Office manager

Quel est le rôle d'un office manager ?

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Rouage essentiel au sein de votre société, la principale force de l'office manager réside bien sûr dans sa capacité à traiter plusieurs missions administratives de front et à décharger les dirigeants d’entreprise, les secrétaires de direction ainsi que les différents responsables de la charge mentale imputable au travail.

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Véritable bras droit du dirigeant, l'office manager intervient également sur des dossiers plus complexes tels que :

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• la gestion RH

• la facturation

• et la mise à jour de la comptabilité.

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C’est là l’une de ses principales qualités !

Le développement d’une stratégie de prospection commerciale peut aussi faire partie intégrante de sa fiche de poste, tout comme les tâches de recrutement du personnel.

Ses responsabilités sont généralement liées à la taille de l’entreprise au sein de laquelle il évolue.

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Les missions de l'office manager

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Multitâche, il est notamment capable de prendre en charge la gestion de tâches administratives et de bureau courantes telles que :

• le recouvrement

• la facturation

• la collecte d’éléments de paie

• la gestion d’un standard téléphonique

• la rédaction de courriers et de comptes-rendus

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Il doit savoir faire face à tous types de situations et s’adapter aux différentes missions que le chef d’entreprise souhaite lui confier.

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Une office manager possède une grande maîtrise des principaux logiciels de bureautique. De manière générale, l'office manager est familière à l’outil informatique (ordinateur, imprimante, fax et Internet) qu’elle apprend à maîtriser dès les débuts de sa formation au métier.

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‍Pourquoi faire appel à un office manager ?

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Ce collaborateur est chargé de veiller au bon fonctionnement de la structure.

Son métier est très diversifié entre la comptabilité et la coordination d'équipes. 

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En étroite coopération avec le directeur général, son travail consiste à le décharger de certaines tâches afin que ce dernier puisse se concentrer davantage sur ses stratégies de gestion pour développer son activité.

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L’office manager :

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• assurer des tâches de coordination et de contrôle

• s'occupe de l'essentiel du travail administratif

• fait le lien entre l'administration, la comptabilité, les gestionnaires du personnel et les secrétaires

• permet de réduire les coûts

• permet aux entreprises d'anticiper et de se développer

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L’office manager, à l’inverse d’une assistante de direction, possède une vision périphérique de l’entreprise qu’il accompagne pour être au plus proche de sa stratégie. Voyons ensemble 5 arguments solides à son recrutement et quelles sont les missions figurant sur sa fiche de poste.

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‍1. L’office manager maîtrise parfaitement la structure dans laquelle il travaille

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L’office manager connaît donc sur le bout des doigts l’histoire et l’ADN de l’entreprise pour laquelle il travaille. S’il exerce en tant que freelance, il est évident qu’il aura, en amont de sa prestation, pris le temps de soigneusement étudier le contexte dans lequel se situe l’entreprise cliente.

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Cette prise de conscience sur votre marché lui permet de mieux cerner la répartition budgétaire et de vous accompagner dans la gestion de votre trésorerie. 

Selon la taille de votre entreprise, vous pouvez donc lui confier la gestion de votre budget, c'est-à-dire son élaboration et son suivi. Il gérera pour vous la pré comptabilité, la planification et supervisera l'exécution des mouvements de fonds.

Il est également responsable du suivi de l'avancement des projets.

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2. La vision transversale de l’office manager lui permet d’intervenir au sein de chaque service

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A l’inverse de l’assistant de direction, l’office manager gère l’ensemble des services et effectue un reporting régulier de la situation générale de l’entreprise. Il est par conséquent en relation constante avec :

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• ‍le magasin

• l’accueil

• la recherche et développement

• le service comptabilité

• le service informatique

• le service administratif

• le service commercial

• les ressources humaines

• etc.

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3. La gestion logistique de l’entreprise fait partie intégrante de la fiche de poste d’un office manager

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L’office manager étant polyvalent, il est aussi actif “sur le terrain” ! 

Ce qui le conduit à :

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• de la rédaction d’emails

• l’organisation de réunions ou de voyages d’affaires

• la préparation de dossiers confidentiels… 

• le renseignement en clientèle

• la prise d’appels téléphoniques

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Tout doit être parfait ! 

Tel est le leitmotiv de l’office manager qui ne ménage pas ses efforts pour fluidifier :

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• l’onboarding de vos salariés

• les processus de facturation

• les événements commerciaux

• les meetings (client, fournisseur, partenaires sociaux, banques, investisseurs, ...)

• etc.

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4. L'office manager sait gérer les tâches administratives

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Une des missions essentielles de l’office manager est d'épauler le responsable administratif et financier (RAF). 

Cela comprend :

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• l'organisation des ordres du jour et des réunions

• l'organisation et la gestion de l'emploi 

• la préparation des commandes de fournitures de bureau 

• la gestion du courrier

• l'exécution de tâches administratives dans divers départements.

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C'est à l'office manager de gérer, recevoir et trier les appels pour son supérieur hiérarchique. Une fois qu’il a priorisé les points importants, il rédige et envoie les réponses les plus pertinentes possibles. 

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L’OM rédige également des résumés, des rapports et des bilans.

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5. L’office manager possède de grandes compétences en informatique

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Son parcours de formation et ses différentes expériences profitent bien souvent à l’office manager qui fait preuve d’une grande maîtrise de nombreux outils SaaS (pré comptabilité, erp, crm, ged…) et bureautiques. La suite office n’aura bien évidemment aucun secret pour lui. 

Et même si l’office manager n’est  pas spécialement chargé de la stratégie de communication des marques, il est possible qu’il vous surprenne avec quelques talents bien cachés en logiciels de création (canva, GIMP, Pixlr, …)

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Le salaire de l'office manager

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Le salaire d'un office manager salarié se compose d'une première partie fixe et d'une seconde partie variable. Ce dernier est principalement constitué de primes, qui représentent environ 30 % de ses revenus. Un OM gagne au total entre 1 500 à 2 200 euros par mois. Cette estimation dépend des responsabilités, de l'expérience et des missions qui lui sont confiées.

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• offices managers débutants : de 25 000 € à 30 000 € par an. 

• offices managers expérimentés : entre 30 000 € et 60 000 € par an.

• office managers seniors ou experts : de 35 000 à 60 000 euros par an.

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Le salaire de l'office manager freelance varie en fonction de son expérience mais aussi de son statut :

➔  Pour une office manager freelance, comptez environ 40 euros de l'heure en début de carrière, puis parfois plus de 60 euros de l'heure en fin de carrière.

Si vous ne souhaitez pas recruter en CDI, on a des packages qui peuvent vous intéresser…

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Comment devenir office manager ?

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Les postes d'office manager se retrouvent principalement dans les TPE, PMI et PMI. Les commerciaux, les cabinets d'avocats et les entreprises exerçant dans le domaine des nouvelles technologies sont les principaux recruteurs qui ont besoin des qualités et compétences comme suit :

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Les compétences de l'office manager

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• maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint, etc.). 

• haut niveau de français à l'écrit (rédaction de courriers et documents divers) comme à l'oral (appels téléphoniques, négociations, accueil des visiteurs, etc.).

• maîtrise d'une langue étrangère

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Au fur et à mesure de ses expériences, l’office manager acquiert davantage de compétences.

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Les qualités de l'office manager

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• s'adapter à une variété de situations et d'interlocuteurs

• sens des priorités

• réactivité et rigueur organisationnelle

• polyvalence et autonomie

• écoute et discrétion

• dynamisme, bon sens et débrouillardise

• coordination des services

• gestion de l'organisation globale de l'entreprise

• diffusion de l'information.

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A mi-chemin entre les métiers de secrétaire et de responsable, l’office manager fait partie de ces collaborateurs pouvant piloter plusieurs projets stratégiques tout en traitant en parallèle des tâches administratives à faible valeur.

En plus d’être polyglotte, l’office manager arbore un profil curieux, rigoureux, méthodique et fait preuve d’une certaine discipline.‍

Ses compétences s'étendent au delà de l'assistance de direction et vous permettent de déléguer :

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• vos tableaux de bord,

• la gestion RH de proximité,

• la pré comptabilité,

• la gestion de vos fournisseurs et des locaux,

•  ...

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Bref, tout ce qui permet d’évoluer dans un cadre de travail serein et de gagner en productivité.

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Quelle est la formation pour devenir office manager ?

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Si vous êtes étudiant et venez d’obtenir votre BAC, sachez qu’il est possible de devenir office manager grâce à :

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- un BTS SAM (Support à l’Action Managériale) ou Gestion de la PME

- un BTS MCO (Management Commercial Opérationnel) ou d’assistante de direction

- une formation en alternance.

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Les chances d’obtenir un emploi rapidement et de réduire le temps de recherche au démarrage de la vie active sont plus élevées dans le cadre d’une alternance. Ces formations rassurent souvent les directions d’entreprise.

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Au vu du nombre de candidates empruntant ces filières et de la tension qui règne actuellement sur le marché de l’emploi, il est vivement conseillé de poursuivre ses études jusqu’à l’obtention d’une Licence, voire d’un Master en management, pour prétendre plus rapidement à un poste de responsable.

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Si vous disposez d’un niveau BAC mais de nombreuses années d’expérience, il est toutefois possible de faire valoir votre savoir-faire par le biais d’une VAE (Validation d’Acquis d’Expérience).

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‍Les évolutions professionnelles de l'office manager 

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Les offices managers profitent de la perspective de développement d'un large éventail de compétences dans leur carrière. Ils peuvent se spécialiser dans une mission précise dans le but d'accéder à une position hiérarchique supérieure en tant que chef des services généraux.

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Ils peuvent accéder à des fonctions supplémentaires avec suffisamment d'expérience, à savoir : 

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• secrétaire général

• ou même responsable juridique

• gestionnaire des finances et de l'administration

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Histoire du métier d'office manager

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Le terme office manager (OM) est relativement récent. On dénombre aujourd’hui plus de 50 000 profils d’office manager sur le réseau social LinkedIn. ‍

Or, dans les années 2000, le métier n’existait pas encore. 

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C’est dire si la complexité et la plurivalence du métier, à défaut d’être un frein, sont porteuses de motivation ! 

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Les offices managers sont généralement déployés dans de petites structures. Leurs fonctions sont à la fois celles d'une assistante de direction de haut niveau et d'une responsable administrative et/ou événementielle et/ou comptable.

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La demande exponentielle des entreprises contribue au nombre d’office manager formés. Les marques, de plus en plus agiles, espèrent aujourd’hui recruter une main-d'œuvre “tout-terrain”, capable de les accompagner dans le cœur même de leur stratégie de développement. 

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Ce qui n'était pas vraiment le cas il y a encore 30 ans de ça, où on ne mélangeait guère les torchons et les serviettes… 

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Qui peut prétendre aux services d’une office manager freelance ?

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Cette assistante, si elle exerce en tant que freelance, peut choisir ses clients et en cumuler plusieurs. Elle interviendra alors aussi bien au sein de Grandes Entreprise, que d’ETI ou de PME. On La retrouve moins souvent au sein des TPE où les moyens sont moins importants et le métier d’office manager encore peu connu.

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Dès lors que des problèmes d’organisation au bureau apparaissent, il convient de se tourner vers une solution d’externalisation de son administratif.

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‍Pourquoi faire appel à un office manager 3h18 ?

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Pas facile de recruter un profil réellement polyvalent qui saura s'adapter à vos équipes et à la culture de votre entreprise.

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Chez 3h18, nos Offices Managers sont tous des professionnels diplômés avec un haut niveau de compétences !

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Ces freelances sont habituées à soigner leur présentation, leur manière de s’exprimer, leur élocution, que ce soit en présence du client ou par téléphone ! En effet, l’office manager est à l'avant-poste concernant l’accueil réservé aux visiteurs. Il est donc normal de renvoyer une image présentable digne de ce nom aux clients de votre entreprise.

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Afin de vous garantir une efficacité optimale, nous nous engageons à ce que toutes nos Offices Managers possèdent les compétences relatives aux techniques de secrétariat, telles que la sténographie et la dactylographie.

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• Mise en page de vos documents

• Veille au partage de l'information

• Relai de l'information entre les services

• Aide à la direction

• Gestion du planning

• Gestion des congés

• Elaboration du contrat de travail

• Prise en charge des DPAE

• Relances de vos dossiers d'impayés

• Rapprochement des factures clients

• Prise en charge de la facturation

• Suivi de la boite mail

• Commandes de fournitures

• Prise de rendez-vous

• Gestion du standard téléphonique

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La liste des avantages et des tâches traitées par votre office manager 3h18 n'en finit pas. 😉

Et c'est normal.

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Chez 3H18, nous mettons un point d’honneur à respecter l’entretien de votre réputation et de votre image de marque !

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Est-il possible de faire appel à un office manager en cas de clientèle étrangère ?

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Votre clientèle est étrangère ou éprouve des difficultés avec la langue française ?

Pas d’inquiétude !

Chez 3H18, nous vous offrons la possibilité de travailler avec des collaborateurs bilingues anglais, voire trilingues. Les compétences linguistiques de nos Offices Managers leur permettent de travailler sans être gênés par la barrière de la langue, depuis vos locaux à Paris, ou ailleurs en France !

Profitez de l’assistance administrative à la carte pour vous attacher les services d’une office manager afin de gérer toutes ces demandes et faciliter les échanges et la communication avec vos interlocuteurs étrangers.

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Dans quels cas demander le déploiement d’un office manager dans son entreprise ?

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1. Vous souhaitez développer vos ventes export et n’avez pas les compétences appropriées en interne ? Le recrutement d’un salarié permanent est coûteux et dispensable en cas d’activité fluctuante.

2. Il ne vous est pas possible d’organiser des formations internes pour pallier le manque de compétences ? Il n’est pas nécessaire d’en arriver là ; nos Offices Managers freelances sont déjà formées et habituées aux problématiques telles que les vôtres.

3. Vous désirez mener des négociations avec des fournisseurs étrangers ? L’aide d’une assistante bilingue s’avère indispensable pour gagner du temps.

4. Vous avez besoin de "passer un cap" et structurer votre gestion mais vous n'avez pas les moyens de recruter une responsable administrative fort d’une expérience satisfaisante, ni assez de temps à consacrer à cette recherche ? L’emploi d’une office manager peut convenir pour la gestion de missions administratives récurrentes mais aussi l’encadrement du service administratif de manière ponctuelle.

5. Il vous faut installer rapidement des outils logiciels comme Dext, Quickbooks, RCA, Slack, Trello, Monday, … ? Une office manager de notre réseau est parfaitement apte à vous accompagner pour paramétrer toutes vos solutions digitales.

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Peut-on profiter des compétences d’une office manager quelques heures par mois seulement ?

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Oui !

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⏳Temps plein ou temps partiel, vous décidez de l’organisation et du rythme en fonction de vos besoins. Vous avez ainsi la garantie de maîtriser le coût des prestations de votre office manager freelance sans avoir à gérer un CDD ou un CDI et sans les problèmes de compétences souvent rencontrés avec l’intérim.

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🥁Avec quinze années de collaboration au sein de PME, nos Offices Managers, nos assistantes comptables, nos secrétaires de direction, nos assistants communication, et tous nos profils métiers vous offrent la possibilité d'accéder à de multiples retours d'expériences.

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La digitalisation : l’enjeu crucial des petites entreprises‍

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Vous en êtes encore à gérer des montagnes de paperasse administrative et vous perdez un temps précieux dès qu’il faut retrouver un document sur votre bureau, une pièce comptable ou fournir un justificatif depuis vos dossiers papiers ?  

La digitalisation est aujourd’hui un enjeu de taille pour les petites entreprises. Le passage aux outils numériques constitue une réelle opportunité d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

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Grâce à sa parfaite maîtrise des outils informatiques, un office manager du réseau de freelances 3h18 peut assurer l'imputation comptable pour que tout soit prêt pour le cabinet d'experts-comptables.

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• Il peut se charger de programmer pour vous un logiciel de suivi de votre trésorerie.

• Il connaît les procédures d’archivage électronique.

• Plus généralement, il met en place des processus de gestion dans votre entreprise.

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3H18 vous propose de bénéficier d’un service d’assistanat optimal. Nos offres sont modulables, sans engagement, et disponibles partout en France !

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En tant que dirigeant de TPE ou responsable de la gestion d’une PME-PMI, vous savez à quel point une gestion administrative bien huilée est indispensable pour fluidifier le fonctionnement interne de l’entreprise. Cela permet à l’ensemble des collaborateurs de se concentrer sur leur métier ce qui est la clé de la performance et de la productivité.

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Il en va de même pour le chef d’entreprise qui doit éviter de voir son quotidien pollué par des tâches administratives chronophages.

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Saviez-vous qu’il est possible aujourd'hui de vous faciliter la vie en bénéficiant d’un office manager, sur Paris ou en province, sans avoir à embaucher ?

Nos conseillers 3H18 se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions en ce qui concerne nos offres !

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Ce qu’il faut retenir de la fiche de poste de l'office manager

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L’office manager est plus qu’un simple “preneur de messages téléphoniques”... Son poste lui vaut d’avoir de nombreuses responsabilités. En plus, des tâches administratives récurrentes, il est très régulièrement amené à piloter des projets et à conseiller la direction dans ses prises de décisions stratégiques. 

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Sa fiche de poste ne le cantonne donc pas à des missions d’exécution mais aussi à de réelles prises de décisions au sein de chaque service, pas seulement de la direction.