5 signes prouvant que votre gestion des mails entrants manque d’efficacité

Le mail a pris une place très importante au sein des entreprises en l’espace d’une décennie. 

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Aujourd’hui, l’entretien de la relation client peut très bien se faire intégralement par mail. 

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La plupart du temps, la première prise de contact a d’ailleurs lieu par ce moyen de communication, grâce à la mise à disposition d’une adresse électronique dédiée au support client ou SAV du type bonjour@nomdelentreprise.fr ou .com.

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Une évolution logique lorsque l’on s’intéresse aux avantages que représentent les conversations par mail.

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Les avantages des mails 

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• Traitement à froid et meilleur recul sur la situation (risque d’erreurs et de mésinformation réduit)

• Possibilité de travailler sa réponse et d’y apporter davantage de valeur 

• Meilleure confidentialité (notamment en open space où l’échange par téléphone peut être capté par n’importe qui)

• Historisation des échanges

• Communication asynchrone permettant d’échanger même sur des fuseaux horaires différents

• Ajout de ressources en pièces jointes (factures, devis, rapport, export de données, compte-rendu d’analyses, etc),

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Différence entre mail entrant et mail sortant

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• Un mail entrant est un email reçu qu’il convient de traiter en y répondant ou en le supprimant en cas de spam. 

• Le mail sortant qualifie tout email que vous envoyez depuis votre boîte de réception à une ou plusieurs personnes.

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Comment savoir si votre gestion des mails entrants manque d’efficacité ?

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Signe n°1 : Vous ne répondez pas à vos mails entrants en moins de 48h ⌚

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Si vous ne parvenez pas à répondre à vos mails en moins de 48 heures, c’est que vous êtes en proie à une surcharge de demandes dans votre boîte de réception ou une mauvaise organisation de votre temps. 

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Une réponse tardive génère du stress et de la frustration chez vous, mais aussi chez votre client ou partenaire…

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Les mails non traités tendent à s'accumuler et deviennent de plus en plus difficiles à gérer au fil du temps. Lorsque vous en avez la possibilité, essayez de battre le fer tant qu’il est chaud. Répondre immédiatement permet de se débarrasser des demandes simples à traiter qui polluent votre messagerie électronique et noient les demandes plus urgentes dans la masse.

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(et oui, la gestion des mails entrants en fait partie ! 😉)

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Signe n°2 : Vos mails entrants ne reçoivent pas toujours des réponses pertinentes et complètes 💬

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Les réponses incomplètes ou hors sujet entraînent des allers-retours inutiles et freinent la communication. Si votre mail manque de clarté, votre interlocuteur devra vous redemander des informations et vous lui ferez perdre du temps autant qu’à vous. 

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Pour améliorer la situation, prenez le temps de lire attentivement chaque mail. Afin d’être parfaitement concentré, assignez un créneau horaire de 2h par jour (fractionnable) uniquement dédié à la gestion des mails entrants.

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Signe n°3 : Votre boîte mails est désorganisée 📒

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Absence de dossiers ou de sous-dossiers et corbeille pleine à craquer ? 🗑️

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Une boîte mail organisée commence par le classement des mails par projet, client ou priorité. Le contraire rend beaucoup plus difficile la recherche de messages spécifiques ou importants. Développer une routine pour trier, archiver ou supprimer les mails régulièrement et maintenir une boîte de réception épurée. 

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Prenez le temps de vous familiariser avec les filtres et systèmes de règles automatiques, et pensez à automatiser une partie du processus de tri (si votre outil de gestion des mails le permet) pour gagner du temps.

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Signe n°4 : Vous comprenez mal le fonctionnement de votre outil de gestion des mails 📧

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• Bitrix24

• Klaviyo

• Mailerlite

• Gmail

• Outlook

• Zendesk

• …

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Le nombre d’outils disponibles est pour le moins conséquent ! 

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Bien maîtriser votre logiciel de traitement des mails est impératif pour optimiser votre temps. Il est facile de se perdre dans la forêt des fonctionnalités de certains outils. Essayez de comprendre les options de base, comme : 

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• la création d’une signature électronique,

• la programmation d’un message d’absence automatique, 

• l’envoi différé, 

• l’inclusion de pièce jointe,

• l’ajout d’un destinataire en copie cachée, 

• etc.

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Signe n°5 : Le nombre de mails entrants en attente de relecture n’est pas maîtrisé 🤏

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Les mails qui s'accumulent sans être relus peuvent contenir des informations urgentes nécessitant votre accord pour un lancement de projet ou votre avis avant une prise de décision importante.

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Si votre boîte mail n’est pas régulièrement traitée et purgée, vous donnerez l'impression à vos collègues ou clients que vous êtes désorganisé et/ou débordé ! Là encore, le fait de consacrer chaque jour du temps à la lecture des mails permet un traitement régulier et plus efficace des mails entrants.

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Vous vous reconnaissez dans ces 5 signes ? 

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La principale raison expliquant que votre gestion des mails entrants actuelle peut être améliorée est le manque de temps.

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💥Conséquences : 

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• Vous vous dites que les demandes à faible valeur peuvent attendre… (mais est-ce vraiment ce que pense votre client à l’autre bout de la ligne ?)

• Vous prenez du retard dans l’envoi de propositions et la remise de livrables (ce que vos clients perçoivent inévitablement, eux qui sont friands de réactivité)

• Vous manquez des opportunités de collaboration ou de développement, car votre délai de réponse prolongé dissuade les partenaires de vous solliciter davantage.

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En moyenne, un dirigeant d’entreprise passe 

3 heures et 18 minutes par jour 

au traitement des tâches administratives inhérentes au fonctionnement de sa société. ⏳ 

La gestion des mails entrants rentre dans ce cadre, et il n’est pas rare qu’au sein des TPE, ce soit le CEO lui-même qui traite la plus grande part de courriers électroniques. 

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Il existe une solution simple à mettre en œuvre pour gagner du temps et décharger la charge mentale qui pèse sur vos épaules de chef d’entreprise.

Cette solution, c’est l’externalisation ! 

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