Comment améliorer la rédaction de vos comptes-rendus de réunion ?

Les réunions de service sont des événements récurrents au sein des entreprises. Elles permettent :

⦁ de faire le point sur la situation actuelle de l’entreprise,

⦁ de partager les derniers résultats obtenus,

⦁ d’obtenir les insights de ses collaborateurs,

⦁ de rappeler certains process,

⦁ de faire part d’une réorganisation éventuelle,

⦁ de présenter des partenaires ou de nouveaux objectifs,

⦁ etc.

Ces réunions, qui peuvent parfois durer plusieurs heures, peuvent perdre l’attention de chaque participant. L’information peut de plus être mal interprétée.

Pour dissiper le flou des esprits et rappeler de façon synthétique l’objectif de ces réunions et les points fondamentaux évoqués, il convient de rédiger un compte rendu et de les partager ensuite avec les participants.

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Compte rendu de réunion : définition et composantes

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Un compte rendu est donc un document récapitulatif de ce qui a été dit en réunion d’entreprise. Il doit être concis, clair et en accord avec le thème de la réunion. De même que pour une facture, il doit contenir certains éléments obligatoires comme :

⦁ la date de la réunion (jour/mois/année),

⦁ le sujet et les différents points abordés,

⦁ les différents partis prenantes (présents ou non à la réunion)

⦁ le nombre de participants,

⦁ ainsi que leurs noms et prénoms, éventuellement leurs fonctions dans l’entreprise.

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Un compte rendu, pour être réussi, doit être décliné en plusieurs parties. Ces parties correspondent aux différents chapitres abordés lors de la réunion. Une idée évoquée constitue donc un unique paragraphe du compte rendu.

Attention ! Ces paragraphes ne représentent en réalité que quelques lignes. ‍

Un compte rendu doit en effet être très court et lisible. L’information recherchée doit être repérable en quelques secondes, vous ne devez pas passer des heures à éplucher le document pour la retrouver.

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Pourquoi faire un compte rendu administratif à chaque réunion ?

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Produire un compte rendu à l’issue de vos réunions permet de conserver une trace écrite des échanges et des points importants évoqués. Le compte rendu est un document sur lequel vos équipes peuvent par exemple s’appuyer pour suivre l’évolution et la croissance de l’entreprise.

Il est donc important que le compte rendu soit facilement accessible.

Un compte rendu vous évitera de vous répéter lors des prochaines réunions, ce qui pourrait vous faire perdre en efficacité. Sa fonction est rassurante.

Son rôle va même au-delà : vous pouvez l’utiliser pour diffuser vos résultats et transmettre vos objectifs à vos différents partenaires (fournisseurs, prestataires freelances, investisseurs, …)

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Comment se débarrasser de la corvée du compte rendu ?

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Si vous vous êtes déjà senti oppressé par la rédaction de vos comptes rendus, vous savez à quel point le risque de bâcler cette tâche de gestion administrative est grand, tant la volonté de s’en défaire est présente.

La rédaction de compte rendu est, de prime abord, une tâche tout à fait courante au sein des entreprises ! Pour autant, mieux vaut ne pas se mentir : les dirigeants d’entreprise ont d’autres choses à régler que de s’affairer à la rédaction de comptes rendus.

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De deux choses l’une :

⦁ Soit le dirigeant de la société s’y colle au détriment de missions à plus forte valeur,

⦁ soit il délègue cette tâche administrative chronophage.

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S’il opte pour la deuxième solution, il se retrouve confronté à un second dilemme…

⦁ Vaut-il mieux internaliser ?

⦁ ou externaliser la rédaction de ses comptes rendus ?

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Une secrétaire de direction ou une assistante administrative a l’habitude de prendre en main cette mission, d’autant plus qu’elle est parfaitement qualifiée pour répondre à ce besoin.

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Comment rédiger le parfait compte rendu de réunion ?

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Rédiger un compte rendu efficace qui résume parfaitement la réunion à laquelle vos équipes et vous-même venez de participer n’est pas chose aisée. En effet, quelques principes sont à respecter :

Être compétent avant tout !

Premièrement, la rédaction d’un compte rendu proche de la perfection est une mission qui nécessite de bien connaître les outils bureautiques. A cela, il faut ajouter de solides qualités rédactionnelles et de parfaites connaissances du process pour être traitée comme il faut.

Si la tâche paraît aisée au premier abord, il n’en est rien. Un bon esprit de synthèse est indispensable : vous devez être capable de faire passer le message sans tourner autour du pot.

Vérifiez que votre compte rendu aille droit au but et supprimez toutes les phrases inutiles qui ne lui apportent aucune valeur ajoutée.

Ne pas attendre la fin de la semaine

En outre, il est important de rédiger le compte rendu dès la fin de la réunion, tant que les idées exprimées sont encore fraîches dans votre cerveau.

Inutile donc de procrastiner. Attendre pour la rédaction d’un tel document risquerait d’en compromettre la qualité et la pertinence. Difficile de tenir les délais lorsqu’on a déjà plein d’autres choses à gérer !

Pour ne pas vous déranger, nous vous conseillons donc de vous isoler… Vous serez plus rapide dans la rédaction du compte rendu. Et plus vite il sera prêt, plus vite vous en serez débarrassé ! 😉

Soigner la présentation

Ne rendez pas un torchon à vos salariés ou partenaires. Vous risqueriez de salir le doux souvenir d’une réunion réussie. Soignez la présentation et prenez le temps d’illustrer votre compte rendu.

Ne vous contentez pas d’écrire du texte. Ou vous encourez le risque que 80% du document ne soit pas lu.

⦁ Insérez des graphiques,

⦁ des statistiques en caractère gras,

⦁ une image voire deux,

⦁ et augmentez la taille des titres.

Attention, votre compte rendu ne doit pas être le doublon de votre présentation. Il doit en effet pouvoir tenir sur 1 à 2 pages, maximum.

Comment partager son compte rendu avec ses collaborateurs ?

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Une fois le précieux sésame en poche, vous allez pouvoir le partager à vos équipes ! Pour cela, deux solutions s’offrent à vous :

1. La distribution du compte rendu imprimé

Et donc sous forme de papier… Moins écologique, cette méthode augmente les chances que votre œuvre soit lu par un grand nombre de salariés.

En effet, une fois le document en main ou déposé sur les bureaux, il n’y a plus qu'à le parcourir, sans avoir à faire l’effort d’aller le rechercher dans un dossier informatique.

En revanche, il y a fort à parier que vos bacs prévus pour recycler le papier seront pleins à la fin de la journée. Un peu frustrant, pas vrai ?

Et puis, imprimer un PowerPoint n’est pas monnaie courante. Si toutefois, vous y tenez, sélectionnez l’option "imprimer les diapositives en mode page entière” pour ne pas rogner votre document à l’impression.

2. Le partage d’un document digital contenant le compte rendu

Cette fois-ci, vous économisez en encre et en papier !

Le plus de cette méthode ? Le gain de temps ! Lancer de multiples impressions, effectuer la distribution du document à chaque collaborateur et dans chaque service.. Oubliez tout ça.

Un simple email ou message sur votre outil de communication, tel que Slack ou Teams, permet d’informer vos équipes que le compte rendu est accessible via un simple lien.

Tout ce que vous avez à faire est d’autoriser l’accès aux personnes souhaitées.

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Résumé de l’article

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Une bonne réunion d’entreprise se solde par la rédaction immédiate et le partage d’un compte rendu parfaitement bien résumé aux différents participants.

Au sein des PME et TPE, le manque de personnel peut parfois contraindre les dirigeants d’entreprise à devoir endosser cette tâche administrative malgré eux.

Certains dirigeants choisissent de déléguer leur rédaction de comptes rendus à une assistante administrative freelance, que ce soit :

⦁ par manque de temps,

⦁ par manque de main-d'œuvre qualifiée,

⦁ ou pour ne pas se surcharger au détriment de leur cœur d’activité.

Si vous souhaitez ne plus vous encombrer de cette tâche, demandez un devis gratuit !‍