Pourquoi optimiser la gestion de ses fournisseurs ?
Optimiser la gestion de ses fournisseurs présente plusieurs avantages significatifs pour une entreprise.
💰 Réduction des coûts : Une gestion efficace des fournisseurs permet de négocier des prix compétitifs, de réduire les frais de transaction et d'optimiser les processus d'approvisionnement. En bref, cela réduit les coûts généraux.
🚀 Amélioration de la qualité : En choisissant soigneusement vos fournisseurs, vous vous assurez de recevoir des produits ou services de haute qualité, ce qui diminue le taux de retours.
💥 Gestion des risques : La diversification de vos sources d'approvisionnement est indispensable ! Ne pas dépendre d’un fournisseur unique vous évite des perturbations dans la chaîne d'approvisionnement en cas de manquements liés à l’obligation d’approvisionnement.
✅ Conformité et responsabilité sociale : Une gestion efficace de tous vos fournisseurs permet de s'assurer que ces derniers fournisseurs respectent bien les normes éthiques, sociales et environnementales de votre entreprise.
Comment optimiser la gestion de ses fournisseurs ?
Pour mettre en place une gestion efficace des fournisseurs, il est essentiel de suivre un processus bien défini.
1. L’étape du sourcing
L'étape du sourcing permet à votre entreprise d'identifier, évaluer et sélectionner les fournisseurs potentiels qui répondent à vos besoins en termes de produits, de services, de qualité, de coûts, de délais et d'autres critères importants.
Tout commence par une compréhension claire des besoins. Une fois ceux-ci identifiés, vous pouvez commencer à rechercher des fournisseurs potentiels. Cela peut se faire par le biais de sites en ligne tels que Kompass, Dropizi ou Europages.
Une fois une liste de fournisseurs potentiels établie, évaluez chaque fournisseur en fonction de critères que vous aurez prédéfinis (matières premières utilisées pour la confection des produits, réputation, capacité de production, made in France, coûts et délais, conditions de paiement, clauses contractuelles, etc.).
2. La phase de négociation
Une fois les fournisseurs potentiels identifiés, la phase de négociation intervient. C'est l'occasion de discuter des termes et conditions, des prix, des délais de paiement, et d'autres aspects contractuels comme l’assistance en cas de problèmes afin d'obtenir les meilleures conditions pour l'entreprise.
3. La formalisation de la relation
Une fois les fournisseurs sélectionnés, la relation liant les deux parties est officialisée afin de définir par écrit les droits, les responsabilités, les conditions commerciales et les modalités de collaboration.
On observe généralement 2 types de relations :
Les accords-cadres (long terme)
Ou les contrats.
4. Le suivi des fournisseurs
Une fois que les fournisseurs sont engagés, il est essentiel de mettre en place un suivi régulier de leur performance. Cela permet d'assurer le respect des accords contractuels, de résoudre les problèmes éventuels, d'identifier les opportunités d'amélioration et de maintenir une relation fructueuse à long terme.
Vers une gestion fournisseurs optimisée avec la mise en place d’un catalogue fournisseurs !
Saviez-vous que la mise en place d'un catalogue fournisseurs est une pratique courante dans la gestion des achats et de la chaîne d'approvisionnement ? Un catalogue fournisseurs n’est autre qu’une base de données organisée qui répertorie les informations essentielles sur les fournisseurs avec lesquels vous travaillez ou pourriez travailler.
Collecter les informations essentielles
Pour créer votre catalogue fournisseurs, commencez par déterminer les informations qui y seront incluses (coordonnées des fournisseurs, informations sur les produits ou services fournis, prix, conditions de paiement, délais de livraison, certifications, évaluations de performance, etc.).
Utiliser un ERP pour optimiser la gestion de ses fournisseurs
Il est essentiel de centraliser toutes les informations sur les fournisseurs au sein d'une base de données unique et facilement accessible. Cela peut se faire à l'aide de logiciels de gestion des achats ou de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) qui permettent de stocker et d'organiser les données de manière efficace.
Organiser votre catalogue pour une gestion des fournisseurs optimisée
Les fournisseurs peuvent être classés en fonction de différents critères tels que leur secteur d'activité, leur taille, leur localisation géographique, leur spécialité, etc. Cette classification facilite la recherche et la sélection des fournisseurs appropriés en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.
Définissez des normes et des formats standards pour la saisie des informations dans le catalogue afin de garantir la cohérence et la comparabilité des données entre les différents fournisseurs.
Les informations contenues dans le catalogue doivent être régulièrement mises à jour pour refléter tous changements dans la situation des fournisseurs (modifications de prix, changements de coordonnées, mises à jour de certifications, etc.).
NB : L'accès au catalogue fournisseurs doit être contrôlé pour garantir la confidentialité et la sécurité des données sensibles. Seuls les employés autorisés devraient avoir accès aux informations sur les fournisseurs. Prévoyez si besoin d’instaurer des mesures de sécurité comme l'authentification à deux facteurs pour protéger l'accès. 🔒
Recourir à un Responsable des achats maximise vos chances de trouver les meilleurs fournisseurs et garantie une relation pérenne !
Le Responsable des Achats est doté d'une expertise et d'une expérience dans le domaine des achats et de la gestion des fournisseurs. Ce manager possède donc une connaissance approfondie du marché, des fournisseurs potentiels et des meilleures pratiques d'approvisionnement. Il est capable de sélectionner les fournisseurs les plus adaptés aux besoins de l'entreprise.
💡Le saviez-vous ?
Ce poste peut être externalisé pour réduire les coûts !
L’externalisation de certaines fonctions support, comme la gestion des achats, est particulièrement avantageuse si votre entreprise est une TPE ou une PME avec un budget limité et peu de ressources.
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