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Externalisation Services généraux : définition et conseils pour rationaliser

Découvrez l'importance des services généraux et comment leur externalisation peut améliorer l'efficacité et réduire les coûts pour votre entreprise.

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Résumé de ce que vous allez découvrir dans cet article :

✅Les services généraux sont aussi appelés services d'intendance ou de maintenance.

✅Ils garantissent un environnement de travail sécurisé et fonctionnel en gérant de nombreuses missions.

✅L'externalisation de ces services offre de nombreux avantages, notamment en termes de : 

✅Nous vous donnons des pistes pour optimiser vos Services Généraux, alors lisez la suite ! 😉

Définition des services généraux

Les services généraux désignent l'ensemble des activités et des services nécessaires au bon fonctionnement quotidien d'une entreprise, mais qui ne sont pas directement liés à son cœur de métier. 

Ils englobent un large éventail de fonctions destinées à soutenir les opérations principales de l'organisation et à assurer un environnement de travail optimal pour les employés.

Les services généraux œuvrent pour la sécurité des biens et des personnes sur le lieu de travail.

🤔 Vous vous demandez si votre service de maintenance est suffisamment efficace ou si l’organisation actuelle pourrait être plus fluide ? Demandez un diagnostic flash.

Qui gère les services généraux d’une entreprise ? 

L’intitulé du poste encadrant ce service se retrouve sous différentes appellations : 

Quelles sont les missions des services généraux ? 

Les Services Généraux gèrent de multiples missions !

Gestion des installations :

Services administratifs :

Services logistiques :

Services d'entretien :

Services informatiques (dans certains cas) :

Gestion des services aux employés :

Comment bien gérer les services généraux de son entreprise ?

Gérer les services généraux de son entreprise implique d’être sur tous les fronts !

Voici quelques tips (sous forme de tableau) pour mieux vous en sortir et optimiser vos Services Généraux : 😉

Conseils Détails
Planification / Organisation

Conseil n°1 : Analysez régulièrement les besoins de votre entreprise en termes de services généraux (entretien, sécurité, gestion des espaces, etc.).

Conseil n°2 : Affichez un plan détaillé qui inclut les tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles, ainsi que les responsables de chaque tâche dans chaque bureau des services généraux.

Gestion des Fournisseurs

Conseil n°1 : Choisissez des fournisseurs de services fiables en réalisant des appels d'offres si nécessaire.

Conseil n°2 : Négociez les contrats notamment en termes de délai ou de tarifs, ou faites-vous aider pour le faire.

Optimisation des Coûts

Conseil n°1 : Suivez et analysez les dépenses liées à l'entretien et autres, besoin en fournitures pour identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées. Assurez-vous que les dépenses soient toutes justifiées !

Conseil n°2 : Mettez en œuvre des initiatives d'efficacité énergétique pour réduire les coûts de fonctionnement. Par exemple :

Gestion des Équipements et des Installations

Conseil n°1 : Mettez en place un programme d'entretien préventif pour prolonger la durée de vie des équipements et éviter les pannes coûteuses.

Conseil n°2 : Optimisez votre gestion des stocks pour éviter les ruptures ou les excès.

Automatisation

Utilisez des logiciels de gestion des services généraux pour automatiser et optimiser les processus :

  • GMAO,
  • Solutions en gestion de la maintenance,
  • Etc.
Amélioration Continue

Conseil n°1 : Formez votre personnel aux meilleures pratiques en matière de gestion et de sécurité.

Conseil n°2 : Établissez des KPI pour évaluer l'efficacité des services généraux.

Conseil n°3 : Sollicitez les retours d'expérience des employés pour identifier les points à améliorer.

RSE

Intégrez des pratiques durables :

  • recyclage et optimisation du tri à la source,
  • utilisation de produits écologiques.

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