Comment optimiser la préparation des commandes au sein de sa petite entreprise ?

La préparation des commandes est une mission propre au domaine de l'administration des ventes. Cette fonction support de l’entreprise peut être externalisée, au même titre que son administratif, sa précomptabilité ou encore sa gestion RH.

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Plus la préparation de vos commandes est organisée et rapide, plus votre productivité est élevée et les coûts réduits. 

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NB : Cet article s'adresse tout particulièrement aux TPE et PME qui cherchent à améliorer leur gestion des commandes. Plus vulnérables que les ETI ou les Grandes Entreprises, leurs process doivent être méticuleusement pensés ! Voici des conseils pratiques et accessibles pour vous aider à optimiser cette fonction essentielle de votre activité.

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Qu'est-ce que la préparation de commandes ?

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La préparation de commandes fait partie des métiers de la logistique. C’est le processus par lequel une entreprise collecte, emballe et expédie les produits commandés par ses clients. C'est une chaîne d'activités qui commence dès la réception de la commande et se termine lorsque le produit est expédié. 

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Elle inclut plusieurs étapes clés : 

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• la vérification de la disponibilité des produits, 

• la collecte des articles dans l'entrepôt ou le stock, 

• l'emballage ou la palettisation,

• l'étiquetage, 

• le chargement,

• et enfin, l'expédition.

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Pour une petite entreprise, dont le volume de commandes journalier s’avère moins important qu’une ETI ou qu’une entreprise dont , cette tâche peut sembler simple, mais elle nécessite une coordination minutieuse entre les équipes.

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Une préparation de commandes bien exécutée se ressent jusque chez le client ! 

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La marchandise doit être délivrée en bon état et dans les délais prévus ou cela sous-entendra la présence de faille dans l'administration des ventes de l’entreprise. 

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Les incidents déplorés comme, un produit livré défectueux à vos clients, des soucis avec vos fournisseurs provoquant l'allongement de vos propres délais de livraison, ou une référence ne correspondant pas à celle de la commande d’origine, entraîne une frustration de l’utilisateur et bien souvent, la réparation du préjudice subi (soit des coûts supplémentaires).

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Ne laissez plus la gestion de vos commandes prendre la majeure partie de votre temps ! Faites appel à un assistant indépendant pour prendre en charge les réclamations clients et l’envoi de vos produits.

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Des questions en suspens ? 

On vous répond !

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Les différents modèles de préparation de commandes possibles 

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Il existe plusieurs schémas de préparation de commandes pouvant ou non convenir à votre petite entreprise. Le modèle à adopter doit tenir compte :

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• Du volume de commandes, 

• De la diversité de votre catalogue,

• Des ressources disponibles (machines + hommes). 

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Chaque schéma présente bien sûr des avantages et des inconvénients.

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Préparation par commande (ou « picking » par commande) 

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👁‍🗨Description : Chaque commande est préparée individuellement. Un opérateur prélève tous les articles d'une commande spécifique avant de passer à la suivante.

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✅Avantages : Simple à mettre en œuvre, la méthode évite la monotonie car chaque commande est traitée séparément ce qui permet de réduire les erreurs humaines.

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❌Inconvénients : La méthode s’avère inadaptée pour le traitement de nombreuses commandes car chaque commande nécessitera à elle seule plusieurs déplacements dans l'entrepôt. Les temps de préparation sont donc beaucoup plus longs.

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Préparation par vague (ou « batch picking ») 

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👁‍🗨Description : Les commandes sont regroupées en lots ou vagues, et les articles communs à plusieurs commandes sont prélevés en une seule fois.

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✅Avantages : La réduction des déplacements dans l'entrepôt favorise le gain de temps et la rentabilité des équipes.

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❌Inconvénients : La complexité de la méthode pourra entraîner l'apparition d'erreurs au sein de la chaîne logistique si les articles ne sont pas correctement triés et répartis entre les commandes au fur et à mesure par le préparateur de commande.

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Le saviez-vous ? L’optimisation de votre chaîne logistique est possible avec l’aide d’un assistant indépendant de notre réseau d’externalisation. 

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Préparation par zone (ou « zone picking ») 

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👁‍🗨Description : Dans ce cas de figure, l'entrepôt est divisé en différentes zones. Chaque préparateur de commande est responsable d'une zone spécifique. Les commandes sont traitées en passant d'une zone à l'autre. Le préparateur, lui, reste dans sa zone et c’est donc la commande qui se déplace.

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✅Avantages : Limiter les déplacements au sein d’une zone réduit la fatigue des équipes et offre un gain de temps considérable. La méthode est utile lorsque les étapes de la préparation nécessitent des compétences spécifiques et donc du personnel formé et dédié. 

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❌Inconvénients : Une excellente coordination s’avère nécessaire entre les zones pour s’assurer que toutes les parties d’une commande sont collectées et combinées correctement. L’apparition de litiges internes sera plus fréquente dans ce cas de figure qu’avec les autres méthodes.

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Préparation par produit (ou « pick and pack ») 

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👁‍🗨Description : Les articles sont prélevés en fonction des produits plutôt que des commandes. Ensuite, ils font l’objet d’un tri et sont emballés pour chaque commande.

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✅Avantages : Pour les commandes contenant souvent des articles populaires ou fréquemment commandés ensemble, la méthode s’avère idéale !

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❌Inconvénients : Le tri représente une étape supplémentaire dans le processus de préparation de commandes et donc “l’occasion” de générer davantage d’erreurs. 

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Préparation multi-commande (ou « cluster picking ») 

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👁‍🗨Description : Un opérateur prélève simultanément les articles pour plusieurs commandes, généralement en utilisant un chariot élévateur ou un transpalettes.

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✅Avantages : Là encore avec cette méthode, la réduction des déplacements et le gain de temps sont indéniables.

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❌Inconvénients : L’accent devra être mis sur un bon système de tri pour éviter les erreurs de distribution.

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Préparation automatisée 

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👁‍🗨Description : L’utilisation de systèmes automatisés comme les convoyeurs, les robots et les systèmes de stockage et de récupération automatisés (AS/RS) permet d’accélérer son processus de préparation de commandes

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✅Avantages : Très grande efficacité, réduction des erreurs humaines, traitement rapide des commandes.

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❌Inconvénients : Coût d'investissement initial élevé, maintenance technique nécessaire…

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Les erreurs fréquentes en préparation de commandes

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Certaines erreurs courantes peuvent compromettre votre gestion des commandes. 

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👀 Le manque de visibilité 

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Parmi les erreurs les plus courantes, on observe le manque de visibilité en temps réel des niveaux de stock. Cette situation est la plupart du temps la cause de ruptures de stock. Cette conséquence réduit vos possibilités de dégager autant de bénéfices que souhaité et donc d’atteindre vos objectifs. 

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La rupture de stocks peut, dans certains cas, être l’objectif à atteindre (dans le cas de série limitée par exemple).

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Elle peut aussi être parfois difficile à prédire. Un mauvais choix de fournisseur, la fermeture des frontières, une grève des transports, … peuvent impacter l'approvisionnement. 

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✨Astuce : 

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L'utilisation d’un système de gestion des stocks permet de suivre les mouvements de stock en temps réel. Effectuer des inventaires réguliers et automatiser les réapprovisionnements pour éviter les ruptures. Impliquer un assistant ou une direction des opérations pour surveiller et ajuster les niveaux de stock en permanence.

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Un manque de visibilité peut aussi entraîner la commande d’articles non écoulés et donc une saturation des stocks. Sur des denrées périssables ou avec une DLC, le surstock peut rapidement devenir problématique et représenter une perte importante de chiffre d’affaires.

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🤏Les erreurs de prélèvement 

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Les erreurs de prélèvement se produisent lorsque, par exemple, deux articles au lieu d’un sont saisis pour être expédiés aux clients. Pour éviter ces erreurs, on peut mettre en place différentes méthodes, comme la double vérification : une personne vérifie le travail de son ou sa collègue. 

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Il est aussi possible de s’en remettre aux technologies de reconnaissance vocale ou des scanners de codes-barres : ces outils aideront vos employés à prendre les bons articles et juste la quantité requise et n’auront ainsi plus à se fier uniquement à leur mémoire (qui peut leur jouer des tours) ou à des listes manuelles (qu’ils peuvent égarer ou omettre d’actualiser😉). 

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En mettant en place ces méthodes, vous pouvez réduire les erreurs de prélèvement et vous assurer que vos clients reçoivent les bons produits à temps. Mais la mise en place de ces optimisations demande du temps supplémentaire que vous n’avez pas toujours en tant que chef d’entreprise… 

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Bonne nouvelle ! 

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3h18 vous propose, pour quelques heures par semaine ou par mois, de bénéficier d’un intervenant expert indépendant attitré capable d’identifier des solutions pour rationaliser vos processus logistiques. 

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Notre réseau d’externalisation ne propose d’ailleurs pas seulement des assistants mais aussi des profils managers.

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🏨Une mauvaise organisation de l’entrepôt

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La plupart du temps, la disposition inefficace des produits au sein de votre entrepôt est la principale raison expliquant des temps de déplacement à rallonge… Consultez un responsable logistique ou un directeur des opérations indépendant pour réorganiser votre entrepôt si nécessaire.

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👷‍♂️Le recrutement de personnel non qualifié (et que vous ne pouvez former…)

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Offrir une formation complète à tous les nouveaux employés impliqués dans la préparation des commandes est indispensable ! Du personnel mal formé, ou non familier avec les procédures de préparation de commandes, risque de perturber le bon fonctionnement général de votre service de préparation de commandes. 

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• Retards dans la préparation des commandes et livraisons tardives

• Non maîtrise des systèmes de gestion des commandes ou Order Management System (OMS), ou encore des WMS (=Warehouse Management System=

• Difficulté à prioriser,

• …

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Vos choix en matière de recrutement et de formations ont des conséquences directes sur le gestion de vos commandes.

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→ Si vous souhaitez améliorer l’administration de votre personnel en lien avec votre supply chain, vous pouvez demander l’aide d’un office manager.

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Réserver un espace dédié à la préparation de commandes au sein de son entreprise

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Si vous avez une toute petite entreprise, c’est-à-dire comprenant moins de 20 salariés et une surface de travail n’excédant pas les 300 m², vous devriez tout de même songer à consacrer une partie de l’espace à la préparation de commandes. Si besoin, investissez dans l’agrandissement des locaux ou déménagez votre entreprise. 

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• Assurez-vous que l'espace est bien éclairé, ventilé et sécurisé. L’affichage d’un plan d’évacuation, mentionnant les issues de secours et les numéros à joindre en cas d’urgence, est obligatoire (la gestion de l’affichage peut être déléguée à une assistante 3h18 le temps d’une journée).

• La hauteur sous plafond doit être suffisante pour permettre l’empilement de palettes.

• Investir dans des étagères de stockage, des tables de préparation, des chariots de manutention et des systèmes de marquage et d'étiquetage.

• Utiliser des méthodes de rangement efficaces, telles que la méthode ABC, pour optimiser l'accès aux articles les plus demandés.

• Si possible, séparer l’espace en délimitant des zones distinctes pour la réception, l'emballage et l'expédition. Les zones doivent être clairement indiquées pour accélérer le processus de préparation de commandes. 

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Bien connaître les documents inhérents à la préparation de commandes

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Comprendre les documents liés à la préparation des commandes est essentiel pour garantir la précision des expéditions, optimiser les opérations en entrepôt, assurer la traçabilité des colis et offrir un service client efficace. 

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En étant familiarisé avec les documents ci-dessous, vous faites aussi en sorte d’être en conformité et améliorez l'expérience globale de vos clients.

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Nous avons listé les différents documents par ordre d’apparition dans le processus de préparation de commandes.

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Le bon de commande

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Ce document contient les détails de la commande du client, tels que les articles commandés, les quantités et les instructions spécifiques.

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Le bon de préparation 

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Il s'agit d'un document interne utilisé par l'entrepôt pour indiquer quels articles doivent être prélevés dans les stocks pour chaque commande. Il peut parfois inclure des informations sur l'emplacement des articles dans l'entrepôt, si la taille des locaux est conséquente.

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La liste de colisage ou packing list

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Ce document est inclus dans le colis envoyé au client et répertorie tous les articles inclus dans le paquet. Il recense aussi des informations sur le mode d'expédition et les coordonnées du client.

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Les étiquettes d'expédition 

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Il s’agit des étiquettes apposées sur les colis pour indiquer l'adresse de livraison du client, le mode d'expédition et d'autres informations pertinentes pour la livraison (exemple : s’il s’agit d’un colis fragile ou d’un produit dangereux).

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La facture

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C'est LE document comptable par excellence chargé de récapituler le nombre d’articles commandés, les prix, les frais liés aux colis expédiés et les taxes éventuelles. Il est généralement envoyé par email et séparément de la commande. 

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4 indicateurs de performance à surveiller pour optimiser la gestion de sa préparation de commandes !

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Identifier les bons KPI va vous permettre d’améliorer vos processus de préparation de commande.

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Taux de précision

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Le taux de précision est un indicateur reflétant le pourcentage de commandes préparées sans erreur. Il est calculé en divisant le nombre de commandes correctes par le nombre total de commandes préparées sur une période donnée. Plus le taux de précision est élevé, plus cela traduit une gestion des stocks optimisée.

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Temps de traitement 

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Cette métrique mesure la durée moyenne nécessaire pour préparer une commande, de la réception à l'expédition. Elle peut être calculée pour chaque commande individuelle ou pour une période donnée. Un temps de traitement court indique une efficacité opérationnelle élevée et une capacité à répondre rapidement aux demandes des clients.

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Taux de rotation des stocks

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Cet indicateur mesure la fréquence à laquelle les stocks sont renouvelés. Il est calculé en divisant le coût des marchandises vendues par la valeur moyenne des stocks.

Un taux de rotation élevé indique une gestion efficace des stocks et une minimisation des coûts liés au surstockage et à l'obsolescence.

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Taux de retour des produits

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Ce KPI mesure le pourcentage de produits retournés par les clients en raison d'erreurs de commande ou de produits jugés défectueux.

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En bref

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La préparation des commandes impacte directement la satisfaction client et la rentabilité de votre entreprise. Certaines bonnes pratiques permettent d’optimiser son processus de préparation de commande. Telles que : 

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• le choix de son modèle opérationnel, 

• la mise en place d'un espace dédié, 

• le recrutement de personnel qualifié,

• l’émission et le classement des documents administratifs obligatoires,

• ou encore la surveillance d’indicateurs de performance clés. 

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Gardez à l'esprit que la préparation des commandes est une fonction complexe qui nécessite une gestion méticuleuse et une adaptation constante aux besoins du marché. 

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En impliquant des assistants spécialisés ou des experts en gestion des opérations, vous pouvez tirer parti de leur expertise pour atteindre vos objectifs plus rapidement et lever les freins à la productivité.

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