste des points qualitatifs que vous souhaitez vérifier et qui vous faciliterons la sélection.
Quelle est la réputation du prestataire d'externalisation ?
Allez vérifier sur les réseaux sociaux et sur son site internet les avis. Demandez à appeler des clients afin de vérifier sa crédibilité.
Quelle est sa taille, sa superficie financière ?
Vous ne voulez pas vous retrouver avec un partenaire qui ne sera plus là demain ! La solidité de votre partenaire est la clef car vous lui confiez une partie de votre entreprise et votre contrat avec lui peut durer plusieurs années.
Eliminez les petites sociétés et particuliers indépendants (non pérennes) qui ne disposent pas au moins d'une petite centaine de missions avec des PME car c'est la taille critique pour disposer d'une structure crédible sur le marché de l'outsourcing administratif
Quelle est sa capacité à vous accompagner sur des nouvelles demandes ?
Il n'est pas rare de commencer l'externalisation sur un périmètre tel que la comptabilité et l'administratif, et d'évoluer vers des missions autour :
- de la gestion des formalités,
- du support commercial et des voyages et déplacements,
Si votre partenaire n'a pas la capacité à démontrer un peu de souplesse et au moins la volonté de vous accompagner dans vos besoins propres, vous serez vite contraint de choisir un second prestataire plus agile, à ne pas tirer parti de 100% des bénéfices liés à la sous-traitance de prestations.
3. Construire un contrat et établir des relations de partenariat
Il est important de bien décrire les prestations (c'est pourquoi vous avez rédigé un cahier des charges) et de mettre en place avec votre prestataire d'outsourcing les éléments de pilotage tels que :
un contrat,
un tableau de bord,
des comptes rendus (reporting d'exploitation)…
Ces éléments doivent être mesurables sans aucune ambigüité.
Ensuite, vous devrez décider à quelle fréquence :
- vous souhaitez faire un point contractuel,
- quelle sera la durée de votre contrat,
- quelles seront les évolutions possibles
- et sous quelles conditions ?
4 types d'acteurs de l'externalisation administrative
Sur le marché des PME, les acteurs de l'outsourcing se font plus rares contrairement aux grandes entreprises.
A l'inverse des grands comptes, peu de solutions ont prouvé leur efficacité.
Mais depuis 5 ans, de nouveaux acteurs émergent, rendant possible une externalisation intelligente adaptée aux PME.
1. Les cabinets d'expertise comptable
Seuls les grands cabinets d'experts comptables (KPMG, IN extenso, Fiducial, ECS…) seraient en mesure de proposer une offre crédible en misant sur :
- leurs ressources comptables,
- leurs moyens financiers,
- la proximité et la confiance nouée au fil des années avec leurs clients.
Mais les cabinets font face à des bouleversements (concurrence du low cost, recrutement et fidélisation des jeunes collaborateurs, …).
Ces bouleversements les obligent eux aussi à repenser leur chaîne de valeur, à évoluer vers plus de conseil à valeur ajoutée et plus de technologie dans leurs services.
Ils sont eux aussi confrontés à la nécessite de réaliser rapidement des gains de productivité.
2. Les start-ups et plateformes digitales
Il existe de plus en plus de plateformes digitales proposant de dématérialiser vos flux administratifs.
Elles concernent en particulier :
La gestion électronique de documents,
La capture de pièces comptables et notes de frais,
Le rapprochement bancaire et factures fournisseurs,
Les tableaux de bord de trésorerie,
Les paiements électroniques.
Le problème est que seule, la technologie ne suffit pas toujours.
Elle automatise peut être, mais les PME ont besoin d'externaliser un périmètre plus large, mixant expertise humaine et technologie.
Sans compter que les patrons de PME se retrouvent souvent désemparés devant la nécessite de paramétrer seuls, déployer et utiliser ces plateformes.
3. Les freelances : des professionnels experts et indépendants
Dans ce contexte, de nouveaux acteurs émergent et notamment en capitalisant sur la vague du freelancing.
On estime le marché du freelancing à 3 millions de travailleurs indépendants employés en mission en France en 2022.
Le freelancing reste une solution méconnue de nombreux chefs d'entreprises et pourtant c'est une solution qui offre une grande flexibilité et la garantie de disposer sous 48H00 de profils validés : l'Office Management délégué.
Le nombre de professionnels compétents sur le marché est énorme, on estime à 900.000 le nombre total de de freelances en France travaillant pour un ou plusieurs employeurs.
4. Les sociétés spécialisées telles que 3H18
Quand on est chef d'entreprise, on ne veut pas troquer la flexibilité qu'offre le freelance contre la sécurite d'avoir quelqu'un de sérieux, stable et vite opérationnel.
C'est la promesse de 3H18.
On vous réduit le risque de recrutement et on va très vite...
Et en cas de problème, vous disposez :
d'un interlocuteur dédié
d'une capacité à remplacer gratuitement le profil (on gère le backup !)
d'un back up gratuit en cas d'absence
d'un accord de confidentialité et des assurances obligatoires
On gère votre intervenant au quotidien et de A à Z !
Rien à voir avec un indépendant que vous croisez demain et dont vous n'avez pas la certitude qu'il vous conviendra.
Nous avons un très large vivier de professionnels, certains salariés et d'autres indépendants.
- d'apporter la réponse exacte aux besoins de votre entreprise
- et de vous faire bénéficier des expériences multiples dont ils disposent.
Ils maitrisent parfaitement la technicité des tâches administratives et le volet social des entreprises (ressources humaines, paie, affichage règlementaire, …). Ils adorent le classement, les outils de productivité adaptés aux PME, les solutions de numérisation, etc … Cerise sur le gâteau, ils sont capables de vous aider à mettre en place et tirer profit de solutions digitales de gestion de trésorerie telle que Turbo Pilot de la société RCA Conseil.
- Les PME,
- associations,
- cabinets d'avocats,
- médecins et professionnels de santé
peuvent en profiter sans prendre de risque sur l'avenir de leur activité quelques heures par semaine ou plus.
C'est sans engagement ! En cas de maladie ils sont immédiatement remplacés (gratuitement), ces assistants pros se déplacent chez vous ou peuvent intervenir en télétravail. Mais la difficulté est :
- de les trouver,
- de les sélectionner,
- et de valider leurs compétences !
car vous ne voulez pas d'une personne qui ne fera pas l'affaire, que vous aurez formée et qui vous quittera après 3 mois pour un CDI , n'est-ce pas ?
3 modalités de délivrance de service pour l'externalisation administrative
Selon vos objectifs, vous aurez le choix entre 3 modes de délivrances de services.
A quoi ressemble l'externalisation «intelligente»?
Pour convenir aux PME, il s'agit de résoudre une équation qui consiste à :
offrir un service de proximité
et apporter des bénéfices économiques immédiats
Alors que les volumes sont faibles et sans faire de concessions sur la qualité des experts ni la qualité des services.
La nouvelle externalisation pour PME doit apporter les 5 briques essentielles suivantes :
5 bonnes raisons d'externaliser son administration des ventes
L'externalisation administrative des contrats de vente consiste à prendre en charge et optimiser toutes les tâches depuis l'émission des factures jusqu'à leur règlement par les clients.
Il n'est pas rare qu'une mission commence par un audit de cadrage de quelques heures qui révèle que vous pouvez améliorer le processus par une meilleure organisation entre les parties prenantes de votre PME (commerciaux, techniciens, secrétaire, …).
Votre prestataire de service peut facturer sur votre outil ou vous proposer des logiciels qu'il vous recommandera et dont certains sont gratuits.
Sur la base de vos recommandations et consignes, il se mettra au travail.
- Vos clients seront gérés,
- les demandes d'informations et plaintes éventuelles traitées,
- les relances par téléphone ou mail effectuées,
- votre expert-comptable sera informé
- un processus de coordination avec votre cabinet facilitera les échanges et la production de son tableau de bord mensuel.
Les bénéfices de confier à du personnel expert des tâches administratives souvent diluées dans un agenda déjà bien chargé sont immédiats.
1. Vous gagnez en fluidité, de l'acte commercial au recouvrement de la créance.
2. Vous disposez d'une expertise qui simplifie le travail.
3. Votre délai de recouvrement se réduit etvous optimisez votre trésorerie.
4.Vous gagnez en productivité car les cadences d'émissions comme de recouvrement sont optimisées par des personnes dédiées à ces tâches chronophages et disposant d'outils ad'hoc.
🍒 Cerise sur le gâteau : votre partenaire d'externalisation peut s'engager à émettre à votre demande :
- vos bons de commandes,
- vos devis et proposition
et ainsi relancer immédiatement vos prospects jusqu'à les recevoir signés et ainsi facturer plus vite.
Par expérience, le taux de succès et de transformation augmente de 35% !
Le cas spécifique de l'externalisation administrative et commerciale dans les start-ups
Sur la période 2012-2015, le nombre de création de startup a été en augmentation moyenne de 30% par an.
Leur gestion est souvent un calvaire tant les entrepreneurs sont sollicités et parfois au-delà de leurs compétences.
D'ailleurs, 74% ont un résultat d'exploitation en perte.
Le cas le plus courant en TPE est que le CEO prend en direct la responsabilité des tâches administratives courantes, du secrétariat aux relances en passant par toutes les formalités.
Des centaines de micro-taches hyper chronophages qui empêchent de se concentrer plus d'une heure d'affilée sur un objectif VRAIMENT stratégique.
Préparer les convocations aux Assemblées Générales, les Conseils d'Administration, Bureaux, Réunions diverses…
Rédiger les PV, des comptes rendus…
Facturer et se faire payer
Se coordonner avec son expert comptable
Ecrire au RSI, à l'Urssaf, à l'inspection du travail, …
…
L'externalisation du secrétariat est bien souvent une solution très appréciée tant elle convient aux besoins de flexibilité et de budgets restreints dans ce type de structures.
Mais l'externalisation du secrétariat est en fait la capacité à disposer, à la demande, sur place ou à distance d'une assistance très polyvalente tant les besoins sont nombreux.
Profil rare à trouver et encore plus difficile à recruter !
Pour autant, ce n'est pas parce qu'on est une petite entreprise que l'on n'a pas de risques juridiques et qu'il ne faut pas s'entourer dès la première heure de professionnels aguerris, comme dans les plus grandes entreprises…
Les 4 caractéristiques qui font basculer vers l'externalisation une start up sont les suivants :
Pas besoin de place, le travail à distance est un vrai plus !
Pas besoin de leur trouver des outils informatiques.
Pas d'experts dans votre entreprise, dans un domaine spécifique (animation réseaux sociaux, secrétariat juridique, …)
Pas de visibilité sur le budget de votre entreprise et donc un besoin de flexibilité
Peut-on envisager une externalisation des tâches commerciales ?
Il est plus facile de sous-traiter des tâches répétitives et déjà maitrisées que de confier à un sous-traitant des processus très variés, changeant et évoluant très vite.
Néanmoins, l'externalisation de l'administration des ventes et du support commercial est un sujet qui intéresse plus d'un chef d'entreprise. A raison bien sûr :
L'entreprise peut se concentrer sur la négociation et le « closing »
Les équipes commerciales ou le dirigeant disposent d'un support pour se dégager de tâches chronophages comme renseigner le CRM, relancer les prospects pour un évènement, etc…
Disposer d'une élément « stable » pour répondre aux multiples sollicitations des prospects et clients… et vous laisser sur la route rencontrer vos clients sans être dérangé toutes les 5 minutes par un appel non qualifié !
Les prestations pouvant être externalisées sont les suivantes :
La place des CRM dans l'externalisation administrative et commerciale
Ce qui est vrai et a fait ses preuves dans l'externalisation de services support aux entreprises a aussi démontré son efficacité dans l'activité commerciale d'une PME, pourtant « chasse gardée » des Dirigeants de sociétés.
Ce qui a changé depuis 5 ans ?
✅ Les plateformes informatiques et leurs couts, leur simplicité qui réduit le travail administratif.
Le service gestion de la relation client, organisé autour d'un CRM pour « Customer Relationship Management » (version anglaise), a pour mission de mettre en place :
- des outils et techniques destinés au traitement, ainsi qu'à l'analyse de l'information relative aux clients et prospects d'une entreprise, afin de les fidéliser.
Vous avez déjà essayé, ou avez le projet « un jour », de piloter votre activité avec un CRM. Mais pour l'instant, le temps à y consacrer et les moyens vous manquent !
Ce n'est pas un logiciel qu'il vous fautmais un service clef en main
Si vous n'avez pas le temps de :
- sélectionner des logiciels informatiques qui permettent de suivre en temps réel la situation et la qualification de votre clientèle,
- ni de mettre en place des indicateurs pour identifier les profils client types,
- ni de définir une stratégie d'acquisition,
l'externalisation administrative ou commerciale peut être une bonne solution pour votre entreprise.
L'important n'est plus tant de prospecter que de connaitre le profil de son prospect
Avec l'arrivée des nouvelles technologies et des services digitaux et l'émergence des réseaux sociaux, des CRM et autres plateformes d'emailings et de Marketing Automation, les comportements des prospects consommateurs ont évolué.
Les prospects se renseignent sur votre société et votre offre et en savent souvent autant que vos commerciaux dès le premier rdv !
Un prospect vous coutera 5 à 8 fois plus cher à gagner qu'un client à fidéliser !
C'est pourquoi disposer d'une assistance commerciale capable :
- de fidéliser vos anciens clients par des campagnes mails et appels physique,
- de générer des ventes additionnelles,
- de prendre en main des tâches chronophages qui vous rebutent en tant que DG ou vos commerciaux,
est souvent une bonne option.
Les clients ont, quant à eux, tendance à privilégier et prendre en compte :
- la facilité d'accès de votre site web(formulaires, chat, …),
- la réactivité de votre service clients,
- la reconnaissance, la qualité et l'écoute
plus que la recherche du prix le plus bas.
L'externalisation de votre assistance commerciale vous permet de :
- gérer les clients difficiles,
- de répondre aux réclamations,
- d'être réactif
- et de communiquer de façon fluide.
L'externalisation de la pré-comptabilité
La qualité de la préparation des documents comptables d'une entreprise à destination de son expert-comptable est souvent source de tensions entre le dirigeant de l'entreprise et le cabinet d'expertise-comptable.
Normal, les TPE - PME n'ont pas que ça à faire ! La plupart ne disposent pas encore d'outils pour capturer et digitaliser les échanges.
Désorganisé, le chef d'entreprise ?
Il arrive que le dirigeant ait la fâcheuse habitude d'être désorganisé sur le plan administratif, ce qui a des conséquences directes sur la comptabilité.
Un patron de PME qui n'est pas bien structuré dans son activité administrative va avoir beaucoup de difficultés :
- à définir des priorités,
- à capter l'ensemble des flux administratifs entrants et sortants de l'entreprise,
- à les traiter, classer, numériser, archiver,
- et mettre à disposition des bons destinataires.
Cette désorganisation aura un impact direct sur la comptabilité de la TPE. Surtout sur la production de documents comptables (bilan, compte de résultat, situation,) et sur l'ensemble du déclaratif (TVA, impôts…).
L'expert-comptable est incapable de produire ces documents ! Et donc de faire son travail, s'il n'est pas alimenté en pièces comptables qualifiées par l'entreprise.
Combien de fois avez-vous entendu votre expert-comptable vous dire : « difficile de produire une déclaration de TVA et votre tableau de bord mensuel si l'on n'a pas l'ensemble de vos factures (achats, ventes) et notes de frais réalisées dans le mois »
Bref. Chacun attend l'autre et les relations avec votre cabinet s'enveniment… !
L'externalisation administrative de la pré-comptabilité peut alors être une solution très simple et efficace pour l''entrepreneur qui peut avoir la sensation d'être harcelé par son cabinet comptable alors que lui doit se concentrer sur ses chantiers vraiment stratégiques.
A y regarder de plus près, ce travail de pré-comptabilité couvre trois grandes catégories :
les recettes,
les dépenses,
et la banque
Il offre une forte valeur ajoutée en permettant de fluidifier le traitement de l'information et gagner du temps à l'ensemble des acteurs.
Comment bien préparer ses documents comptables ?
En externalisant la prestation auprès d'un assistant administratif expert, vous vous donnez les moyens de mettre dans votre structure plus de rigueur et d'organisation dans l'administratif.
L'objectif est de recueillir les pièces qui seront utilisées pour la saisie des comptes et la production d'éléments comptables : balance, grand livre, comptes de résultat, bilans, déclaration de TVA, déclaration d'impôts…
Toute la production des documents sera améliorée, et en particulier vos :
bilan,
compte de résultat,
situation,
vos déclaratifs (TVA, impôts…).
Le classement de documents comptables sera naturel et organisé en trois catégories :
Les recettes (factures clients),
Les dépenses (fournisseurs, fiscales, sociales, notes de frais),
La banque (relevés de comptes, frais bancaires, remises de chèques, prêts, contrats bancaires).
Que vous soyez à Paris, à Lyon, à Bordeaux ou Lille, votre partenaire d'externalisation pourra :
- sur place ou à distance,
- trier et ranger les informations,
- par fournisseur ou client,
- et par ordre chronologique,
par exemple !
Petit à petit, sous l'impulsion de votre partenaire d'externalisation administrative et comptable vous ferez évoluer votre méthode de classement selon une organisation qui vous est propre et selon vos préférences.
6 exemples de missions à confier à votre partenaire
Mise en place d'un processus de traitement des flux administratifs entrants et sortants
Réalisation d'un audit organisationnel et administratif (cadrage de votre besoin – quelques heures suffisent)
Numérisation, traitement, classement et archivage des pièces administratives
Suivi des relevés de banque et des encaissements. Des logiciels peuvent être utilisés par votre partenaire d'externalisation et vous apporter ainsi une position de trésorerie quotidienne.
Transmission des documents et pièces comptables nécessaires pour l'expert-comptable et coordination avec celui-ci
Gestion des relations administratives
✓ Des professionnels opérationnels chez vous en 48H00 ✓ Pas de recrutement, pas de gestion du personnel, pas de risque... ✓ Vous ne payez que le temps nécessaire et êtes enfin bien entourés !
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