Le métier de secrétaire de direction revêt une importance cruciale au sein d'une entreprise, qu'il s'agisse d'une TPE, PME-PMI ou d'une grande entreprise. Cette professionnelle exerce des responsabilités essentielles en termes d'organisation, de gestion administrative et de soutien au dirigeant.
La secrétaire de direction est chargé de seconder le chef d'entreprise ou le directeur d'une filiale, d'un service ou d'une institution. Ses responsabilités englobent plusieurs domaines :
la logistique,
la comptabilité,
les ressources humaines,
le support commercial,
la gestion d'agenda,
la planification des déplacements,
la création d'événements,
et l'organisation générale de l'entreprise.
Le travail de la secrétaire de direction ne se limite pas à la gestion administrative. Elle représente un point d’entrée essentiel, en insufflant de la bonne humeur et en étant disponible pour l’équipe. Elle peut aussi gérer les services généraux et garantir des conditions de travail optimales pour les salariés en améliorant par exemple la gestion des congés.
La secrétaire de direction se voit parfois confier la gestion de procédures derecrutement, ce qui implique de rédiger et mettre en ligne des annonces, puis d’organiser des entretiens, et d’en proposer une synthèse à son supérieur hiérarchique.
Quelles sont les tâches habituelles d’une secrétaire de direction ?
Parmi les tâches essentielles que peut gérer une secrétaire de direction figurent :
la gestion des rendez-vous,
la participation et la rédaction de comptes-rendus de réunions,
la gestion du standard téléphonique, qui implique de filtrer les appels en fonction de leur importance et de les rediriger vers les interlocuteurs appropriés.
la réponse aux courriers, voire les relances pour impayés,
l'ouverture et le scan du courrier,
le classement et l'archivage des pièces comptables,
la gestion du secrétariat,
la gestion budgétaire,
la mise en forme de tableaux de bords,
l'accueil des visiteurs,
le suivi des fournitures de bureau,
la veille documentaire,
la mise en place de systèmes de GED,
la permanence téléphonique,
l'archivage (papier et numérique) de documents importants
et bien d'autres encore.
Quel est le rôle d'une secrétaire de direction ?
Plusieurs autres dénominations sont couramment utilisées pour désigner la secrétaire de direction… On rencontre en effet :
des attachées de direction
des assistantes de direction
ou des assistantes de manager.
La secrétaire de direction est souvent chargé de planifier les voyages d'affaires du dirigeant de l’entreprise ou d’un directeur commercial, étant responsable de la gestion de ces emplois du temps. Cela implique la recherche et la réservation des vols, des hôtels et des transports…
Une secrétaire de direction veillera aussi au suivi des dossiers en cours, des projets et des échéances, en collaborant avec les différents services de l'entreprise pour s'assurer de leur avancement. Elle triera, rédigera et répondra à la correspondance professionnelle via différents supports de communication (e-mails, outils collaboratifs, lettres, SMS, fax…).
La gestion des notes de frais ou la préparation des rapports budgétaires peuvent également faire partie intégrante de sa fiche de poste.
Enfin, cette assistante polyvalente s'occupe de l'approvisionnement en fournitures de bureau. Une mission essentielle afin que tout le matériel nécessaire pour le bon fonctionnement du bureau soit disponible.
Quel est le salaire d'une secrétaire de direction ?
Le salaire d'une secrétaire de direction varie en fonction de plusieurs facteurs tels que l'expérience, le niveau de formation, la localisation géographique et la taille de l'entreprise.
En général, le salaire d'une secrétaire de direction est relativement compétitif, reflétant les responsabilités et les compétences requises pour ce poste.
En France, les revenus d'une secrétaire en début de carrière peuvent se situer autour du SMIC ou être légèrement supérieur, avec une fourchette salariale variant généralement entre 1 500 euros et 2 500 euros bruts par mois.
Avec l'expérience et l'évolution de carrière, le salaire peut augmenter significativement, allant jusqu’à 36 000 bruts par an.
Bon à savoir : le salaire d’une secrétaire de direction salarié sera sensiblement différent de celui d’un assistant freelance.
Quelles sont les évolutions de carrière possibles ?
Ce métier d’assistanat offre diverses possibilités d'évolution de carrière pour les professionnels motivés et désireux de progresser. Grâce à leur expertise en gestion administrative et à leur expérience en tant qu'assistante de direction, les secrétaires de direction peuvent prétendre à des postes à responsabilité mieux rémunérés, tels que :
Il est également possible de se spécialiser dans des domaines spécifiques tels que la gestion des ressources humaines, la communication interne ou la gestion de projet.
Par ailleurs, certaines secrétaires de direction choisissent de suivre des formations complémentaires ou de poursuivre leurs études afin d'obtenir des diplômes de niveau supérieur, comme une licence ou un master dans le domaine de l'administration ou du management. Ces qualifications supplémentaires peuvent ouvrir la voie à des postes de direction ou de gestion au sein d'entreprises de différentes tailles et secteurs d'activité.
Qui sont les collègues de la secrétaire de direction ?
Être secrétaire de direction implique des interactions fréquentes avec divers acteurs ! La collaboration avec les directeurs, les responsables de départements et les cadres supérieurs dans le cadre de projets est donc loin d’être anodine. La secrétaire de direction est un peu l’interface entre la direction et les autres services de l'entreprise.
Par ailleurs, cette dernière travaille aussi avec des assistantes administratives, des assistantes de gestion et des offices managers. Ces collègues jouent un rôle complémentaire dans la gestion des tâches administratives quotidiennes et contribuent également à la fluidité des opérations.
Où intervient-elle ?
“de la petite start-up aux grandes entreprises multinationales…”
Le poste de secrétaire de direction peut être occupé dans différents types d'entreprises, que ce soit dans le secteur privé, le secteur public ou le milieu associatif. Les secrétaires de direction peuvent travailler dans des entreprises de toutes tailles, de la petite start-up aux grandes entreprises multinationales !
Il est important de souligner que la localisation géographique, en particulier dans des villes comme Paris, peut influencer les opportunités d'emploi et les conditions de travail pour les secrétaires de direction.
Elles peuvent également être employées dans des services administratifs de divers secteurs tels que la santé, l'éducation, les services financiers, les ressources humaines, les services juridiques, les technologies de l'information, etc.
À quoi ressemble l’environnement de travail d’une secrétaire de direction ?
La secrétaire de direction est généralement basée dans un bureau, où elle peut être entourée d'autres membres de l'équipe administrative. Mais elle peut aussi être amenée à travailler en open space.
En fonction des besoins de l'entreprise, elle est amenée à se déplacer hors des locaux pour assister à des réunions, des événements professionnels, ou des rencontres importantes.
Son outil de travail inclut bien sûr un ordinateur ! Elle y retrouve ses dossiers numérisés, sa boîte mail, ses différents outils comme Excel, etc.
Mais aussi parfois un téléphone professionnel. La gestion d’une ligne fixe lui appartenant généralement, elle dispose aussi d’un standard téléphonique. Enfin, des fournitures plus classiques l’accompagnent quotidiennement (classeurs, papiers, bloc-notes, chemises, stylos, …).
Les compétences, formations et diplômes requis pour être une secrétaire de direction efficace !
1. Les compétences et qualités d'une secrétaire de direction
Une secrétaire de direction doit posséder un ensemble de compétences et qualités essentielles pour exercer efficacement ses fonctions.
Parmi celles-ci, on retrouve des aptitudes rédactionnelles et orales, ainsi qu’une excellente maîtrise des outils digitaux. Elle doit également être à l'aise avec l'anglais et être capable de s'adapter à des environnements internationaux.
Il est important que la secrétaire de direction doit traiter les informations confidentielles avec une grande discrétion et veiller à ce qu'elles soient sécurisées. Évidemment, il est impératif d’être rigoureusement organisé et ponctuel afin de respecter les procédures et délais imposés.
2. Les formations et diplômes pour être secrétaire de direction
Concernant la formation, la plupart des secrétaires de direction ont suivi une formation en gestion administrative de niveau bac +2, voire bac +3. Certaines possèdent déjà une expérience professionnelle significative dans des secteurs spécifiques, ce qui les rend rapidement opérationnels.
Voici quelques diplômes et formations couramment suivis pour se préparer à ce métier :
DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA)
Licence professionnelle Métiers de l'Assistanat
Certificat professionnel Assistant de Direction
Il est également possible d'accéder à ce métier par le biais de l'expérience professionnelle et de la formation continue, en acquérant progressivement les compétences nécessaires. Certaines secrétaires de direction ont suivi des formations complémentaires ou obtenu des certifications spécifiques dans des domaines tels que la gestion de projet, la communication, les outils informatiques, etc., pour renforcer leurs compétences et évoluer dans leur carrière.
Quels sont les avantages d’une secrétaire de direction externalisée ?
Externaliser les fonctions de secrétariat de direction présente de nombreux avantages pour les chefs d'entreprise.
Tout d'abord, cela permet d'éviter l'embauche d'un employé en CDI à temps plein, réduisant ainsi les coûts fixes et les contraintes liées à la gestion d'une salariée.
De plus, faire appel à une secrétaire de direction indépendante offre une flexibilité et une adaptation aux besoins réels de l'entreprise.
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Pourquoi contacter une secrétaire de direction chez 3H18 ?
1. Se concentrer sur son cœur de métier
Tous les chefs d’entreprise ne sont pas 100% autonomes !
De nombreux dirigeants d’entreprise et de personnes exerçant en libéral se sentent régulièrement débordés par les tâches administratives de gestion. Répétitives et chronophages par nature, ces tâches ne leur apportent aucune valeur ajoutée directe.
Pire, elles les détournent du cœur de leur activité.
2. Éviter de commettre des erreurs de gestion et de saisie
De plus, si ces tâches sont mal exécutées, les conséquences peuvent s’avérer dramatiques !
Déléguer à une secrétaire de direction freelance est donc une excellente solution, flexible et économique. Cette assistante, habituée à traiter des tâches administratives à longueur de journée et maîtrisant les procédures en vigueur, laisse peu de place au risque d’erreurs…
Inutile de la former à son arrivée. Nos assistantes sont qualifiées et opérationnelles !
3. Profiter d’une partenaire de confiance
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Et pour rappel, en cas de maladie ou d’absence exceptionnelle, un back-up se met en place gratuitement, sans pour autant que cela nécessite un recrutement à plein temps.
4. Des assistantes disponibles sur toute la France
Vous cherchez une offre de secrétariat externalisé à Paris ou en province ?
Vous n’avez pas envie de recruter ni d’alourdir votre société en coûts fixes inutiles ?
Vous n’êtes en effet pas en mesure d’assumer les charges sociales et le salaire d’une secrétaire de direction salariée à temps plein ?
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Vous avez la sensation de perdre beaucoup trop de temps avec la paperasse ?
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Elles vous aideront à définir votre besoin et se chargeront ensuite de sélectionner pour vous la candidate idéal.
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Veillez à la mise en place de la transmission des informations à l’expert-comptable.
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